Stampa sicura

Come posso proteggere le mie informazioni preziose?

I sistemi IT sono utilizzati per organizzare e trattare delle informazioni. Per dei motivi diversi legali e di azienda queste informazioni sono protette nel sistema IT, l’accesso ne è regolamentato. Se queste informazioni sono stampate, escono dunque dal sistema IT e sono disponibili su forma leggibile, eventualmente anche per persone non autorizzate. Quale valore hanno allora queste informazioni?

E difficile di generalizzare. Una pagina di un documento che contiene p.es. delle informazioni sullo sviluppo di un brevetto può valere parecchie milioni di Euro se è letta da una persona non autorizzata. Dei documenti con dei dati personali sono soggetto a delle disposizioni di legge speciali che devono evitare un accesso di persone non autorizzate a queste informazioni.

Le informazioni stampate tradizionalmente possono eventualmente essere fuori dal controllo della persona che le ha stampate per un certo periodo, cioè se i documenti stampati si trovano nel cassetto di uscita di carta e se la stampante non si trova direttamente al posto di lavoro dell’impiegato relativo.

Cosa succede se i documenti stampati non si trovano nel vassoio di uscita della stampante? Dove sono i documenti?

• Sono stati stampati e portati via da una terza persona consapevolmente o intenzionalmente?
• Non sono ancora stati stampati perché non c’era più della carta nella stampante e saranno stampati quando qualcun’ altro mette la carta e cosí visible per ognuno per un periodo indeterminato nel cassetto?
• Sono nel cassetto di uscita di carta e qualcun‘altro a copiato i documenti e portato via le copie?
• I documenti sono stati stampati par errore da un‘altra stampante e si trovano nel casetto di uscita di carta lì?

Ci sono quindi molte possibilitá per i documenti ed i dati di perdere la loro protezione e di essere letti da persone non autorizzate quando sono stampati ed escono dal mondo digitale.

Come si può stampare i suoi documenti in modo sicuro?

Si può stampare dei documenti salvandoli nella stampante e stampandoli solamente dopo di aver digitato un PIN. Questa opzione nel driver della stampante è nel frattempo offerta dalla maggior parte dei produttori. Offre comunque solamente una sicurezza limitata siccome il PIN che è per la maggior parte composto da solamente quattro caratteri può essere superato.

Un'altra possibilità è di salvare i documenti da stampare nella casella postale personale di una fotcopiatrice e l’uscita del job di stampa dopo l’immissione delle informazioni di log-in. Queste informazioni sono per la maggior parte più complesse e composte di più di quattro ciffre di un PIN. E così ridotta la possibilità di un accesso non autorizzato ai documenti.

Il livello di sicurezza è ancora più elevato se l'accesso ai documenti stampati è effettuato nella stessa maniera che l’accesso al sistema IT, cioè la procedura di log-in dell’impiegato al suo PC. Così è anche garantito tramite le direttive di sicurezza centrali che i password sono complesse e che devono essere cambiate regolarmente. Ma questa procedura è scomoda per l’impiegato siccome la maggior parte degli apparecchi non hanno ancora una vera tastiera fisica ed al momento di digitare le informazioni di log-in tramite la tastiera virtuale sullo schermo tattile succedono spesso errori.

Un'alternativa sono le soluzioni tecniche permesse dall’utilizzazione di lettori di schede o di smartphone.

Le soluzioni con lettori di schede: Qui l’impiegato può essere identificato e l’accesso ai suoi job di stampa salvati è reso possibile tramite le informazioni su transponder, p.es. i badge. Oltre alle informazioni sul transponder può essere richiesto anche l'inserimento di un PIN. Così è raggiunto lo stesso standard di sicurezza che p.es. al momento di utilizzare la carta bancomat siccome il trasponder non è sufficiente per ritirare i job di stampa alla stampante. Possono anche essere cancellati i job di stampa che non sono stato ritirati dopo un certo periodo, l’impiegato ne può essere informato p.es. tramite un’e-mail. Così un controllo completo del processo di stampa è garantito. Clicchi qui per saperne di più.

Le soluzioni con i smartphone: Si può autorizzare scannerizzando il codice a barre sulla stampante rispettivamente la fotocopiatrice tramite un’app sul suo smartphone. Poi si sceglia i job di stampa da stampare sul smartphone ed assicura così che nessuna persona non autorizzata ha accesso ai documenti. Lei troverà ulteriori informazioni nell’articolo FollowMe Printing.

La sicurezza porta anche ulteriori vantaggi

Un altro vantaggio di queste soluzioni è che i job di stampa possono essere rirtirati a qualunque stampante dentro un‘agglomerazione. Questo è il FollowMe Printing o pull printing; se un apparecchio non funziona o è occupato da qualcun‘altro, si può essere stampato senza problemi altrove, si è dunque più flessibile. I job di stampa sono salvati qui o centralmente su un server, sul PC dell‘impiegato o su una stampante multifunzione ed inviato all‘apparecchio rispettivo e stampato solamente dopo il log-in dell‘impiegato ad una stampante o fotocopiatrice / stampante multifunzione.

Oltre all'aspetto della sicurezza, questi processi di stampa sicuri offrono anche dei vantaggi ecologici perché i job di stampa possono essere cancellati prima di essere effettivamente stampati. Ciò non è possibile con la stampa diretta. Qui i documenti sono stampati, anche se il loro contenuto avrebbe richiesto una correzione. Possono essere risparmiati così della carta e dei toner rispettivamente dell’inchiostro di un percentuale a due cifre.

Proteggere ora le Sue stampe

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