Managed Print Services (MPS) – Définition et concept
Les définitons de Managed Print Services (MPS) sont multiples, mais le résultat est simple et net. Vous obtenerez de la transparence et du contrôle concernant vos imprimantes ce qui vous permet d‘épargner de l‘argent et d‘accroître la productivité dans votre entreprise. En outre, le logiciel Managed Print Services renforce le niveau de sécurité en ce qui concerne le contact avec vos documents et données et aide à protéger l‘environnement de manière durable.
Mais cela ne s‘arrête pas là. Si vous le souhaitez nous livrons automatiquement le bon matériel de consommation, au bon moment et au bon lieu. Pour cela avec notre logiciel nous demandons plusieures fois par jour à vos imprimantes de quel matériel de consommation elles ont besoin prochainement. Ici il n‘est pas important si vous avez des imprimantes HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark ou Samsung.
Essayez tout de suite.
Installer la gestion en ligneLe portail printer4you est votre point de repère principal pour toutes questions imprimante. Vous pouvez p.ex. signaler une panne 24 heures sur 24 et 7 jours dans la semaine. Un technicien de service s’occupera dans les meilleurs délais de votre imprimante, ainsi vous pourrez imprimer de nouveau à court terme.
En 3 étapes à Managed Print Services
- Définissez les exigences envers votre nouvelle imprimante / imprimante multifonctions
- Décidez-vous pour un modèle
- Enregistrez vos imprimantes
Pourquoi vous aussi avez besoin de Managed Print Services
Saviez-vous que – supposé que votre entreprise est similaire à la plupart des entreprises – 1 à 3% de votre chiffre d’affaires annuel est dépensé pour édifier des documents? Au cas où vos imprimantes ne sont pas gérées vous dépensez éventuellement encore plus d’argent. La plupart des entreprises ne savent pas pour quels buts exactement ils dépensent tellement d’argent.
Avec le bon concept Managed Print Services vous contrôlez vos imprimantes et vos coûts d’impression et vous profitez d’ultérieurs avantages. Avec MPS vous réduisez votre consommation de papier et d’électricité et vous protégez notre environnement. Et si vous et votre prestataire MPS vous n’arrêtez pas aux imprimantes, imprimantes multifonctions et copieuses, mais si vous intégrez les processus de travail de vos employés dans l’optimisation, vous gagnerez une augmentation nette de la productivité et une meilleure sécurité de vos documents.
Des solutions différentes de logiciel MPS aident à classer et à attribuer les dépenses, à garder la confidentialité des documents, à rendre possible l’impression à tout moment, à diriger les demandes d’impression aux imprimantes les plus raisonnables économiquement, à archiver des documents et à les retrouver vite fait ou à continuer de les éditer selon des processus donnés.
Manged Print Services réduit vos dépenses, gère vos documents de la rédaction à l’archivage et rend vos documents sûrs.
Voici les avantages de MPS
Pour votre contrôle de gestion
- Vous gagnez de la transparence et du contrôle concernant vos imprimantes
Pour votre portefeuille
- Vous réduisez les dépenses pour les toners, l’encre et pour ultérieur matériel de consommation
- Vous réduisez la consummation de papier et d’électricité
- Vous économisez un propre stock pour l‘encre et les toners
Pour vos employés
- Vous augmentez la productivité de vos employés
- Vous réduisez la charge de travail de vos agents du support pour les utilisateurs
- Vous réduisez la charge de travail de vos employés du service achat
Pour votre sécurité
- Les informations dans vos documents sont sûrs
Pour nous tous
- Vous protégez notre environnement
Vous pouvez lancer votre projet MPS ici:
Le processus de Managed Print Services
Tout commence avec une analyse profonde de vos imprimantes et leur environnement. Dans ce contexte nous vous montrons comment vos imprimantes sont utilisées, qui respectivement quoi cause quels coûts et où votre entreprise est vulnérable au niveau de la sécurité.
