Stampa basata sulle regole

Tramite la stampa basata sulle regole si può risparmiare considerabilmente dei costi di stampa nelle aziende - a seconda dal volume rsipettivo delle pagine stampate. La stampa basate sulle regole costringe fra l‘altro gli impiegati di utilizzare certe funzionalità efficienti riguardante i costi dell‘infrastruttura di stampa o definisce dei limiti massimi. Così possono essere definite delle regole che gli e-mails devono essere stampate solamente in un certo colore, che c‘è un numero massimo per giorno per un certo tipo di documenti stampati o che la stampa duplex è obbligatoria per il materiale di informazione.

Calcoli d‘esempio per i risparmi grazie alla stampa basata sulle regole

Di seguito, vorremmo mostrarLe il vantaggio della stampa basata sulle regole tramite un‘azienda inventata.

Esempio numero 1:

Lei possiede un‘azienda con 100 impiegati nella quale ogni impiegato stampa ogni giorno mediamente tre e-mails solamente per leggerli e per poi smaltirli. Una tale stampa contiene mediamente due pagine, così ogni giorno lavorativo vengono stampate 600 fogli di carta. Calcolato con 220 giorni lavorativi all‘anno fa 132.000 fogli di carta, cioè 264 risme per 500 fogli di carta di formato A4.

Per quanto riguarda in particolare i contratti con dei prestatori di servizi che calcolano i costi in relazione del numero delle pagine stampate, qui possono essere risparmiate notevolmente dei costi di stampa. Supponiamo che una pagina di colore costi 0,05 € ed una pagina in bianco e nero costi 0,004 €. Il 75% delle 600 pagine stampate ogni giorno sono delle stampe a colori, così ogni giorno vengono stampate 450 pagine a colori e solamente 150 pagine in nero e bianco. Così ogni anno vengono stampate da una parte 99.000 pagine di colore che costa 4.950,00 €. Dall‘altra parte vengono stampate 33.000 pagine in nero e bianco che costa solamente 132,00 €. Addizionato le stampe di e-mails costano per anno 5.082,00 € più i costi per la carta.

Se allora si registra la semplice regola che gli e-mails devono essere stampate sempre per duplex e che le stampe devono sempre essere in bianco e nero, si può risparmiare notevolmente ogni anno dei costi di stampa. Grazie alla regola di stampa duplex si può già risparmiare ogni anno il 50% dei costi di carta. Inoltre, tramite la regola della stampa in nero e bianco i costi per anno sono solamente di 528,00 €. Può quindi essere definito un potenziale di risparmio solamente per quanto riguarda il numero delle pagine stampate, senza considerare la carta consommata, di 4.554,00 €, che è quasi il 90%.

A seconda del produttore di una tale soluzione per la stampa basata sulle regole, i costi unici incluso l‘installazione per un qualsiasi numero di stampanti e la manutenzion del software per un periodo di 5 anni sono di ca. 4.000,00 €.

Alcuni dei Suoi impiegati hanno a disposizione al loro posto di lavoro delle piccole stampanti che sono adatte tecnicamente per stampare solamente ca. 1.500 - 2.000 pagine al mese. Le stampanti o fotocopiatrici più grandi si trovano ad un posto più centrale nell‘azienda. Per comodità, gli impiegati utilizzano le stampanti di posto di lavoro regolarmente anche per delle stampe di 150 o 250 pagine.

Le conseguenze per Lei sono allora dei costi molto elevati per il materiale di consumo perché i costi per le grandi capacità di riempimento come sono utilizzati per le stampanti di grande volume come le stampanti multifunzioni e le fotocopiatrici sono molto più bassi in relazione alla pagina stampata. Inoltre, le piccole stampanti di posto di lavoro sono sovraccaricate a lungo termine perché non sono adatte per i grandi volumi di stampa. In questo caso le disfunzioni succedono allora più probabilmente che quando sono utilizzate normalmente.

Qui una regola può allora ridurre i costi efficacemente che trasferisce i job di stampa a partire da un certo numero di pagine all‘altro apparecchio che è molto meno caro. L‘impiegato riceve un‘informazione riguardante questo trasferimento come popup sul suo PC o in un‘e-mail e può poi prendere il documento stampato alla fotocopiatrice.

Quali regole possono essere definite

Le soluzioni tecniche che possono essere utilizzate per realizzare la stampa basata sulle regole possedono per la maggior parte un assistente di regole tramite il quale si può definire delle regole di stampa p.es. con gli attributi seguenti , senza conoscenze di programmazione:

Tipo di utente

• Impiegato della gestione
• Allievo
• Ospite
• Docente o studente (per le istituzioni di insegnamento)
• Contingente di stampa dell‘impiegato

Caratteristiche dei documenti da stampare

• Numero di pagine
• Colore o nero e bianco
• Stampa semplice o duplex
• Formato
• Applicazione a partire della quale viene stampato
• Nome del documento
• Contenuto del documento (p.es. „Riservatissimo“)

Caratteristiche della stampante selezionata

• Apparecchio di colore o nero e bianco
• Luogo della stampante
• Caratteristiche di driver
• Velocità di stampa
• Costi per pagina di colore / monocromo
• Stato della stampante (online / offline)

Esempio per la visualizzazione di un assistente di regole (Nuance SafeCom)

Tramite questi parametri i job di stampa possono essere accettati, convertiti, trasferiti o fermati.

Per i casi dove l‘impiegato deve decidere se stesso su quale stampante vorrebbe stampare il documento è possibile visualizzare un aiuto per la decisione su forma di un popup con i costi previsti per la stampa sulla stampante che è alla sua disposizione.

Tramite un modulo di rapporto possono essere evaluati le conseguenze della stampa basate sulle regole. I costi di stampa possono essere così attribuiti a dei centri di costo o a singoli impiegati e fatturati.

Fa quindi sempre senso di analizzare il comportamento di stampa e di creare delle regole di stampa corrispondenti che possono ridurre i costi di stampa con un dispendio tecnico inferiore.

Le soluzioni di stampa che sopportano la stampa basata sulle regole

Sul mercato si trovano tante soluzioni per la stampa basate sulle regole. Qui ne sono alcuni esempi:

Lei è interssato nella stampa basata sulle regole?