L‘impression FollowMe est sûre et économise des coûts

La sécurité est essentielle lors du traitement électronique de vos données. Il y a des motifs très différents pour leur protection. Ne pas seulement les données personnelles demandent une protection spéciale lors de leur traitement à cause des mesures légales, vos données internes à votre entreprise doivent également être protégées contre un accès de l‘extérieur. En général les concepts de sécurité dans votre IT permettent l‘accès à certaines données et informations seulement aux personnes autorisées. Quand les documents sont imprimés les informations sortent cependant du domaine sécurisé de l‘IT et sont disponibles sur papier pour tout le monde. Il y a ici une faille de sécurité si l‘imprimante ne se trouve pas directement à côté du place de travail de l‘employé pour lui permettre un accès direct aux documents imprimés.

Qui ne connait pas les tas de papier qui n‘ont pas été enlevés dans les bacs de sortie d‘imprimantes et copieuses centrales?

Ici la technologie de FollowMe permet un enregistrement des demandes sur le serveur d‘impression jusqu‘à ce que votre employé enlève ses documents imprimés à une imprimante. Les demandes sont donc seulement imprimées quand l‘employé autorisé lance l‘impression et recoit les documents directement.

Grâce à FollowMe vous êtes plus sûrs

Il n‘y a aucune différence s‘il s‘agit d‘une imprimante HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark ou Samsung. Cette méthode d‘impression est également appelée Pull Printing. Pull signifie tirer, donc le fait de tirer figurativment la demande d‘impression à l‘imprimante au lieu de l‘impression en mode Push où la demande est „poussée“ sur l‘imprimante. Votre employé doit s‘autoriser et il y en a des possibilités différentes.

D‘un côté votre employé a la possibilité de faire le login à l‘imprimante comme il le fait quand il se connecte à son PC et dans le domaine Windows, en saisissant son nom d‘utilisateur et son mot de passe. Comme la plupart des imprimantes et copieuses ne dispose pas d‘un vrai clavier mais seulement d‘un clavier virtuel sur le panneau de commande, la saisie de mots de passe complexes est difficile et susceptible aux erreurs. Il faut donc d‘autres moyens pour l‘authorisation. Après l‘utilisation de cartes magnétiques la technologie RFID s‘est imposée avec une identification sans contact.

Chacun de vos employés recoit un transpondeur à l‘aide duquel il peut s‘identifier auprès d‘un lecteur qui est monté sur l‘imprimante et connecté à celle-ci. Il y a plusieures formes de transpondeurs, p.ex. un petit „bouton“ qui est porté au trousseau de clés ou une carte transpondeur laquelle vous utilisez peut-être déjà dans votre entreprise pour les horaires de travail ou l‘accés au bâtiment, ainsi vous n‘aurez pas d‘autres acquisitions à faire.

Pour augmenter la sécurité un PIN peut être entré sur le panneau de commande de l‘imprimante en supplément de l‘identification par carte magnétique ou transpondeur RFID.

L‘impression FollowMe économise des coûts

Dès que votre employé a fait le login il peut accéder ses demandes d‘impression. Selon le modèle de l‘appareil les demandes d‘impression sont affichées sur l‘écran de l‘imprimante et peuvent être sélectionnées pour l‘impression. Ici votre employé peut également supprimer les demandes qui ne sont plus actuelles ou doivent être corrigées. Nombreuses pages sont jetées directement aprés l‘impression dans la poubelle, ce que vous pouvez éviter avec FollowMe Printing.

FollowMe Printing – possible également par smartphone

Récemment il s‘est développé une autre méthode d‘identification à l‘imprimante: un code-barres sur l‘imprimante peut être lu à l‘aide d‘une appli sur le smartphone. Ainsi la première information c‘est l‘emplacement de l‘imprimante. Ensuite les demandes d‘impression de l‘utilisateur s‘affichent sur son smartphone et peuvent être imprimées ou supprimées. Par cette technologie il n‘y a plus besoin d‘équiper les imprimantes avec les lecteurs RFID, cependant chacun de vos employés doit avoir un smartphone qui est equipé de manière correspondante.

FollowMe Printing vous épargne des ennuis avec des imprimantes en panne

FollowMe Printing ne vous offre seulement une sécurité augmentée concernant les informations dans les documents mais permet également de varier dans les appareils. Si une copieuse ou une imprimante est actuellement utilisée ou en panne, la demande d‘impression peut être enlevée à une autre imprimante ou copieuse. L‘authentification à l‘appareil multifonctions ou à la copieuse peut être utilisée également pour d‘autres fonctions.

Les documents scannés et qui doivent être envoyés par e-mail ou enregistrés sur le serveur de données peuvent être envoyés ainsi automatiquement à la propre adresse e-mail ou enregistrés sur le lecteur personnel. Ainsi des envois aux mauvaises adresses e-mail ou des enregistrements sous des mauvais lecteurs de réseau sont évités.

FollowMe Printing est tranparent

Si l‘authentification est utilisée soit pour le FollowMe Printing soit pour les copies, tous les processus d‘impression peuvent être tracés concernant les coûts ce qui vous offre de la transparence dans votre entreprise.

FollowMe Printing économise vos coûts d‘impression également sur d‘autres niveaux

L‘utilisation des copies en couleur peut être réduite, ainsi vous gardez le contrôle sur vos coûts et pouvez même les réduire. En outre, par l‘attribution des pages imprimées au centre de coût de vos employés les coûts engendrés peuvent être attribués.

Selon le concept d‘utilisation les solutions FollowMe Printing n‘offrent donc pas seulement des standards élevés de sécurité concernant les informations scannées, imprimées ou copiées, mais également des possibilités d‘économies sur le papier, les toners, l‘encre et l‘énergie.

Les demandes d‘impression peuvent être supprimées avant de leur impression si le document doit être corrigé et supprimées automatiquement aprés une intervalle définie de p.ex. trois jours si elles n‘ont pas été traité à l‘imprimante par l‘utilisateur.

Vous pouvez également économiser des coûts en appliquant des règles d‘impression qui peuvent être installées dans les systèmes d‘impression FollowMe. Une règle peut être l‘impression recto verso et monochrome dans le mode écologique des e-mails. Les grandes demandes d‘impression peuvent être transférées à des imprimantes ou copieuses économiques quand une impression sur une petite imprimante de place de travail est essayée.

Les solutions FollowMe sont développées et offertes par les fabricants d‘imprimantes et par les entreprises de logiciel indépendantes. Les solutions des fabricants sont pour la plupart utilisables seulement avec leurs propres imprimantes et copieuses / imprimantes multifonctions. Le logiciel des entreprises indépendantes soutient cependant en général les imprimantes et copieuses / imprimantes multifonctions de fabricants différents comme p.ex. HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark et Samsung, ainsi les solutions sont applicables aussi pour les parcs d‘impression mélangés.

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