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Obgleich sich viele Bereiche des operativen Geschäfts von Unternehmen heutzutage bereits auf Papier- und Druckkostenersparnis umgestellt haben, so geben noch immer zahlreiche Firmen und Dienstleister branchenübergreifend zu viel Geld für die Druckinfrastruktur aus. Es mag richtig sein, dass die reine Anschaffung eines Druckers finanziell kaum noch nennenswert ist, doch werden die weitergehenden Kosten für den langfristigen Druckbetrieb nicht selten schlichtweg unterschätzt. Regelrecht besorgniserregend ist der Umstand, dass ein Großteil aller vorhandenen Unternehmen in Deutschland nicht einmal in der Lage sind, die bestehenden Druckkosten sowie das vorhandene Druckvolumen eindeutig zu beziffern. Generell kann gesagt werden, dass sich die Kosten für Druckerzeugnisse bundesweit auf mehr als 30 Milliarden Euro belaufen. Von diesen 30 Milliarden Euro entsprechen jedoch maximal 20 Prozent Hardwarekosten an sich. Rund 15 Prozent dieser gigantischen Summe wird für die Geräteverwaltung und 20 Prozent für dazugehörige Serviceleistungen verbraucht. Die restlichen 45 Prozent entsprechen den reinen Betriebskosten. Eine sehr interessante Infografik zum Thema Managed Print Servics hat HP veröffentlicht. Diese befindet sich am Anhang des Artikels auf Englisch.

Einsparungen sind möglich

Es ist durchaus möglich, die Summe von 30 Milliarden Euro merklich zu reduzieren. Mit Managed Print Services können Unternehmen 10 bis 30 Prozent an Druckkosten sowie 80 Prozent Hardwarkosten einsparen, so dass das Unternehmen sowohl umweltfreundlich als auch wirtschaftlich effektiv geführt werden kann. Bis zu 3 Prozent des gesamten Unternehmensumsatzes werden in diesen Tagen branchenübergreifend allein für das Drucken ausgegeben, wobei sich die Unternehmen erstaunlich verschwenderisch zeigen. Statistisch gesehen landet eine von insgesamt sechs ausgedruckten Papierseiten im Endeffekt im Mülleimer, so dass das Unternehmen im wahrsten Sinne des Wortes Geld wegwirft. Mit dem sogenannten MPS, dem Managed Print Service, kann diese Verschwendung beendet werden.

Was bedeutet Managed Print Service

Das Managed Print Service bietet dem Unternehmen die Möglichkeit der zielgerichteten Steuerung des Druckeroutputs. Da sowohl in großen als auch in mittelständischen Unternehmen die Druckerhardware für gewöhnlich als Netzwerkdrucker ausgelegt sind, ist es auch möglich, die Nutzung zentral zu konfigurieren und auch die Wartung aller verbundenen Geräte durchzuführen. Jeder mit dem Netzwerk verbundene Nutzer kann mittels eigener PIN Druckaufträge erteilen, wobei die generelle Steuerung der Drucker über das zentrale Organisationsorgan durchgeführt wird. Mit dem Managed Print Service melden die Drucker eigenständig den Bedarf an Verbrauchsmaterial, sodass die Ausgaben von dem Unternehmen zielgerichtet erfasst werden können. Die genaue Kenntnis über den vorhandenen Bestand sowie die entsprechenden Druckerprozesse nebst dem Bedarf an Versorgungsmaterialien ist der Kern eines jeden MPS-Projekts, denn um eine effektivere Ausgabensituation zu schaffen, muss das Unternehmen zunächst erst einmal wissen, wie viel vorhanden ist und wie viel letztlich – vielleicht sogar unnötig – verbraucht wird. Mit dieser Bestands- und Prozessanalyse wird der allgemeine IST-Zustand des Unternehmens erfasst.

Auf der Basis dieser Daten kann das Unternehmen nunmehr damit beginnen, die spezifische Bedarfsbestimmung anhand der individuellen Druckerkomponenten zu erstellen. Dieser Schritt ist grundlegend wichtig um den optimalen SOLL-Zustand festzulegen und die entsprechenden Maßnahmen für die effizientere Druckernutzung zu treffen. Anhand eines Optimierungsplans kann dieser optimale SOLL-Zustand erreicht werden. Das Unternehmen kann dabei berücksichtigen, ob eine zusätzliche Softwarelösung im Hinblick auf die Optimierung von Arbeitsprozessen erforderlich ist oder ob der optimale SOLL-Zustand nicht auch mit einfacheren Mitteln – sprich einer Handlungsanweisung an die Mitarbeiter – erreicht werden kann.

Einfache Mittel zur Einsparung von Druckkosten

Obgleich die Grafik deutlich belegt, dass die Druckkosten insgesamt gesehen durchaus merklich ins Gewicht fallen, so können viele Unternehmen schlicht und ergreifend nicht auf das papierlose Geschäft umsteigen. Es ist jedoch durchaus möglich, mit einfachen Mitteln die Kosten massiv zu senken. Ein sehr gutes Mittel hierfür ist der sogenannte Duplex-Druck, bei dem ein Dokument beidseitig bedruckt wird. Auch die Multi-Up-Funktion, bei der mehrere Seiten auf einem einzelnen Dokument gedruckt wird, ist eine gute und effiziente Maßnahme der Kosteneinsparung. Mit einem dezenten Hinweis auf dem Dokument, dass diese Maßnahme aus Umweltschutzgründen erfolgt, werden auch die Kunden oder Geschäftspartner diese Veränderung problemlos hinnehmen. Selbstverständlich kann ein Unternehmen auch gänzlich auf den Druck von Farbdokumenten verzichten, was jedoch in einigen Branchen aus Imagegründen abgelehnt wird.

In gewissen Unternehmen ist die Verwaltung der Druckerinfrastruktur sehr müßig und mit Einschränkungen im operativen Tagesgeschäft verbunden. Insbesondere dann, wenn das Unternehmen über mehrere Standorte oder sogar vernetzten Außendienstmitarbeitern verfügt, ist zudem die Maßnahme des Controllings nur schwerlich umsetzbar. Dieser Umstand bedeutet jedoch nicht, dass sich das Unternehmen mit den horrenden Druckkosten abfinden muss. Es gibt auch bei derartigen Umständen die Möglichkeit, ein effizientes MPS durchzuführen. Wenn die vorhandene Manpower in Form von geeigneten qualifizierten Fachkräften nicht vorhanden ist gibt es externe Dienstleister, die den MPS für das Unternehmen durchführen und auf diese Weise die Kosten merklich senken. Im Endeffekt ist es letztlich ein Rechenbeispiel, welches das Unternehmen im Rahmen seiner zukünftigen Kalkulation für sich selbst entscheiden muss. Sofern der Druck auch zukünftig eine zentrale Rolle im operativen Tagesgeschäft spielt, so sind die Kosten für einen externen Dienstleister oftmals auf lange Sicht gesehen erheblich geringer als die simple Weiterführung der bisherigen Praxis. Wie die Grafik belegt sind die Kosten real und werden auch zukünftig nicht von allein geringer werden, daher ist ein MPS ein wichtiger Schritt in Richtung wirtschaftliche Konkurrenzfähigkeit.

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Quelle: HP


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