Les modèles de facturation MPS – lequel est le meilleur pour vous?
Il y a des modèles de facturation différents pour les contrats Managed Print Services et lequel est le meilleur pour vous est difficile à dire sans connaître vos exigences.
En général, tous les groups de coûts devraient être présentés d’une manière transparente. Un argument essentiel pour MPS est la transparence augmentée des coûts, donc cela doit être pareil pour la facturation.
Par contre, concernant la question si l’hardware et le logiciel devraient être achetés ou pris en leasing il n’y a pas de contexte direct avec le modèle de facturation. En outre, le prix par clic pour une page imprimée n’est pas un critère qu’il s’agit de MPS.
Les groupes de coûts dans un contrat MPS
Les coûts qui sont engendrés du début à la fin de Managed Print Services peuvent être subdivisés dans les 5 grands groupes suivants:
- les appareils et les options
- le logiciel et les solutions
- les services comme des réparations et la livraison de matériel de consommation (des toners, de l’encre, des kits d’entretien)
- déploiement, mise en service et remise prête à l’emploi de toutes les composantes
- coûts de projet commme l’administration du contrat et la consultation
Par cette subdivision il est déjà clair que tous les groupes ne sont pas adaptés pour le leasing. Les appareils, les options, le logiciel et les solutions peuvent être financés et ainsi pris en leasing. Les autres trois groupes sont des prestations, donc ne devraient plutôt pas être financées. Dans l’administration publique en Allemagne il n’est p.ex. pas permis selon le droit budgétaire.
Le groupe de coûts des services est spécial car il agit beaucoup selon la consommation. Combien d’interventions de service et catrouches de toner et d’encre sont nécessaires pendant la durée du contrat dépend directement de la consommation.
Le groupe de coûts des services peut être subdivisé en:
- la réparation de pannes d’appareils et des options
- la remise en service ou la mise à jour de logiciel
- la maintenance des appareils selon les intervalles de maintenance du fabricant ou proactivement selon un plan
- le matériel de consommation comme les cartouches de toner et d’encre, les récipients de récuperation d’encre usagée et autres composantes qui peuvent être changées en règle générale par l’utilisateur
Spécialement pour la méthode de la facturation par pages imprimées (par prix par clic) il y a un risqué pour le prestataire MPS (fournisseur, prestataire) de livrer trop de matériel de consommation et d’exécuter nombreuses interventions de service qui ne sont pas payés avec les pages à facturer. Par conséquence il y a ici souvent pour vous en tant que client un prix du fournisseur qui considère ce risque ce qui vous coûte plus cher.
Chez printer4you nous préférons une transparence complète des coûts. Ainsi nous vous montrons sur notre portail MPS tous les prix de la pièce pour l’hardware, le matériel de consommation et le service.
Vous pouvez voir les prix par page (par page A4) des fabricants d’imprimantes et d’imprimantes multifonctions HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark et Samsung pour information seulement sur notre portail MPS si vous changez vers la vue des coûts d’impression.
Avec printer4you vous êtes toujours sur le côté loyal et complètement transparent.
Ici vous pouvez calculer de manière transparente les coûts entiers pour vos imprimantes:
Des modèles de facturation MPS possibles
Nous constatons souvent que dans nombreuses offres MPS il y a seulement les prix par clic (prix par page A4 imprimée) dans lesquels sont compris prétendument tous les groupes de coûts.
Ici déjà dans la phase d’offre MPS les critères de qualité de la transparence et de l’efficacité des coûts ne sont pas respectés.
Transparence:
Pour le cycle de vie de Managed Print Services, de la planification et la phase d’offres à l’opération en cours, il est essentiel de connaitre les coûts des groupes.
Le fait qu’on se décide pour l’offre avec le prix All in click homogéne le moins cher (prix par page A4 qui contient tous les coûts) pour tous les systèmes d’impression et avec un volume minmum donné (vous payez au moins un nombre de pages fixé dans le contrat, indépendant des pages réellement imprimées) ne veut pas forcément dire qu’on s’est décidé automatiquement pour l’offre la plus économique. Ainsi la décision pour un certain modèle de facturation représente la base pour des ultérieures et permanentes optimisatons.
Efficacité des coûts:
Le choix du modèle de facturation décide sur le fait s’il est possible de réduire encore les coûts pendant la durée d’un contrat par des mesures appropriées tout en gardant le volume de l’output.
Avec un modèle basé sur le nombre des pages et des clics les coûts sont fixés par page et ne peuvent pas être modifiés. Une réduction des coûts avec le même volume de l’output n’est ainsi pas possible.
Avec un modèle basé sur la consommation les coûts dépendent de la consommation. La consommation et de conséquence les coûts peuvent être réduits par des mesures appropriées.
printer4you facture sur la base de la consommation réelle de tout le matériel de consommation et déjà dans la phase d’offre nous vous montrons de manière copmplètement transparente tous les groupes de coûts. Ici vous pouvez voir le total des coûts de vos imprimantes.
En général il y a une différence sur le marché entre deux modèles de facturation:
- basé sur le nombre de pages » prix par clic par page
- “All in click” avec volume minimum et pages de suite
- “All in click” sans volume minimum
- “Base plus click” avec volume minimum et pages des suite
- “Base plus click” sans volume minimum
- basé sur la consommation » prix par consommation
- taux mensuel fixe et compensation par rapport a la consommation supérieure ou inférieure selon une intervalle
- comptage du matériel de consommation livré et facturation mensuelle selon les prix unitaires, printer4you offre cette méthode loyale et transparente sur le portail MPS
Vous pouvez lancer votre projet MPS ici:
Le graphique suivant montre le modèle de facturation basé sur le nombre de pages - All in click avec volume minimum:
Les superficies rouges représentent le volume minimum qui n‘a pas été consommé. Selon le contrat un avoir est ainsi créé qui est compensé après une intervalle ou des prestations ont été payées mais ne pas exécutées. Les superficies oranges représentent les pages de la consommation supérieure au volume minimum. Ici un surcoût a été créé selon la formule suivante: Pages supplémentaires * clic supplémentaire = Surcoût.
Le graphique suivant montre le modèle de facturation basé sur le nombre de pages – Base plus click:
La ligne représente la base qui est le taux de base, pour la plupart les frais pour le service break/fix et facturé comme montant fixe (la superficie orange). Les clics consommés sont facturés d‘après leur nombre réel (la superficie rouge).
Le graphique suivant montre le modèle de facturation basé sur la consommation:
La consommation par mois varie, dans le graphique la tendance de la consommation est la réduction, après une augementation initiale. Pendant la durée du contrat des mesures appropriées pour la réduction de la consommation ont ici été appliquées ce qui a des conséquences maintenant.
Regardez comment vous pouvez calculer les coûts d‘impression et les représenter avec printer4you.
Gratuit et sans engagement