Analyse de l‘output – Optimiser et réduire les coûts

L‘output pour nous veut dire toute l‘impression et toute la distribution de documents dans votre entreprise. Au sein d‘une analyse de l‘output nous analysons la situation actuelle et représentons le résultat concernant les technologies employées, les processus et les coûts d‘une manière compréhensible. Sur cette base suivra le concept d‘une situation objectifs avec des buts clairs: l‘amélioration de l‘efficacité de vos processus de l‘output et – par conséquence – une réduction et une transparence des coûts durable.

Cela signifie que nous examinons ensemble avec vous tout votre environnement de l’operation avec son parc d’appareils et l’output des processus d’affaires et que nous l’optimisons étape par étape. Au sein de ce processus nous respectons bien sûr les questions des utilisateurs en ce qui concerne la sécurité, la protection de la santé et l’acceptation.

Nous parlons donc ici d’un grand projet qui est en tout cas exigeant. Une fois nous avons terminé notre travail vous aurez le savoir et l’équipement pour continuer le processus et pour l’établir durablement. Pour garantir que vous atteignez vos buts durablement il est indispensable que vous évaluez les résultats régulièrement et que vous continuez à les optimizer. Ainsi vous profiterez durablement des efforts pour l’analyse de l’output.

Contenu de l’analyse de l’output

Parc d’appareils

Tous les appareils employés d’output font partie du parc d’appareils, comme les imprimantes, les copieuses, les systèmes multifonctions, les scanneurs, les téléfax. Dans ce contexte sont importants aussi les emplacements des apparails singuliers. Ils sont souvent subdivisés en emplacements de bureau et emplacements spéciaux. Les emplacements spéciaux sont ceux des appareils avec des exigences spécifiques, p.ex. les scanneurs de boîtes de réception, les imprimantes avec connection directe aux appareils de diagnostic, les imprimantes d’étiquettes, les imprimantes de caisse ou de bons, les imprimantes de grand format, les imprimantes photo, les grands appareils des imprimeries in-house.

Déroulement typique d‘une analyse de l‘output

0. Avant de commencer

Tout d‘abord nous définissons avec vous le contenu et les buts de l‘analyse. A l‘aide d‘une check-list nous traitons les composantes singulières et les élaborons de manière détaillée. Dans un plan de temps du projet nous représentons les étapes de l‘analyse de l‘output d‘une telle facon qu‘elles sont faciles à contrôler. Une matrice de contacts assure que toutes les personnes qui ont une influence sur le résultat de l‘analyse connaîssent leurs tâches et les communiquent correctement.

1. Etat des lieux

Ici toutes les données sont collectées pour représenter la situation actuelle comme il a été défini dans le contenu. Pour cela tous les appareils sont inventoriés, y compris les données commerciales. Au sein de cette phase nous sommes sur lieu chez vous, regardons tous les bureaux avec des appareils, discutons avec les employés, les représentants des employés, le service informatique, le service achat, la gestion d’entreprise.

2. Analyse de la situation actuelle

Dans cette phase nous vérifions les données, les analysons et les représentons. Vous recevrez par nous des premiers brouillons de la présentation pour verification, discussion et confirmation.

3. Concept de la situation objectifs

Sur la base du contenu convenu nous développons le premier brouillon modulaire de la situation objectifs pour discussion et amélioration. En règle générale dans cette phase il y a plusieurs brouillons jusqu’à ce que toutes les parties sont d’accord.

4. Discussion

Le processus de communicaton commence déjà lors de la phase du concept de la situation objectifs et est continué intensément jusqu’à la réception de l’analyse de la situation actuelle et surtout jusqu’à la décision finale sur le concept de la situation objectifs.

5. Présentation et remise des résultats

Dans cette phase le travail est terminé et nous vous présentons, volontièrement avec une audience nombreuse, les résultats:

• les Infomations clé de l’analyse de l’output.
• l’orientation stratégique du concept de la situation objectifs.
• le bénéfice pour les processus d’affaires.

Vous recevrez tous les documents élaborés au sein du projet électroniqument. En supplément nous livrons les modules les plus importants en fichiers modifiables. Ainsi vous pourrez entreprendre ultérieures étapes comme l’élaboration d’un cahier des charges pour un appel d’offres de manière très simple et rapide.

Pourquoi nous sommes convaincus de la nécessité d’une analyse de l’output?

Malgré toute la digitalisation nombreuses études confirment l’augementaton du nombre de documents imprimés dans les entreprises. Ainsi l’environnement de l’output restera un facteur de coûts décisif. Pour l’optimiser et ainsi réduire les coûts vous avez sûrtout besoin de la transparence. C’est-à-dire qui imprime où et combien tous les jours dans votre enterprise et quels coûts sont ainsi réellement engendrés. L’analyse de l’output est ici la plateforme idéale. Elle ne s’arrête pas à décrire la situation actuelle mais présente un concept de la situation objectifs qui contient des buts, des mesures concrètes et des critères par lesquels vous pouvez vérifier si vous atteignez les buts.

Nous sommes convaincus que avec une analyse de l‘output chez vous également nous découvrons du potentiel d‘optimisation. Envoyez-nous encore aujourd‘hui le formulaire de contact rempli. Nous vous contacterons dans les meilleurs délais et convenons un rendez-vous.

Vous êtes intéressé dans une analyse de l‘output?