Document management system - delle soluzioni intelligenti

Organizzare dei documenti e delle informazioni, accelerare i processi

I documenti sono collegati a quasi tutti i processi aziendali in modo molteplice. Accompagnano i processi passo dopo passo, sono modificati da uno o più impiegati di reparti diversi e di siti diversi e alla fine devono essere depositati rispettivamente archiviati. Questo riguarda dei scritti, dei disegni, delle tabelle, delle foto e tanti altri formati. Se sono digitali o ancora su carta – l‘importante è che possono essere trovati rapidamente ed attribuiti chiaramente ad ogni momento.

I document management system (DMS) Le possono sopportare in modo eccellente

Ma per questo tutti i documenti devono essere disponibili in modo digitale. Questo significa che i documenti di carta devono prima essere digitalizzati. Con i scanner ed il software di riconoscimento ottico dei caratteri oggi non è più un problema.

L'utilizzo di sistemi di stampa moderni e multifunzioni è già un grande passo nella direzione di DMS. Utilizzi il nostro consulente di prodotto e selezioni per il punto 3 che il sistema multifunzioni dovrebbe essere ottimizzato per il document management system.

Le soluzioni moderne DMS offrono già da tanto tempo molto di più che una sola amministrazione dei documenti. Con questo software Lei può guidare la gestione delle informazioni e collegato a questo i processi di affari in tutta l‘azienda. La messa a disposizione più rapida di tutte le informazioni e dei tempi più brevi rendono le Sue procedure più efficaci.

DMS mette a disposizione le funzioni seguenti:

• Archiviazione
• Ricerca
• Trattamento di fascicoli (workflow management)
• Gestione di diritti ed autentificazione
• Controlle delle versioni
• Desktop publishing

I vantaggi del document management systerm convincenti

• È possibile accedere a documenti e informazioni in modo rapido, in qualsiasi momento e dappertutto.
• Le opzioni di ricerca multidimensionali permettono di trovare le informazioni il più rapido possibile.
• Con l‘automatizzazione e l‘ottimizzazione dei processi basati sui documenti Lei aumenta l‘efficienza ed accelera i tempi in generale.
• Guadagnate mobilità, diventate molto più flessibili e potete utilizzare le vostre risorse in modo più efficiente.
• Riduce notevolmente i Suoi costi d'esercizio da 50% a 80%.
• Un‘attribuzione dedicata dei diritti protegge i Suoi documenti dagli accessi non autorizzati.

Il workflow management (trattamento di fascicoli) è spesso un componente fisso delle soluzioni di gestione dei documenti. Con il software di workflow management Lei definisce prima il fascicolo, per esempio il trattamento delle richieste, e poi descrive lo svolgimento esatto in modo predefinito dal software. Così Lei può se stesso coordinare un grande numero di impiegati che lavorano in luoghi diversi su compiti parziali del fascicolo e vede ad ogni momento lo stato di trattamento attuale.

La carta frena, è meglio digitalizzare con la gestione die documenti

Con DMS Lei amministra dei documenti elettronici di ogni modo in una banca dati, li archivia e li rende disponibili per tutta l‘azienda. Per integrare anche i documenti di carta esistenti, questi devono prima essere digitalizzati, catalogati e categorizzati tramite degli scanner ed il riconoscimento ottico dei caratteri. In questo modo è creato il Suo archivio digitale che contiene quasi tutto il sapere dell‘azienda.

I documenti digitali presentano vantaggi decisivi:

• Permettono l'utilizzo, il trattamento e la distribuzione in sistemi IT diversi.
• Possono essere trattati automaticamente e quindi molto più rapidamente.
• Possono essere cercati (anche parola per parola).
• Il Suo bisogno di spazio di memoria è drasticamente meno.

Durante la digitalizzazione la qualità dei documenti su carta è aumentata con delle funzioni speciali:

• Elaborazione immagini
• Impostare i contrasti
• Eliminare delle piccole macchie sull‘originale (despeckle)
• Leggibilità elettronica con riconoscimento ottico dei caratteri (software OCR)

Gli scanner e stampanti multifunzioni attuali dispongono già in parte di queste funzioni. Per dei volumi più grandi di dati è raccomandabile l‘uso di soluzioni di software che si occupano di queste funzioni dopo la scansione. Tali soluzioni offrono delle ulteriori opzioni per classificare i documenti già durante la scansione.

Le soluzioni avanzate dispongono di moduli speciali per il riconoscimento dei moduli. Sopportano la classificazione per suddividere automaticamente i documenti digitalizzati in p.es. fatture, bolle di consegna, richieste, candidature, ecc. Questo riduce notevolmente l'immissione manuale dei dati durante il processo di digitalizzazione.

Il riconoscimento intelligente dei moduli può addirittura controllare i dati. Così le posizioni di una fattura dopo la registrazione possono essere estratte e contollate. Poi Lei controlla per esempio tramite il numero di ordine se le posizioni indicate sulla fattura sono state ordinate al prezzo fatturato. Se ci sono delle divergenze le fatture sono trasferite al reparto di contabilitá per controllo. Se tutti i dati sono senza problemi non c‘è bisogno di un controllo e la fattura corrispondente è direttamente contabilizzata.

Il workflow management semplifica ed accelera i processi

Gli scopi del workflow management sono la coordinazione di tutti gli impiegati e doumenti involti nel fascicolo corrispondente ed il controllo del svolgimento del processo. Per noi un workflow è un svolgimento di lavoro sopportato dal PC, un fascicolo che appartiene ad un processo di affari ed è composto di singole attività. Questo svolgimento è descritto esattamante, così il workflow a un inizio definito, un svolgimento organizzato ed una fine definita. A questo workflow appartengono i compiti da trattare stessi ed anche tutti i documenti che ne sono necessari rispettivamente che ne sono creati.

Integrazione della gestione dei documenti nell'IT della Sua azienda

Come componente dell‘IT della Sua azienda un document management system è collegato con tutte le applicazioni che sono utilizzate in tutta l‘azienda: Microsoft Office, E-mail, Gestione merci / ERP, Content Management, CAD, ecc. Delle soluzioni professionali ne offrono tutte le interfaccie necessarie.

Le consultiamo volentieri riguardante il software adatto di gestione dei documenti e Le sopportiamo per l‘implementazione e l‘installazione nella Sua infrastruttura IT.

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