Analisi dell‘output – ottimizzare e ridurre i costi
Per noi l’output è la stampa e la distribuzione intera di documenti nella Sua azienda. Nell'analisi dell’output analizziamo la situazione attuale e rappresentiamo il risultato riguardante la tecnica impiegate, i processi ed i costi. Su questa base segue la concezione di una situazione richiesta con degli obiettivi chiari: Miglioramento dell’efficienza dei Suoi processi di output e – come conseguanza – la riduzione e la trasparenza durabile dei costi.
Questo significa che analizziamo il Suo ambiente dell’operazione completo con il parco degli apparecchi e l’output dei processi business insieme a Lei e che l’ottimizziamo passo per passo. Consideriamo qui naturalmente anche le domande di sicurezza, di protezione della salute e dell’accettazione degli utenti.
Si tratta qui dunque di un grande progetto che è in ogni caso esigente. Quando avremo finito il nostro lavoro Lei avrà il sapere e l’equipaggiamento per continuare il processo e per fissarlo. Per garantire che Lei raggiunge gli obiettivi di modo durabile è indispensabile di valutare i risultati regolarmente e di continaure a ottimizarli. Così Lei profiterà di modo durabile dell’analisi dell’output.
Contenuto dell'analisi dell‘output
Il parco degli apparecchi
Fanno parte del parco degli apparecchi tutti gli apparecchi di output come le stampanti, le fotocopiatrici, i sistemi multifunzione, scanner, fax. In questo contesto sono anche importanti i posti di ogni apparecchio. Sono spesso suddivisi in posti dell‘ambiente dell‘ufficio e posti speciali. I posti speciali sono degli apparecchi con esigenze speciali, p.es. i scanner di posta in arrivo, le stampanti con connessione diretta agli apparecchi di diagnosi, le stampanti di etichette, le stampanti di cassa o di scontrini, le stampanti di grande formato, le stampanti fotografiche, i grandi apparecchi delle tipografie in-house.
Ambiente dell’operazione
L'ambiente dell’operazione contiene delle aree che sono essenziali per l’operazione del parco:
- l'ambiente IT in cui gli apparecchi sono utilizzati.
- l'ambiente di processi come le ordini di toner o di servizio, la fatturazione di pagine, controlle delle fatture dei fornitori, acquisti.
- Esigenze dei processi business verso il parco degli apparecchi come certi formati, delle certificazioni, fra l’altro
Sistemi di gestione
I sistemi di gestione sono delle soluzioni IT che supportano le operazioni in corso tecnologicamente per automatizzare i processi e garantire allo stesso tempo la trasparenza e la sicurezza al più alto livello. Dei sistemi tipici sono:
- Gestione del parco
- Gestione della sicurezza
- Gestione dei contratti
Esigenze commerciali
Questo include i metodi di fatturazione nei contratti, l'analisi dei contratti esistenti, il confronto di acquisto e leasing (affitto), il confronto di fatturazione e l’emissione di crediti.
Anche le esigenze verso il SLA (service level agreement) devono essere descritti qui, specialmente:
- Tempi di reazione e di ricostituzione.
- Riduzione rispettivamente aumento del numero degli apparecchi nel parco.
- Consegna degli apparecchi pronta per la messa in esercizio.
- Manimento di cambiamenti di posti e apparecchi.
- Misure di formazione per utenti e riparto IT.
- Esigenze verso il reporting.
Nuovi servizi
Abbiamo preso il termine di servizio dall’approccio best practice ITSM (IT service management) dell’ITIL (Information Technology Infrastructure Library). I processi business richiedono il supporto da servizi IT. MPS (Managed Print Service) è un tale servizio. Il supporto riguarda le nuove funzioni rispettivamente l’eliminazione di limiti esistenti. Riguardante l’analisi dell’output questo riguarda per esempio:
- Mobile Printing
- Follow Me Printing
- Funzioni di scansione con connezione a dei sistemi esistenti
- Sistema di fatturazione
Svolgimento tipico di un’analisi dell’output
0. Prima dell'inizio
Prima di tutto definiamo con Lei i contenti e gli scopi dell’analisi. Per questo passiamo le singole componenti con una check list e le elaboriamo di modo dettagliato. Rappresentiamo i passi dell’analisi in un piano di tempo del progetto di maniera che sono facili da controllare. Una matrice di contatti assicura che tutte le persone che hanno un‘influenza sul risultato dell‘analisi dell‘output conoscono i loro compiti e li communicano correttamente.
1. Registrazione dello stato attuale
Qui vengono raccolti tutti i dati rilevanti per rappresentare la situazione attuale come è stato definito nel contento. Per questo tutti gli apparecchi vengono inventariati, i dati commerciali inclusi. In questa fase siamo sul luogo da Lei, andiamo in tutti gli uffici dove sono degli apparecchi e parliamo con gli impiegati, con i rappresentanti degli impiegati, con il reparto IT, con il reparto acquisti e con la gestione dell‘azienda.
2. Analisi dello stato attuale
In questa fase verifichiamo i dati, li analizziamo e li rappresentiamo. Lei riceverá da noi i primi schizzi di questa presentazione per verificazione, discussione e confermazione.
3. Concetto dello stato richiesto
Sulla base dei contenuti concordati, sviluppiamo il primo schizzo modulare del concetto dello stato richiesto per discutere il concetto con Lei e per migilorarlo. In generale in questa fase sono creati schizzi differenti fino a un consenso comune.
4. Discussione
Il processo di comunicazione inizia già durante il concetto dello stato richiesto ed è continuato intensamente fino alla recezione dell’analisi della situazione attuale e soprattutto fino alla decisione finale sul concetto dello stato richiesto.
5. Presentazione e consegna dei risultati
Ora il lavoro è terminato e Le presentiamo volentieri, anche con parecchi spettatori, i risultati:
- Punti fondamentali dell‘analisi dell'output.
- Orientamento strategico del concetto dello stato richiesto.
- Vantaggio per i processi business.
Lei riceverà tutti i documenti creati nel progetto elettronicamente. Forniamo i moduli i più importanti aggiuntivamente come file che si possono modificare. Così Lei potrá eseguire tutti i passi seguenti molto rapidamente e semplicemente come p.es. la creazione di un capitolato d’oneri per un bando di concorso.
Perché siamo convinti della necessità di un'analisi dell’output?
Nonostante tutta la digitalizzazione numerosi studi confermano il continuo aumento del numero di documenti stampati e distribuiti nelle aziende. Di conseguenza, l'ambiente dell’output resterà un fattore di costo decisivo. Per ottimizzarlo e per ridurre i costi Lei ha bisogno soprattutto di trasparenza. Questo vuol dire il sommario completo di chi stampa quando e quanto nella Sua azienda e i costi che sono così realmente generati. Per questo l’analisi dell’output offre la piattaforma ideale. Non si ferma con la descrizione dello stato attuale, ma con un concetto dello stato richiesto che contiene degli scopi e come raggiungerli, delle misure e criteri di misura con i quali potrà verificare se gli scopi sono stati raggiunti.
Siamo sicuri che con un'analisi dell'output possiamo anche scoprire il potenziale di ottimizzazione per Lei. Inviici ancora oggi il modulo riempito. Le contatteremo al più presto possibile per convenire un appuntamento.
Gratuitamente e senza impegno