Impression basée sur des règles

L‘impression basée sur des règles permet d‘éconimiser nettement sur les coûts d‘impression – selon la quantitié respective de pages imprimées – dans les entreprises. Ici les employés sont forcés d‘utiliser certaines fonctions de l‘infrastructure d‘impression qui sont efficaces concernant les coûts ou des limites sont fixées. Ainsi p.ex. des règles suivantes peuvent être définies: Les e-mails sont imprimés dans une certaine couleur seulement, un certain type de documents imprimés ne doit pas dépasser un maximum par jour ou lors de l‘impression de matériel d‘information il est obligatoire d‘imprimer en recto verso.

Calculs d‘exemple pour les économies grâce à l‘impression basée sur des règles

Par le suivant nous vous montrerons par une entreprise fictive comment l‘impression basée sur des règles vous aide à économiser.

Exemple no. 1:

Vous possédez une entreprise avec 100 employés. Chacun de ces employés imprime trois e-mails par jour en moyenne, les lit et les jette ensuite dans la poubelle. Un tel document imprimé est en moyenne composé de deux pages, ainsi tous les employés impriment par jour 600 feuilles. Avec 220 jours ouvriers dans l‘année il y aura 32.000 feuilles de papier imprimées, cela fait 264 rames par 500 feuilles en format A4.

Ici les coûts d‘impression peuvent être économisés énormément, surtout dans les cas où les prestataires dans les contrats facturent selon le nombre de pages imprimées. Supposons qu‘une page en couleur coûte CHF 0.05 et une page en noir et blanc CHF 0.004. 75% des 600 pages imprimées par jour sont en couleur, ainsi 450 pages par jour sont imprimées en couleur et seulement 150 pages en noir et blanc. Par an sont ainsi imprimées 99.000 pages en couleur ce qui coûte CHF 4'950,00. Les pages en noir et blanc sont 33.000 et coûtent seulement CHF 132.00. Au total les e-mails imprimés coûtent par an CHF 5'082.00 plus les frais pour le papier.

Si on définit ici la simple règle d‘impression que les e-mails sont toujours imprimés recto verso et en noir et blanc, les coûts d‘impression par an peuvent être réduits énormément. Seulement l‘impression recto verso permet d‘éconimiser 50% des frais pour le papier. Par l`impression en noir et blanc il y aura dans cet exemple des coûts annuels de seulement CHF 528.00. Il y a donc ici un potentiel d‘économies concernant le nombre des pages imprimées de CHF 4'554.00, presque 90%, sans avoir considéré le papier consommé.

Selon le fabricant de la solution de l‘impression basée sur des règles les frais exceptionnels y inclu l‘installation pour un nombre quelconque d‘imprimantes et la maintenance pour le logiciel pendant 5 ans seraient environ CHF 4'000,00.

Quelquesuns de vos employés ont à leur disposition des petites imprimantes pour leur place de travail qui ont une capacité technique de seulement 1.500 – 2.000 pages par mois. Des grandes imprimantes ou copieuses sont placés à un endroit central dans l‘entreprise. Ces employés utilisent les petites imprimantes régulièrement aussi pour des documents de 150 ou 250 pages puisque c‘est plus confortable.

Les conséquences pour vous sont des coûts pour le matériel de consommation nettement élevés, car les coûts pour les grandes capacités de remplissage comme elles sont employées pour les imprimantes qui impriment des grands volumes sont nettement plus bas par rapport à la page imprimée. En outre, les petites imprimantes de place de travail seront surchargées à long terme et seront en panne.

Ici une règle d‘impression qui transfère les demandes d‘impression à partir d‘un certain nombre de pages à une grande imprimante peut donc réduire les coûts. L‘employé est informé du transfert par un pop-up ou par un e-mail et peut emmener le document imprimé à l‘imprimante.

Quelles règles peuvent être définies?

Les règles d‘impression peuvent être définies à l‘aide de l‘assistant de règles sans le besoin de connaissances en programmation. Les règles peuvent être définies p.ex. avec les caractéristiques suivantes:

Type d‘utilisateur

• Membre de la gestion
• Apprenti
• Invité
• Formateur ou étudiant (pour les établissements d‘enseignement)
• Contingent d‘impression de l‘employé

Caractéristiques des documents à imprimer

• Nombre de pages
• En couleur ou en noir et blanc
• Impression sur une seule face / impression recto verso
• Format
• Application à partir de laquelle est imprimé
• Nom du document
• Contenu du document (p.ex. „Strictement confidentiel“)

Caractéristiques de l‘imprimante sélectionnée

• Appareil qui imprime en couleur ou en noir et blanc
• Lieu de l‘imprimante
• Caractéristiques du pilote d‘impression
• Vitesse d‘impression
• Coûts par page en couleur / en noir et blanc
• Statut de l‘imprimante (En ligne / Hors ligne)

Exemple pour un assistant de règles (Nuance SafeCom)

Par ces paramètres les demandes d‘impression peuvent être admises, refusées, converties, transférées ou arrêtées.

Dans les cas où l‘employé doit décider lui-même sur quelle imprimante le document devrait être imprimé un pop-up est possible avec les coûts prévisionnels pour l‘impression sur l‘imprimante à sa disposition.

A l‘aide d‘un module de rapport les conséquences de l‘impression basée sur des règles peuvent être analysées. Les coûts d‘impression peuvent ainsi être attribués aux centres de coûts ou aux employés singuliers et être facturés.

Il convient donc toujours d‘analyser le comportement d‘impression dans une enteprise et de définir des règles d‘impression qui peuvent réduire les coûts d‘impression avec un effort techique relativement petit.

Les solutions d‘impression qui soutiennent l‘impression basée sur des règles

On trouve nombreuses solutions pour l‘impression basée sur des règles sur le marché. Ici nous vous montrons quelques exemples:

Vous êtes intéressé dans l‘impression basée sur des règles?