Impression sécurisée

Comment je peux protéger mes informations?

Les systèmes IT sont utilisés pour organiser et traiter des informations. Pour des motifs différents légaux et d‘entreprise ces informations sont protégées au sein du système IT, l‘accès à ces informations est réglementé. Quand une de ces informations est imprimée elle sort du système et est disponible et lisible sur papier, éventuellement même pour des personnes non autorisées. Cette information a quelle valeur?

Ceci est difficile à juger en général. Si p.ex. une page d‘un document qui traite d‘un brevet est lue par une personne non autorisée cette page peut valoir plusieurs millions d‘euros. Les documents avec les données personnelles sont soumises à des disposotions légales spéciales ce qui doit éviter un accès de personnes non autorisées.

Les documents imprimés normalement peuvent éventuellement être pour un certain temps hors contrôle de la personne qui l‘a imprimé, c‘est-à-dire quand le document se trouve dans le bac de sortie de l‘imprimante et celle-ci ne se trouve pas directement au place de travail de l‘employé.

Quoi faire si les documents ne se trouvent pas dans le bac de sortie de l‘imprimante? Ils se trouvent où?

• Ils ont été imprimés et emmenés par erreur ou intentionnellement par une tierce personne?
• Ils n‘ont pas encore été imprimés car il n‘y avait plus de papier dans l‘imprimante et seront imprimés dès que quelqu‘un d‘autre remplit le papier, et seront ainsi disponibles pour tout le monde et pour un temps indéfini dans le bac de sortie?
• Ils se trouvent dans le bac de sortie de la copieuse et quelqu‘un a copié les documents et emmené les copies?
• Ils ont été imprimés par erreur sur une autre imprimante et sont disponibles dans le bac de sortie de celle-ci?

Il y a donc plusieures possibilités pour les documents pour perdre leur protection et pour être accédés par des mauvaises personnes quand ils sont imprimés et quand ils sortent du monde digital.

Comment peut-on imprimer de manière sécurisée ses documents?

Les documents peuvent être imprimés de manière qu‘ils sont enregistrés dans l‘imprimante et ne sortent qu‘après la saisie d‘un PIN. Cette option au sein du pilote d‘impression est désormais offerte par la plupart des fabricants. Le PIN qui est pour la plupart composé de seulement quatre chiffres est cependant facile à trouver.

Une autre possibilité est l‘enregistrement des documents à imprimer dans la boîte de réception personnelle de la copieuse et la sortie du document après la saisie des données de login qui sont plus complexes. Ainsi le risque d‘un accès non autorisé aux documents est réduit.

Si l‘accès aux documents se fait par le même login que celui à l‘ordinateur le niveau de sécurité est encore plus augmenté. Les mots de passe sont assez complexes et doivent être changés régulièrement, selon les directives de sécurité centrales. Cette méthode est cependant ne pas très pratique pour l‘utilisateur car la plupart des appareils ne possèdent pas encore un vrai clavier physique et la saisie sur le clavier virtuel de l‘écran tactile est susceptible aux erreurs.

Une alternative sont ici les solutions techniques qui permettent l‘utilisation des lecteurs de carte ou des smartphones.

Lecteurs de carteL‘employé correspondant est identifié par les informations sur un transpondeur, p.ex. un badge, et il peut ainsi accéder ses demandes d‘impression. En plus il peut être demandé d‘entrer un PIN, ainsi le même niveau de sécurité est atteint comme avec la carte bancaire. Par cette solution les demandes d‘impression qui n‘ont pas été enlevées peuvent être supprimées après un certain temps, l‘employé peut en être informé, p.ex. par e-mail. Ainsi un contrôle complet du processus d‘impression est garanti. Cliquez ici pour en savoir plus.

SmartphonesL‘employé est autorisé en scannant le code-barres sur l‘imprimante respectivement sur la copieuse avec son smartphone et l‘appli. Ensuite il sélectionne les demandes d‘impression sur le smartphone. Vous trouverez plus d‘informations dans l‘article FollowMe Printing.

La sécurité emmène d‘autres avantages

Un autre avantage de ces solutions est la possibilité d‘enlever les documents imprimés à chaque autre imprimante au sein du même groupement. Ceci est appellé impression FollowMe ou Pull Printing et un document peut être imprimé à une autre imprimante sans problèmes si p.ex. une imprimante est en panne ou en ce moment utilisée par un autre collègue. Les demandes d‘impression sont enregistrées sur un serveur, sur le PC de l‘employé ou sur une imprimante multifonctions et dès que l‘employé a fait le login à l‘imprimante ou la copieuse / imprimante multifonctions correspondante les demandes y sont envoyées et imprimées.

A part l‘aspect de sécurité il y a également l‘avantage écologique, les demandes d‘impression peuvent être supprimées avant d‘être imprimées. Ceci n‘est pas possible lors de l‘impression directe. Ici les documents sont imprimés même s‘ils auraient eu besoin des corrections. Le papier et le toner respectivement l‘encre peuvent être épargnés dans un cadre d‘un pourcentage à deux chiffres.

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