La impresión FollowMe le ofrece seguridad y ahorro de costos

La seguridad juega un papel muy importante en el procesamiento electrónico de sus datos. Vale la pena proteger los datos por una amplia variedad de razones. No sólo los datos personales requieren una protección especial durante el procesamiento a través de medidas legales, sino que sus datos comerciales internos también deben estar protegidos contra el acceso externo. Los conceptos de seguridad en su IT generalmente aseguran que sólo las personas autorizadas tengan acceso a ciertos datos e información. Sin embargo, cuando se imprimen los documentos, esta información sale del área segura de IT y está disponible para todos en papel en forma legible. Si la impresora no está directamente al lado de la estación de trabajo, de modo que su empleado tenga acceso directo a los documentos impresos, aquí hay un vacío de seguridad.

Quién no conoce las pilas de impresiones no reclamadas en las bandejas de salida de las impresoras y copiadoras centrales?

Aquí es donde entra en juego la tecnología FollowMe. Los trabajos de impresión se almacenan de forma centralizada en el servidor de impresión hasta que el empleado acuda a una impresora para recoger sus trabajos. Por lo tanto, los trabajos sólo se imprimen cuando un empleado autorizado los inicia directamente en la impresora y puede recibir la impresión inmediatamente.

Con FollowMe Pressure usted obtiene seguridad

No importa si se trata de una impresora de HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark o Samsung. El término pull printing se ha establecido como otro sinónimo. Pull (tirar), es decir, "tirar", ilustra el tirón de un trabajo de impresión en la impresora, a diferencia de la impresión por empuje, es decir, el proceso de impresión convencional en el que la impresión se "empuja" hacia la impresora. Su empleado debe autenticarse para ello. Hay varias maneras de hacerlo.

Por un lado, su empleado puede conectarse a la impresora exactamente de la misma manera que lo hace en su ordenador en el dominio. Utiliza su nombre de usuario y contraseña. Dado que la mayoría de las impresoras y copiadoras no tienen un teclado completo, pero en el mejor de los casos un teclado virtual en el panel de control, la introducción de contraseñas complejas suele ser difícil y está asociada a entradas incorrectas. Por lo tanto, se requieren otras opciones de autenticación. Después del uso de tarjetas magnéticas, que pueden leerse con un lector de tarjetas magnéticas, el uso de las tecnologías RFID se ha establecido aquí. RFID (identificación por radiofrecuencia) es una tecnología que, a diferencia de las tarjetas magnéticas, permite la identificación sin contacto.

Para ello, cada uno de sus empleados recibe un transpondedor con el que pueden identificarse en un lector conectado a la impresora y conectado a la impresora. Un transpondedor puede tener un aspecto diferente. Esto puede ser, por ejemplo, un pequeño "botón" que se lleva en un manojo de llaves. Las tarjetas de transpondedor, que ya puede utilizar en su empresa para el registro de tiempos o el control de acceso, se pueden utilizar aquí, para que no tenga que realizar ninguna compra adicional.

Para aumentar la seguridad, la identificación mediante tarjeta magnética o transpondedor RFID puede complementarse con un PIN adicional que se introduce en el panel de control de la impresora, de modo que la posesión de un transpondedor por sí sola no es suficiente para acceder a los trabajos de impresión.

La impresión FollowMe ahorra costos

En cuanto su empleado haya iniciado sesión, tendrá acceso a sus trabajos de impresión. Dependiendo del modelo del dispositivo, los trabajos de impresión se pueden mostrar en la pantalla de la impresora y se puede realizar una selección para imprimirlos. Aquí tiene la posibilidad de borrar los trabajos de impresión, ya que pueden estar desactualizados o resultar incorrectos después de enviar el trabajo de impresión. Usted necesita saber que un número significativo de páginas impresas terminan inmediatamente en la papelera, lo cual puede evitar con FollowMe Print. Alternativamente, todos los trabajos de impresión "Sígueme" pueden imprimirse automáticamente después de iniciar sesión.

FollowMe Print - también posible con un smartphone

Recientemente, también se ha desarrollado otra posibilidad de identificación en la ubicación de la impresora: se puede leer un código de barras conectado a la impresora utilizando una aplicación del smartphone. Por lo tanto, la primera ubicación conocida de la propia impresora. Los trabajos de impresión del usuario se muestran en la pantalla del smartphone y pueden imprimirse o borrarse. El uso de esta tecnología elimina la necesidad de equipar las impresoras con lectores RFID, pero por supuesto, cada uno de sus empleados debe tener un smartphone adecuadamente equipado.

FollowMe Print le ahorra problemas con impresoras defectuosas

Follow-Me Printing no sólo proporciona mayor seguridad respecto a la información contenida en los documentos impresos, sino que también permite redundancia en la disponibilidad de los dispositivos para la salida de impresión. Si una copiadora o una impresora está en uso o no funciona correctamente, el trabajo de impresión se puede recoger simplemente de otra impresora o copiadora. La autenticación en el dispositivo multifunción o en la copiadora también se puede utilizar para controlar el uso de otras funciones de estos dispositivos.

Los documentos escaneados que deben enviarse por correo electrónico o almacenarse en el servidor de datos pueden enviarse automáticamente a su propia dirección de correo electrónico o almacenarse en la unidad doméstica. De este modo, se evitan de forma fiable las entregas a destinatarios de correo electrónico incorrectos o a directorios de archivos incorrectos.

FollowMe-Print crea transparencia en su empresa

Cuando la autenticación se utiliza tanto para la impresión FollowMe como para el uso de la función de copia, todos los procesos de impresión se pueden registrar en términos de costos, lo que crea transparencia para su empresa.

FollowMe-Print también ahorra sus costos de impresión en otros lugares

El uso de la función de copia en color puede ser limitado, para que pueda mantener sus costos bajo control, incluso reducirlos. Además, asignando las páginas impresas a los centros de costo de sus empleados, se pueden asignar los costos producidos según su creador.

Dependiendo del concepto de uso, las soluciones FollowMe ofrecen no sólo estándares de seguridad más altos para la información impresa, copiada o escaneada, sino también ahorros potenciales en términos de papel, tóner, tinta y energía. Como ya se ha descrito brevemente, los trabajos de impresión pueden borrarse antes de la salida si son necesarias adiciones al crear el documento en cuestión. Los trabajos de impresión pueden borrarse automáticamente después de un intervalo de tiempo definido de tres días, por ejemplo, si el empleado no los ha recogido de la impresora para entonces.

También ahorrará dinero aplicando las reglas de impresión que se pueden configurar en los sistemas de impresión FollowMe. Por ejemplo, una regla de impresión puede ser que los correos electrónicos se impriman principalmente en modo dúplex y monocromo en modo eco. Los trabajos de impresión más grandes se pueden redirigir a impresoras o copiadoras de bajo costo cuando se intenta imprimir estos trabajos en una impresora de escritorio pequeña.

Las soluciones FollowMe son desarrolladas y ofrecidas tanto por los propios fabricantes de impresoras como por empresas de software independientes. Por lo general, las soluciones de los fabricantes de impresoras sólo pueden utilizarse con sus propias impresoras y copiadoras/MFP. El software de empresas independientes suele ser compatible con impresoras y copiadoras / MFP de varios fabricantes, como HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark y Samsung, de modo que estas soluciones también se pueden utilizar en paisajes de impresión mixtos.

En principio, las impresoras, copiadoras y equipos multifunción de cualquier fabricante pueden integrarse en una solución de impresión Follow-Me.

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