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Impresión basada en reglas

La impresión basada en reglas permite a las empresas, dependiendo del número de páginas impresas, ahorrar considerables costos de impresión mediante la aplicación de las normativas de impresión. La impresión basada en reglas comienza con los hábitos de los empleados y los obliga a utilizar ciertas funcionalidades rentables de la infraestructura de impresión o establece límites máximos. Se pueden establecer reglas para que los correos electrónicos sólo se impriman en un determinado color, para que un determinado tipo de impresión esté vinculada a un número máximo diario o para que la impresión a doble cara sea obligatoria cuando se imprima material informativo.

Cálculos de ejemplo para el ahorro de la impresión basada en reglas

A continuación, nos gustaría utilizar una empresa ficticia para mostrarle la sensibilidad de las medidas de presión basadas en reglas.


Ejemplo 1:

Usted es dueño de una empresa con 100 empleados, en la que cada empleado imprime un promedio de tres correos electrónicos al día, sólo para leerlos y luego deshacerse de ellos de nuevo. Esta impresión consta de una media de dos páginas, de modo que todos los empleados imprimen 600 hojas de papel por día laborable. Proyectado a 220 días laborables por año, el resultado es una cantidad de 132.000 hojas de papel, es decir, 264 resmas por cada 500 hojas de A4.

Especialmente con contratos con proveedores de servicios, que calculan los costos en función del número de páginas impresas, se pueden ahorrar enormes costos de impresión. Supongamos que una página en color cuesta 0,05 € y una página en blanco y negro 0,004 €. El 75% de las 600 páginas que se imprimen cada día son en color, de modo que cada día se imprimen 450 páginas en color y sólo 150 en blanco y negro. Así, 99.000 páginas se imprimen anualmente en color, lo que supone un costo de 4.950,00€. Por otro lado, 33.000 páginas se imprimen en blanco y negro, lo que sólo cuesta 132,00€. El costo total anual de la impresión de correos electrónicos es de 5.082,00€ más el costo del papel.

Impresión basada en reglas

Si la simple regla de impresión estara dipositada, que en caso de imprimir und coreo electrónico siempre se recurre a la impresora dúplex y los impresos solamente se pueden imprimir en negro/blanco, se ahorra cada año imensos costos de impresión. Debido a la regla de la impresión dúplex, el 50% de los costos de papel ya se pueden ahorrar anualmente. Además, la regulación de la impresión forzada en blanco y negro significa que sólo se incurre en costos anuales de 528,00 €. Esto significa que se puede determinar un potencial de ahorro de 4.554,00 € en términos de número de páginas impresas sin tener en cuenta el papel utilizado, que representa casi el 90%.

Dependiendo del fabricante de esta solución para la impresión basada en reglas, los costos únicos incluyendo la instalación de cualquier número de impresoras y el mantenimiento del software durante un período de 5 años ascienden a aproximadamente 4.000,00 €.


Ejemplo 2:

Algunos de sus empleados tienen pequeñas impresoras en sus puestos de trabajo, que técnicamente sólo están diseñadas para aproximadamente 1.500 - 2.000 páginas al mes. Las impresoras o copiadoras más grandes están ubicadas en el centro de la empresa. Para mayor comodidad, estos empleados ahora utilizan sus impresoras del lugar de trabajo a intervalos regulares para imprimir documentación de 150 o 250 páginas.

El resultado para usted son unos costos significativamente más altos de consumibles, ya que los costos para grandes cantidades de llenado, como los que se utilizan en sistemas de impresión de gran volumen como MFP y copiadoras, son significativamente más bajos en comparación con la página impresa. Además, las impresoras de sobremesa pequeñas están sobrecargadas a largo plazo porque no están diseñadas para grandes volúmenes de impresión. Por lo tanto, fallarán o presentarán fallos de funcionamiento en lugar de durante su uso normal.

En este caso, una regla de impresión puede reducir eficazmente los costos redirigiendo los trabajos de impresión de un cierto número de páginas al dispositivo grande considerablemente menos costoso. El empleado recibe información mediante una ventana de diálogo en su ordenador o por correo electrónico y, a continuación, puede recoger el documento impreso de la copiadora.

Las reglas que se pueden definir

Las soluciones técnicas que se pueden utilizar para implementar la impresión basada en reglas suelen tener un asistente de reglas que se puede utilizar para definir reglas de impresión sin conocimientos de programación, por ejemplo, utilizando los siguientes atributos:

Tipo de usuario

  • Empleados de la dirección
  • Aprendiz
  • Invitado
  • Profesor o estudiante (en instituciones de enseñanza)
  • Imprimir cuota del empleado

Propiedades de los documentos a imprimir

  • Número de página
  • Color o b/n
  • Impresión a una cara/dúplex
  • Formato
  • Aplicación desde la que se realiza la impresión
  • Nombre del documento
  • El contenido del documento (por ejemplo, "estrictamente confidencial")

Propiedades de la impresora seleccionada

  • Dispositivo de color o impresora monocromática
  • Ubicación de la impresora
  • Propiedades de los controladores
  • Velocidad de impresión
  • Costo de la página Color/Monocromo
  • Estado de la impresora (en línea/fuera de línea)
Asistente de reglas - Impresión basada en reglas

Ejemplo de visualización de un asistente de reglas (Nuance SafeCom)

Estos parámetros se pueden utilizar para permitir o rechazar, convertir, redirigir o pausar trabajos de impresión.

Para los casos en los que el empleado deba decidir por sí mismo en qué impresora desea imprimir el documento, se puede visualizar una ayuda para la toma de decisiones en forma de ventana de diálogo con los costos previstos de impresión en la impresora a su disposición.

Los efectos de la presión basada en reglas se pueden evaluar utilizando un módulo de informe. Los costos de impresión pueden asignarse a centros de costo o a empleados individuales y liquidarse.

Por lo tanto, siempre tiene sentido analizar el comportamiento de la impresión en la empresa y crear directrices de impresión apropiadas que puedan reducir los costos de impresión con un esfuerzo técnico relativamente pequeño.

Soluciones de impresión que admiten la impresión basada en reglas

Existen muchas soluciones para la impresión basada en reglas en el mercado. Aquí algunos ejemplos:

Nuance SafeCom
Nuance Equitrac
Control de acceso HP
Precortado
Canon UniFLOW
Gespage
Auditoría de impresión
DOCQROUTE
YSoft SafeQ
Doxense Watchdoc
Genius Bytes GeniusMFP
Cirrato
Schomäcker QPilot
y mucho más


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