Ob Rechnungen, Mahnungen oder Materialanforderungen: Betriebe stellen ihre Dokumente oft ausschließlich auf Papier aus. In rund 75 Prozent aller Unternehmen nutzen die Mitarbeiter papierbasierte Systeme. Jeder fünfte Betrieb realisiert sämtliche Prozesse auf Papier. Diese Zahlen gehen aus einer repräsentativen Umfrage hervor, die der Branchenverband Bitkom durchführen ließ. Bei der Untersuchung wurden mehr als 500 Unternehmen befragt, in denen mindestens 20 Mitarbeiter arbeiten.

 

 

Umfrage belegt sinkenden Papierverbrauch

Während die Mehrheit der Unternehmen immer noch papierbasierte Systeme verwendet, sank die Zahl der Betriebe, die nur auf Papier setzen. Laut Analyse des Digitalverbandes setzen nur noch 19 Prozent aller Betriebe vollständig auf papierbasierte Lösungen. Zukünftig wollen die meisten Befragten den Verbrauch des Werkstoffes reduzieren. Letztendlich strebt jedes zweite Unternehmen den Einsatz von digitalen Kommunikationsmitteln an, die als Ersatz für die Briefpost dienen. Jedem dritten Betrieb, immerhin 32 Prozent, gelang dieses Vorhaben bereits weitgehend. In der jüngeren Vergangenheit digitalisierten fast 46 Prozent aller Unternehmen neuere Papierakten. Exakt 19 Prozent der befragten Betriebe gehören zur wachsenden Minderheit, die beinahe komplett auf digitale Methoden setzen, um die Akten zu speichern. Acht Prozent der Befragten sichert bereits heute solche Daten, indem sie digitale Verfahren nutzen.

Dass das Druckvolumen und der Papierverbrauch im Vergleich zum Vorjahr reduziert wurde, offenbaren weitere Details der Befragung, die de Meinungsforscher von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbandes durchführten. So drucken 4 von 10 Betrieben weniger Daten als im Vorjahr, was einem Wert von 38 Prozent entspricht. Über ein höheres Druckvolumen berichten nur 13 Prozent aller Befragten. Diesen Unternehmen rät Jürgen Biffar zu digitalen Speicherverfahren. Prozesse ließen sich mit digitalen Techniken sowie der passenden Software elektronisch umsetzen, sagt der Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereiches Enterprise Content Management im Digitalverband Bitkom. Durch den Umstieg von Papier zu digitalen Dokumenten ließen sich “Geschäftsprozesse sehr viel schneller und effizienter gestalten”, artikuliert dieser Experte.

Anerkennung digitaler Dokumente beschlossen

Biffar und sein Branchenverband sind von den neuen Möglichkeiten digitaler Datenverarbeitung überzeugt. Durch Digitalisierung ließen sich Kosten reduzieren und die Umwelt schonen. Durch Änderung von rechtlichen Voraussetzungen eröffnet sich für Behörden und Unternehmen nun die Möglichkeit, um zukünftig eine vollständig digitale Verwaltung von Daten vorzunehmen. Am 29. März verabschiede das Kabinett der Bundesregierung ein Gesetz zur Durchführen der eIDAS-Verordnung, um eine Richtlinie der Europäischen Union umzusetzen. Das sogenannte Vertrauensdienstegesetz vereinfacht die Nutzung elektronischer Speichersysteme. Der elektronische Zeitstempel und die digitale Signatur erfahren durch die Verordnung eine rechtliche Anerkennung. Diese Aufwertung digitaler Dokumente ist Folge der Richtlinie, die in der gesamten EU gilt.

 

Als Interessenverband vertritt Bitkom etwa 2.400 Unternehmen, in denen rund 700.000 Beschäftigte tätig sind. Geräte-Hersteller, Software-Anbieter und Hardware Produzenten gehören dem Branchenverband an. Die 1998 gegründete Vereinigung, der sich vor allem deutsche Unternehmen angeschlossen haben, bringt die gemeinsamen Interessen seiner Mitglieder in den öffentlichen Diskurs ein. Der Digitalverband Bitkom beschäftigt zu diesem Zweck rund 100 Mitarbeiter. Teil der Unternehmensstruktur ist die einhundertprozentige Firmentochter Bitkom Research, die den Verband mit Marktforschungen unterstützt.


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