FollowMe Printing è sicuro e risparmia dei costi

Per il trattamento elettronico dei Suoi dati la sicurezza è molto importante. I dati sono da proteggere per dei motivi i più diversi. Non solamente i dati personali devono essere protetti specialmente quando sono trattati a causa delle misure legali ma anche i Suoi dati interni dell’azienda devono essere protetti da un accesso non autorizzato. Dei concetti di sicurezza nella vostra IT assicurano in generale che solamente le persone autorizzate hanno accesso a certi dati ed a certe informazioni. Ma se i documenti sono stampati escono dalla zona sicura dell’IT e sono disponibili e leggibili per ognuno su carta. Se la stampante non si trova direttamente accanto al posto di lavoro e l’impiegato non ha un accesso diretto ai documenti stampati c’è qui un problema di sicurezza.

Chi non conosce le pile di stampe non ritirate nei cassetti di uscita di carta di stampanti e di fotocopiatrici centrali?

È qui che entra in gioco la tecnologia FollowMe. I job di stampa sono salvati centralmente sul server di stampa fino a quando il Suo impiegato va ad una stampante per ritirare i suoi job. I job sono quindi solamente stampati quando un impiegato autorizzato l‘attiva direttamante alla stampante e riceve immediatamente i documenti.

Con FollowMe Priniting Lei è sicuro

Qui non fa differenza se si tratta di una stampante HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark o Samsung. Un altro sinonimo è il termine Il termine pull printing. Il termine di «pull» significa «tirare» che vuol dire che si tira il job di stampa alla stampante, all’incontrario della stampa di push, la stampa tradizionale, dove la stampa è «spinta» sulla stampante. Il Suo impiegato deve autenticarsi qui. Ce ne sono possibilità diverse.

Da un lato, il Suo impiegato può fare il log-in alla stampante come lo fa nel dominio al suo PC. Utilizza qui il suo nome d’utente e la sua password. Siccome la maggior parte delle stampanti e fotocopiatrici non hanno una vera tastiera ma una virtuale sul display l’inserimento di password complesse è spesso complicato e ci possono essere errori al momento dell’inserimento. Sono quindi necessarie altre possibilità per autentificazione. Qui, dopo l’impiego di schede magnetiche che possono essere lette da un lettore di schede magnetiche, si è affermato l’applicazione di tecnologie RFID. Il RFID (radio-frequency identification) è una tecnologia che permette un’identificazione senza contatto.

A questo scopo ognuno dei Suoi impiegati riceve un transponder con cui può identificarsi ad un lettore che si trova sulla stampante e ci è connesso. Il transponder può avere delle forme diverse; può essere p.es. un butone che è portato al mazzo di chiavi. Ma qui possono essere utilizzate anche le schede di tranponder che esistono forse già nella vostra azienda per l‘accesso degli impiegati all‘edificio e per registrare i loro orari.

Per aumentare la sicurezza, l'identificazione tramite una scheda magnetica o un transponder RFID può essere completata tramite un PIN da digitare sul display della stampante.

FollowMe Printing risparmia die costi

Non appena il Suo impiegato ha fatto il log-in ha accesso ai suoi job di stampa. Secono il modello dell‘apparecchio i job possono essere indicati sul display della stampante ed il impiegato può scegliere quei da stampare. Qui si può anche cancellare die job perché forse non sono più attuali o dopo il loro invio si ha visto degli errori nei job. Parecchie pagine sono buttate nel secchio delle immondizie direttamente dopo la stampa che Lei può evitare con FollowMe Printing.

FollowMe Printing – è anche possibile con il smartphone

Recentemente si è sviluppatea un’altra possibilità per identificarsi al luogo della stampante: Tramite un’app sul smartphone è letto il codice a barre sulla stampante. Così è prima di tutto riconosciuto il luogo della stampante. Poi sono indicati i job di stampa dell’utente sul suo smartphone e possono essere stampati o cancellati. Così non è più necessario di equipaggiare le stampanti con lettori RFID, ma ognuno dei Suoi impiegati deve avere un smartphone che è equipaggiato corrispondentemente.

FollowMe Printing risparmia dei fastidi con delle stampanti difettose

Follow-Me Printing non offre solamente una sicurezza aumentata per quanto riguarda le informazioni nei documenti stampati ma è anche possibile di ritirare i job stampati ad un’altra stampante o fotocopiatrice se l’apparecchio è occupato o se non funziona. L’autentificazione all’apparechio multifunzione o alla fotocopiatrice può anche essere utilizzata per utilizzare altre funzioni di questi apparecchi.

I documenti scannerizzati che devono essere inviati tramite e-mail o salvati sul server di dati possono così essere inviati automaticamente al proprio indirizzo e-mail o salvati sul drive personale. Degli invii a dei destinatari sbagliati di e-mail o nei drive di file sbagliati possono così essere evitati di modo sicuro.

FollowMe Printing crea la trasparenza nella Sua azienda

Se l’autentificazione è utilizzata per il FollowMe Printing e per copiare, tutti processi di stampa possono essere rilevati per quanto riguarda i costi; questo crea la trasparenza nella Sua azienda.

FollowMe Printing risparmia i Suoi costi di stampa anche su altri aspetti

La funzione delle copie di colore può essere ridotta, così Lei potrà ridurre i Suoi costi. Inoltre, tramite l’attribuzione delle pagine stampate ai centri di costo dei Suoi impiegati possone essere attribuiti anche i costi alle persone.

Secondo il concetto di utilizzazione le soluzioni FollowMe Printing non offrono allora solamente dei standard di sicurezza elevati per quanto riguarda le informazioni che devono essere stampate, copiate o scannerizzate ma anche del potenziale di risparmio per quanto riguarda la carta, i toner, l’inchiostro e l’energia. Come già descritto brevemente, i job di stampa possono essere cancellati prima della stampa se al momento della creazione del documento sono ancora necessarie delle modificazioni. I job di stampa possono essere cancellati automaticamente dopo un intervallo definito di p.es. tre giorni se l’impiegato non ha ritirato i documenti stampati alla stampante fino a questa data.

Lei può anche risparmiare dei costi tramite delle regole di stampa che possono essere installate nei sistemi di stampa FollowMe Printing. Una regola può essere di sempre stampare le e-mail in modo duplex e monocromo in modo ecologico. I grandi job di stampa possono essere transferite a delle stampanti o fotocopiatrici che costano meno se viene provato di stampare su una piccola stampante di posto di lavoro.

Le soluzioni FollowMe Printing sono sviluppate ed offerte dai produttori di stampanti e dalle aziende indipendenti di software. Le soluzioni dei produttori di stampa funzionano per la maggior parte solamente con le proprie stampanti e fotocopiatrici / stampanti multifunzione. Il software delle aziende indipendenti supporta in generale le stampanti e fotocopiatrici / stampanti multifunzione di produttori diversi come p.es. HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark e Samsung; così queste soluzioni possono essere impiegate anche nei parchi di stampanti misti.

Generalmente possono allora essere integrate le stampanti, le fotocopiatrici e le stampanti multifunzioni di tutti i produttori in una soluzione FollowMe Printing.

Lei desidera una consultazione per quanto riguarda il FollowMe Printing? Allora compili il modulo seguente, Le contatteremo al più presto possibile.