Impresión segura

Cómo puedo proteger mi información valiosa?

Los sistemas de IT se utilizan para organizar y procesar la información. Por diversas razones legales y operativas, esta información está protegida en el propio sistema informático y el acceso a la misma está regulado. Cuando se imprime información en un sistema de IT, ésta sale del sistema de IT y está disponible en forma legible en papel, posiblemente también para personas no autorizadas. Cuál es el valor de la información que ya no es exclusivamente accesible en un sistema de procesamiento de datos para ciertas personas autorizadas?

Es difícil generalizar. Una página de un documento que contiene información sobre el desarrollo de patentes, por ejemplo, puede valer varios millones de euros si cae en las manos equivocadas. Los documentos que contienen datos personales están sujetos a disposiciones legales especiales destinadas a impedir que personas no autorizadas accedan a esta información.

La información impresa de la manera tradicional puede estar fuera del control de la persona que la imprimió por un período de tiempo, si las impresiones están en la bandeja de salida de la impresora y la impresora no está directamente en la estación de trabajo del empleado. Es posible que el empleado tenga que entrar primero en la sala de copiado y recoger los documentos de la impresora.

Qué sucede si los documentos impresos no están en la bandeja de salida de la impresora? Dónde están los documentos?

• Han sido impresos y llevados por una tercera persona, ya sea consciente o erróneamente?
• Aún no se han impreso porque la impresora se ha quedado sin papel y sólo se imprimen cuando otra persona los rellena y luego permanecen visibles para todo el mundo en la bandeja de salida durante un período de tiempo indefinido?
• Están los documentos en la bandeja de salida de la copiadora, pero alguien ya ha hecho una copia de los documentos y se los ha llevado consigo?
• Se imprimieron por error los documentos en otra impresora y están en la bandeja de salida?

Los documentos, y por lo tanto la información, pueden perder su protección y caer en manos de personas no autorizadas si se imprimen y abandonan así el mundo digital.

Cómo puedo imprimir mis documentos de forma segura?

Los documentos se pueden imprimir de tal manera que se almacenan en la impresora y sólo se imprimen después de introducir un PIN. Esta opción del controlador de impresora la ofrecen ahora la mayoría de los fabricantes de dispositivos. Sin embargo, ofrece poca seguridad, ya que por lo general sólo el PIN de cuatro dígitos puede ser superado por ensayo y error.

Otra posibilidad es guardar los documentos que se van a imprimir en el buzón personal de una copiadora y emitir el trabajo de impresión después de introducir la información de inicio de sesión, que suele ser más compleja y contiene más de cuatro dígitos de un PIN. De este modo, se ha reducido la posibilidad de acceso no autorizado a los documentos.

Se consigue un nivel de seguridad aún mayor si el acceso a los documentos impresos se hace posible utilizando el mismo método utilizado para acceder a ellos en el sistema informático, es decir, el procedimiento de inicio de sesión que el empleado también utiliza en su ordenador. Esto también asegura que las contraseñas son correspondientemente complejas debido a las directrices de seguridad central y deben ser cambiadas a intervalos regulares. Sin embargo, este procedimiento es lento y engorroso para el empleado, ya que la mayoría de los dispositivos de salida de hoy en día todavía no tienen un teclado físico real y la entrada de información de inicio de sesión a través del teclado virtual en la pantalla táctil es propensa a errores.

Una alternativa a esto son las soluciones técnicas que permiten el uso de lectores de tarjetas o teléfonos inteligentes.

Las soluciones con lectores de tarjetas pueden utilizar la información de los transpondedores, por ejemplo, las tarjetas de los empleados, para identificar al empleado en cuestión y permitir así el acceso a sus trabajos de impresión almacenados. Además de la información sobre el transpondedor, también puede ser necesario introducir un PIN. De este modo se consigue el mismo nivel de seguridad que, por ejemplo, cuando se utiliza una tarjeta de débito en un cajero automático, ya que un transpondedor por sí solo no es suficiente para recoger los trabajos de impresión de la impresora. Estas soluciones también pueden borrar los trabajos de impresión no recogidos después de un cierto período de tiempo, por lo que se puede informar al empleado por correo electrónico, por ejemplo. Esto asegura un control completo sobre el proceso de impresión. Lea más sobre ello aquí.

Las soluciones para smartphones le permiten autorizarse en la impresora o copiadora utilizando su teléfono móvil escaneando el código de barras conectado al dispositivo mediante una aplicación. Los trabajos de impresión que se van a imprimir se seleccionan en el teléfono móvil para garantizar que los documentos no caigan en manos equivocadas. Vea el artículo de FollowMe Printing para más información.

La seguridad también aporta otras ventajas

Otra ventaja de estas soluciones es que los trabajos de impresión se pueden recoger desde cualquier dispositivo de salida de una red. Esto se conoce como impresión "follow me printing" o "pull printing" y aumenta la flexibilidad, ya que un trabajo de impresión puede imprimirse fácilmente en cualquier otro lugar si un dispositivo de salida falla o si está siendo utilizado por otros colegas. Los trabajos de impresión se almacenan de forma centralizada en un servidor, en el ordenador del empleado o en una MFP y sólo se envían al dispositivo de salida correspondiente y se imprimen después de que el empleado inicia sesión en una impresora o copiadora/MFP.

Además del aspecto de seguridad, estos procesos de impresión seguros también ofrecen beneficios ecológicos, ya que los trabajos de impresión se pueden eliminar antes de que se impriman. Esto no es posible con la impresión directa. Aquí se imprimen los documentos, incluso si su contenido hubiera requerido una corrección. Se pueden esperar ahorros en papel, tóner y tinta en el rango de porcentajes de dos dígitos.

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