Managed Print Services (MPS) – Definizione & concetto
Le definizioni di Managed Print Services (MPS) sono molteplici, ma il risultato è semplice e chiaro. Lei ha una trasparenza ed il controllo delle Sue stampanti che Le aiuta a risparmiare dei soldi e di aumentare la produttività nella Sua azienda. Inoltre, il software di Managed Print Services Le supporta per aumentare la sicurezza dei Suoi documenti e dati e di proteggere l‘ambiente in modo durevole.
Ma non è ancora tutto. Consegniamo automaticamente se Lei desidera il materiale di consumo giusto al momento giusto ed al luogo giusto. Per questo domandiamo alle Sue stampanti con il nostro software più volte al giorno di quale materiale di consumo avranno presto bisogno. E qui non importa se Lei ha stampanti di HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark o Samsung.
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Installare gestione onlineIl portale printer4you è il vostro punto centrale per tutte le richieste per quanto riguarda le Sue stampanti. Così Lei può per esempio segnalare delle disfunzioni 24 ore al giorno, ne occupiamo ed un tecnico di servizio risolverà il problema, così Lei potrà stampare di nuovo in un breve tempo.
I 3 passi di preparazione per Managed Print Services
- Lei determina le esigenze verso la Sua nuova stampante / stampante multifunzioni
- Si decida per un modello
- Registra le Sue stampanti
Perché ha bisogno anche Lei di Managed Print Services
Lei sapeva che – ammesso che La sua azienda sia simile alla più parte delle aziende - l'1%-3% dei Suoi redditi annui sono spesi per la creazione di documenti? Se le Sue stampanti non sono gestite si può che Lei spende ancora di più. La più parte delle aziende non sanno per che cosa esattamente sono spesi tutti questi soldi.
Con il concetto giusto di Managed Print Services Lei avrà il controllo sulle Sue stampanti ed i Suoi costi di stampa e profitterà di altri vantaggi. Con MPS Lei ridurrerà il Suo consumo di carta e di elettricità e proteggerà il nostro ambiente. E se Lei ed il Suo prestatore di servizi MPS non si fermano alle stampanti, fotocopiatrici e stampanti multifunzioni, ma integrano i processi di lavoro dei Suoi impiegati nelle ottimizzazioni, aumenterà notevolmente la produttività e la sicurezza dei Suoi documenti.
Diverse soluzioni di software MPS aiutano per analizzare ed attribuire i costi, per mantenere la confidenza di documenti, per permettere la stampa ad ogni momento, per attribuire i job di stampa economicamente alla stampante ottima e per archivare e ritrovare velocemente i documenti o per continuare a trattarli secondo dei processi predefiniti.
Managed Print Services riduce i Suoi costi, gestisce i Suoi documenti, dalla creazione all‘archiviazione, e rende più sicuro.
Lei profitterà dei vantaggi seguenti con MPS
Per quanto riguarda il Suo controllo di gestione
- Lei avrá la trasparenza ed il controllo sul Suo ambiente di stampa
Per il Suo portafoglio
- Lei riduce i costi per i toner, l‘inchiostro o altro materiale di consumo
- Lei riduce il consumo di carta e di elettricità
- Lei evita un proprio magazzino per lìnchiostro ed i toner
Per i Suoi impiegati
- Lei aumenta la produttività dei Suoi impiegati
- Lei riduce la carica di lavoro dei Suoi agenti del user help desk
- Lei riduce la carica di lavoro dei Suoi impiegati nel reparto acquisti
Per la Sua sicurezza
- Le informazioni nei Suoi documenti sono sicure
Per noi tutti
- Lei protegge il nostro ambiente
Qui Lei può iniziare il Suo progetto MPS:
Il processo di Managed Print Services
Inizia con un‘analisi di tutte le Sue stampanti e di tutti gli aspetti del Suo ambiente di stampa, così Lei conoscerà la Sua situazione attuale. Lei saprà come sono utilizzate le Sue stampanti, chi rispettivamente che cosa causa quali costi e dove sone le lacune di sicurezza nella Sua azienda.