Soit pendant l’analyse soit avant ou après l’analyse vous définissez vos buts lesquels devraient être supportés par un projet MPS. A part la réduction des coûts dìmpression vous avez probablement d’autres idées concrètes avec lesquelles nous pouvons vous supporter. Quand vous apprenez les possibilités de vos imprimantes avec les solutions de logiciel vous trouverez rapidement des domaines dans votre entreprise lesquels vous aimeriez améliorer.
Une fois la situation concrète et les buts sont définis, le concept de la situation objectifs doit être élaboré. Ceci est exécuté par le prestataire MPS qui devrait avoir beaucoup d’expérience car MPS est exigeant et complexe.
Le concept de la situation objectifs présente toutes les imprimantes optimisées y compris les solutions de logiciel pour votre entreprise. Il peut contenir soit toutes ou une partie de vos imprimantes, imprimantes multifonctions et copieuses existantes comme complément à des nouveaux systèmes d’impression ou leur remplacement par des nouvelles imprimantes et imprimantes multifonctions (MFP).
Il positionnera les imprimantes les plus efficacies, avec lesquelles vous aurez une productivité maximale pour vos employés, aux bons endroits dans votre entreprise, le tout en prenant en compte vos processus de travail et le volume d’impression.
Selon vos buts le logiciel contribuera en future à attribuer exactement les coûts au responsable, à imprimer les demandes d’impression à l’imprimante la plus efficace et appropriée et à garantir que les documents restent confidentiels pour l’expéditeur et le destinataire.
Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion en ligne qui communiqe directement et de manière encryptée, donc sûre, avec vos imprimantes et s’occupe ainsi de la livraison automatique de matériel de consommation. Bien sûr avec un outil de bonne qualité MPS vous pouvez également régler des niveaux d’authorisaton, ainsi vous exercerez tout le contrôle et vous le garderez. De cette manière vos employés pourraient s’occuper des tâches plus importantes que les commandes manuelles de toners ou de l’encre et vous êtes sûr que le matériel de consommatione arrive toujours au bon endroit et au temps juste.
Le concept taillé sur mesure de la situation objectifs devrait vous convaincre. Normalement il sera vous présenté par le prestataire qui l’a élaboré ce qui vous permet de poser des questions sur le concept. Ne laissez-vous pas impressioner par des phrases marketing et insistez sur l’étude du sujet. Finalement il s’agit de votre argent.
Les analyses et les concepts de situation objectifs peuvent être élaborés respectivement exécutés par des bureaux de conseil ou par des prestataires MPS (prestataires de service). Il y a des avantages et des désavantages avec les deux options. Nombreuses entreprises collaborent avec des bureaux de conseil purs puisque ceux-ci sont censés d’être indépendants. Les prestataires de MPS ont de l’expérience pratique, ainsi il n’y aura pas de mauvaises surprises pour vous pendant ou après la durée du contrat MPS.
Une fois le concept de situation objectifs est élaboré c’est la phase mise en oeuvre qui suit. Dans cette phase tout ce qu’il a été défini dans le concept de situation objectifs est appliqué, installé et introduit. Les anciens systèmes sont démontés ou déménagés, les nouveaux systèmes sont montés et intégrés dans le réseau. Le logiciel est installé et configuré et finalement les utilisateurs sont formés. Ceci peut durer, selon la dimension du projet, un jour ou plusieurs mois. Si le projet MPS comporte plusieurs sites, un grand nombre de rendez-vous est à coordonner et beaucoup de tâches sont à organiser, ce qui prend du temps.
Quand tout est réglé c’est la mise en service et en même temps l’entrée en vigueur du contrat MPS. Vous travaillerez avec des systèmes puissants et multitâches. Si tout fonctionne bien, la seule chose que vous remarquerez sont les impressions sans difficultés et que vous consommerez moins de papier et de l’argent.
Vous pouvez lancer votre projet MPS ici:
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