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Gestión de documentos - soluciones inteligentes

Organizar documentos e información, acelerar procesos

Los documentos están vinculados a casi todos los procesos empresariales de la empresa de muchas maneras. Acompañan los procesos paso a paso, son procesados por uno o más empleados de diferentes departamentos y en diferentes ubicaciones y finalmente deben ser almacenados o archivados. Esto incluye documentos, dibujos, tablas, fotos y muchos otros formatos. Ya sea digital o en papel, es importante que puedan encontrarse rápidamente y asignarse claramente en cualquier momento.

Los sistemas de gestión de documentos (SGD) pueden proporcionarle un excelente apoyo en este sentido

Sin embargo, todos los documentos deben estar disponibles en formato digital. Esto significa que primero debe digitalizar los documentos en papel. Con escáneres y software de reconocimiento de caracteres como OCR, esto ya no es un problema.

El uso de modernos sistemas multifuncionales de impresión (MFP) ya le está llevando un gran paso adelante en la dirección de DMS. Utilice nuestro consultor de productos y escoja en el paso 3 que el sistema MFP debe ser optimizado para la gestión de documentos.


Gestión de documentos

Las soluciones de DMS modernas han superado hace tiempo los límites de la gestión documental pura. Con este software se puede controlar la gestión de la información y los procesos de negocio asociados en toda la empresa. El suministro más rápido de toda la información necesaria y la reducción de los tiempos de procesamiento hacen que sus procesos sean más eficientes.

DMS proporciona esencialmente las siguientes funciones:

  • Archivo
  • Investigación
  • Procesamiento de procesos (Gestión de workflow)
  • Gestión de derechos y autenticación
  • Control de versiones
  • Autoedición

Las ventajas de la gestión documental son convincentes

  • Puede acceder a documentos e información rápidamente, en cualquier momento y lugar.
  • Con las opciones de búsqueda multidimensional encontrará información lo más rápidamente posible.
  • Aumente la eficiencia y acelere el rendimiento general automatizando y optimizando los procesos basados en documentos.
  • Usted gana movilidad, se vuelve significativamente más flexible y puede utilizar sus recursos de manera más eficiente.
  • La asignación de derechos dedicados protege sus documentos contra el acceso no autorizado.

La gestión del flujo de trabajo es a menudo una parte integral de las soluciones de gestión documental. Con el software de gestión del flujo de trabajo, primero se define el proceso, por ejemplo, el procesamiento de las solicitudes, y se describe el procedimiento exacto de la manera especificada por el software. Esto permite coordinar un gran número de agentes que trabajan distribuidos espacialmente en subtareas de la operación y siempre tienen a la vista el status de tratamiento actual.

Frenos de papel, mejor digitalización con gestión de documentos

Con DMS usted administra todo tipo de documentos electrónicos en una base de datos, los archiva y los hace accesibles en toda la empresa. Para incluir los documentos en papel existentes, primero deben digitalizarse, catalogarse y categorizarse mediante escáneres y reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esto crea su archivo digital, que contiene prácticamente todo el conocimiento de la empresa.

Los documentos digitales tienen ventajas decisivas:

  • Permiten el uso, procesamiento y distribución en diferentes sistemas informáticos.
  • Pueden procesarse mecánicamente y, por lo tanto, de forma considerablemente más rápida.
  • Se pueden buscar (también palabra por palabra).
  • Sus necesidades de almacenamiento se reducen drásticamente.

Los documentos en papel reciben mayor calidad con funciones especiales durante la digitalización:

  • Procesamiento de imágenes
  • Establecer contrastes
  • Filtra la suciedad del original (Despeckle)
  • Legibilidad electrónica con Reconocimiento óptico de caracteres (software OCR)

Los escáneres actuales y el MFP ya tienen algunas de estas funciones. Para conjuntos de datos más grandes, se recomienda el uso de soluciones de software que realicen estas funciones después del escaneado. Estas soluciones ofrecen opciones adicionales para clasificar los documentos en papel ya durante el proceso de digitalización.

Las soluciones más desarrolladas disponen de módulos especiales para el reconocimiento de formas. Soportan la clasificación de tal manera que los documentos digitalizados se pueden dividir automáticamente, por ejemplo, en facturas, albaranes, consultas, solicitudes, etc. Esto reduce considerablemente la introducción manual de datos durante el proceso de digitalización.

El reconocimiento inteligente de formularios puede incluso comprobar los datos después del reconocimiento. Por ejemplo, las posiciones de factura pueden extraerse y verificarse después de que se haya introducido una factura. A continuación, utilizan el número de pedido para verificar, por ejemplo, si las posiciones especificadas en la factura se pidieron al precio facturado. En caso de desviaciones, las facturas se transmiten al departamento de contabilidad para su verificación. Si todos los datos son correctos, la verificación no es necesaria y la factura relevante se contabiliza directamente.

La gestión del flujo de trabajo simplifica y acelera los procesos

Los objetivos de la gestión de workflow son la coordinación de todos los agentes y documentos implicados en el proceso relevante y el control del flujo de procesos. Por flujo de trabajo entendemos un flujo de trabajo asistido por ordenador, un proceso que pertenece a un proceso empresarial y consiste en actividades individuales. Este proceso se describe exactamente para que el flujo de trabajo tenga un comienzo definido, un proceso organizado y un final definido. El workflow incluye las tareas que deben procesarse, así como todos los documentos que se necesitan para ello o que se crean de nuevo.

Integración de la gestión de documentos en el departamento de IT de su empresa

Como parte de la IT de su empresa, un sistema de gestión de documentos está conectado a todas las aplicaciones utilizadas en toda la empresa: Microsoft Office, correo electrónico, ERP, gestión de contenidos, CAD, etc. Las soluciones profesionales ofrecen todas las interfaces necesarias.

Con mucho gusto le asesoraremos en la selección del software de gestión de documentos adecuado y le apoyaremos en la implementación e integración en su infraestructura de IT.

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