Allo stesso tempo o prima o poco dopo l'analisi Lei definisce i Suoi obiettivi i quali dovrebbero essere supportati da un progetto MPS. Oltre a ridurre i costi di stampa Lei probabilmente ha delle idee concrete su altri obiettivi. Possiamo supportarLe qui. Quando Lei vede tutto quello che possono fare le Sue stampanti tramite le soluzioni di software, troverà velocemente dei campi da ammigliorare nella Sua azienda.
Quando la situazione attuale e gli obiettivi sono definiti, il concetto della situazione di scopo deve essere elaborato. Di questo si occupa il prestatore di servizi MPS il quale dovrebbe avere molta esperienza, siccome MPS è esigente e complesso.
Il concetto della situazione di scopo presenta le stampanti ottimizzate con tutte le soluzioni di software per la Sua azienda. Può contenire tutte le Sue stampanti, fotocopiatrici e stampanti multifunzioni esisitenti o una parte di queste come aggiuntivo a dei nuovi sistemi di stampa, o lo scambio di tutti i vecchi apparecchi tramite delle nuove stampanti e stampanti multifunzioni.
Rispettando i Suoi processi di lavoro ed il volume di stampa metterà le stampanti le più economiche con le quali avrà la produttivitá massima per i Suoi impiegati ai luoghi giusti nella Sua azienda.
A seconda dei Suoi obiettivi il software Le supporta per poter attribuire in futuro esattamente i costi al fattore che li ha causati, per stampare i job di stampa alla stampante la più economica ed adatta e per mantenere la confidenza dei documenti nella Sua azienda per lo speditore o il destinatario.
Le raccomandiamo di utilizzare un software di gestione online il quale comunica direttamente con le Sue stampanti di modo cifrato, quindi sicuro, per approvvigionare automaticamente del materiale di consumo. Naturalmente in un tool MPS di qualitá Lei può regolare dei diritti, così ha il controllo completo e lo tiene. Così i Suoi impiegati non devono più ordinare manualmente dei toner o dell‘inchiostro e possono concentrarsi su delle altre cose, e Lei può essere sicuro che il materiale di consumo arriverà sempre al luogo giusto ed al tempo giusto.
Il concetto della situazione di scopo su misura dovrebbe convincerLe. Di solito è presentato dal creatore, così Lei avrà il tempo per chiedere delle domande. Lei non dovrebbe essere impressionato dalle frasi di marketing e dovrebbe insistere per conscere i dettagli, finalmente si tratta dei Suoi soldi.
Le analisi ed i concetti di situazione di scopo possono essere eseguiti rispettivamente creati da aziende di consulenza o da fornitori di MPS (prestatori di servizi). Per tutti e due ci sono dei vantaggi e dei svantaggi. Le aziende di consulenza dovrebbero essere indipendenti, questo è il motivo per tante aziende di collaborare con le aziende di consulenza pure. I prestatori di servizi MPS conoscono la pratica e la considerano, così non ci saranno delle sorprese per Lei durante o dopo della durata del contratto.
Quando il concetto della situazione di scopo è adotto comincia la fase di implementazione. Qui tutto quello che è stato definito nel concetto della situazione di scopo viene realizzato, montato ed introdotto. Dei vecchi sistemi vengono smontati o spostati. Dei nuovi sistemi vengono montati ed integrati nella rete. Del software viene installato e configurato. Finalmente gli utenti vengono formati. Secondo la misura del progetto questo può durare un giorno ma anche qualche mese. Se il progetto MPS è per siti diversi, si deve coordinare parecchi appuntamenti e c‘è tanto da organizzare, ci vuole del tempo.
Quando tutto è terminato e possibile il funzionamento comincia la durata del contratto MPS. Lei lavorerà con delle stampanti rispettivamante delle stampanti multifunzioni efficienti e multiformi nell‘applicazione. Se tutto va bene, Lei non noterà molto, solamente che si stampa senza problemi e che Lei consuma meno di carta e di soldi.
Qui Lei può iniziare il Suo progetto MPS:
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