Gestion des documents – des solutions intelligentes

Organiser des documents et des informations, accélerer les procédures

Les documents sont liés à presque tous les processus dans une entreprise, d‘une manière très variée. Ils accompagnent les processus étape par étape, sont traités par des employés différents de services différents et doivent à la fin être classés respectivement archivés. Ils existent sous forme de texte, de dessins, de photos et en nombreux d‘autres formats. S‘ils sont digitaux ou encore en papier – ce qui est important c‘est qu‘on peut les trouver rapidement et les attribuer clairement.

Les systèmes de gestion des documents peuvent vous soutenir ici de maniére excellente

Les documents doivent cependant tous exister sous forme digitale. Le scannage n´est aujourd‘hui plus un problème, grâce aux scanneurs et au logiciel de reconnaissance de caractères.

L‘emploi de systèmes modernes d‘impression multifonctions vous emmène déjà dans la bonne direction envers la gestion des documents. Profitez de notre conseiller de produits et sélectionnez sous point 3 que le système d‘impression multifonctions doit être optimisé pour la gestion des documents.

Les solutions de gestion des documents offrent bien plus que l‘admininstration pure des documents. Avec ce logiciel vous pouvez diriger la gestion des informations et ainsi les processus dans toute l‘entreprise. Une disponibilité plus rapide de toutes les informations nécessaires et des temps plus courts rendent vos procédures plus efficaces.

La gestion des documents offre en principal les fonctions suivantes:

• Archivage
• Recherche
• Traitement des dossiers (Gestion des workflows)
• Administration des droits et authentification
• Contrôle des versions
• Publication assistée par ordinateur

Les avantages de la gestion des documents sont convaincants

• Vous pouvez accéder les documents et les informations à tout moment et rapidement, à partir de partout.
• Vous trouvez les informations le plus rapidement possible, grâce aux possibilités de recherche à plusieures dimensions.
• Avec l‘automatisation et l‘optimisation des processus basés sur les documents vous augmentez l‘efficacité et vous accélerez les temps.
• Vous êtes plus mobile, nettement plus flexible et pouvez employer vos ressources de manière plus efficace.
• Vous réduisez nettement vos frais d‘exploitation de 50% à 80%.
• Une attribution de droits bien rigide protège vos documents d‘un accès non autorisé.

La gestion des workflows (Traitement des dossiers) est souvent une partie fixe des solutions de gestion des documents. Avec le logiciel de gestion des workflows vous définissez d‘abord le dossier, p.ex. le traitement de demandes, et décrivez la procédure exacte comme prédéfini par le logiciel. Ainsi vous pouvez coordonner un grand nombre de personnes en charge qui travaillent à des lieux différents sur des tâches partielles et vous avez toujours une vue globale du statut de traitement actuel.

Le papier rallentit, il vaut mieux digitaliser par la gestion des documents

Avec la gestion des documents vous administrez des documents électroniques de tout genre dans une base de données, vous les archivez et ils peuvent être accédés de toute l‘entreprise. Pour intégrer également des documents en papier, il faut les digitaliser, cataloguer et catégoriser préalablement, à l‘aide de scanneurs et de la reconnaissance de caractères. Ainsi est créé votre archive digital qui contient presque tout le savoir de votre entreprise.

Les documents digitaux ont des avantages frappants:

• Ils permettent l‘emploi, le traitement et la distribution dans des systèmes IT différents.
• Ils peuvent être traités mécaniquement, donc beaucoup plus rapidement.
• Ils peuvent être fouillés, aussi mot par mot.
• Ils ont besoin de beaucop moins de mémoire.

La qualité des documents en papier augmente pendant la digitalisation avec des fonctions spéciales:

• Traitement des images
• Régler les contrastes
• Extraire par filtre des taches sur l‘original
• Lisibilité électronique avec la reconnaissance de caractéres (logiciel OCR)

Les scanneurs et imprimantes multifonctions actuels disposent déjà en partie de ces fonctions. Pour les grands volumes de données il est recommandé d‘employer des solutions de logiciel qui exécutent ces fonctions aprés le scannage. Des telles solutions offrent d‘autres options pour classifier les documents en papier déjà pendant le scannage.

Les solutions avancées disposent de modules spéciaux pour la reconnaissance des formulaires. Ils soutiennent la classification et les documents digitalisés peuvent être groupés automatiquement, en p.ex factures, bons de livraison, demandes, candidatures, etc. ce qui réduit énormément la saisie manuelle de données pendant le processus de digitalisation.

La reconnaissance intelligente de formulaire peut même vérifier les données après la reconnaissance. Ainsi après la saisie d‘une facture p.ex. les positions peuvent être extraites et vérifiées. Vous vérifiez ensuite p.ex. à l‘aide du numéro de commande si les positions sur la facture ont été commandé au prix sur la facture. S‘il y a des divergences, les factures sont transférées à la comptabilité pour vérification. Si toutes les données sont OK, la facture sera enregistrée directement.

La gestion des workflows simplifie et accélère les procédures

Les buts de la gestion des workflows sont la coordination de toutes les personnes en charge et de tous les documents du dossier et le contrôle du déroulement du processus. Un workflow est une procédure de travail assistée par un ordinateur, un dossier qui fait partie d‘un processus d‘affaires et qui est composé d`activités différentes. Cette procédure est décrite exactement, ainsi le workflow a un début défini, un déroulement organisé et une fin définie. Les tâches à traiter devraient faire partie du workflow et tous les documents qui y sont nécessaires respectivement y sont créés.

Intégration de la gestion des documents dans votre IT de l‘entreprise

Comme partie de l‘IT de votre entreprise un système de gestion des documents est lié à toutes les applications qui sont utilisées dans l‘entreprise: Microsoft Office, e-mail, Gestion de marchandises / ERP, Content Management, CAD etc. Les solutions professionnelles y offrent toutes les interfaces nécessaires.

Nous vous conseillons volontièrement lors de la sélection du logiciel de gestion des documents adapté pour vous et nous vous soutenons lors de l‘implémentation et l‘intégration dans votre infrastructure IT.

Envoyez-nous encore aujourd‘hui le formulaire de contact rempli. Nous vous contacterons dans les meilleurs délais pour convenir un entretien.