MPS-Abrechnungsmodelle – Welches eignet sich am besten für Sie?

Es gibt verschiedene Abrechnungsmodelle für Managed Print Services Verträge und welches Modell davon für Sie geeignet ist, lässt sich ohne Ihre Anforderungen zu kennen nicht beantworten.

Generell kann gesagt werden, dass alle Kostenblöcke transparent dargestellt werden sollten. Ein wesentliches Argument für MPS ist ja gerade die erhöhte Transparenz der Kosten, daher sollte sich dies auch in den Abrechnungsmodellen widerspiegeln.
Übrigens ist die Frage, ob Leasing oder Kauf der Hardware und Software keine Frage, die unmittelbar mit dem Abrechnungsmodell zu tun hat. Weiterhin ist ein Klickpreis für eine bedruckte Seite kein Kriterium dafür, dass es sich um MPS handelt.

Die Kostenblöcke in einem MPS-Vertrag

Die Kosten, die von Beginn bis zum Ende von Managed Print Services entstehen, können in 5 große Blöcke unterteilt werden:

  • Geräte und Optionen
  • Software und Lösungen
  • Services, wie Reparatur und die Lieferung von Verbrauchsmaterialien (Toner, Tinte, Wartungskits)
  • Rollout, Implementierung und betriebsbereite Übergabe aller Komponenten
  • Projektkosten, wie die Verwaltung des Vertrages und die Beratung

An dieser Aufteilung ist schon zu erkennen, dass nicht alle Kostenblöcke für Leasing geeignet sind. Geräte und Optionen sowie Software und Lösungen lassen sich finanzieren, können also geleast werden. Die anderen drei Kostenblöcke sind Dienstleistungen und gehören eher nicht in eine Finanzierung. In der öffentlichen Verwaltung zum Beispiel ist dies haushaltsrechtlich nicht erlaubt.

Managed Print Services Abrechnungsmodelle

Der Kostenblock "Services" spielt eine besondere Rolle, weil dieser Block stark verbrauchsabhängig ist. Wie viele Technikereinsätze und Tonerkassetten oder Tintenpatronen während der Vertragslaufzeit benötigt werden, hängt direkt vom Verbrauch ab.

Der Kostenblock "Service" kann weiter untergliedert werden in:

  • Reparatur von Störungen an den Geräten und Optionen
  • Wiederherstellung oder Update von Software
  • Wartung der Geräte entsprechend der Wartungsintervalle des Herstellers oder proaktiv nach Plan
  • Verbrauchsmaterial, wie Tonerkartuschen, Tintenpatronen, Resttonerbehälter und andere Komponenten, die in der Regel durch den Anwender gewechselt werden können

Insbesondere bei der Methode der Abrechnung nach gedruckten Seiten (per Klickpreis) liegt für den MPS-Provider (Lieferant, Dienstleister) eine Gefahr, unverhältnismäßig viel Verbrauchsmaterial zu liefern und viele Service-Einsätze zu realisieren, das bzw. die mit den abzurechnenden Seiten nicht bezahlt wird bzw. werden. Aus dem Grund gibt es meist hier für Sie als Kunde eine vom Lieferanten eingepreiste Sicherheit, die zu Ihren Lasten geht.

Wir bei printer4you favorisieren es, Ihnen die Kosten vollständig transparent zu machen. Aus diesem Grund zeigen wir Ihnen auf unserem MPS-Portal sämtliche Einzelpreise für die Hardware, für den Service und für die Verbrauchsmaterialien im Detail.

Die Seitenpreise (Preis pro gedruckte A4-Seite) aller Drucker und MFP-Systeme der Hersteller HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark und Samsung können Sie auf unserem MPS-Portal rein informativ sehen, wenn Sie die Ansicht der Druckkosten entsprechend umschalten.

Mit printer4you sind Sie stets auf der fairen und vollständig transparenten Seite.


Hier können Sie transparent die Gesamtkosten für Ihre Drucker berechnen:

Mögliche MPS-Abrechnungsmodelle

Wir stellen immer wieder fest, dass in vielen Angeboten für MPS lediglich Klickpreise (Preis für die bedruckte A4-Seite) zu finden sind, in denen angeblich alle Kostenblöcke enthalten sein sollen.
Hier werden bereits bei der Entstehung von Managed Print Services, und zwar in der Angebots-Phase, die Qualitätskriterien Transparenz und Kosteneffizienz vernachlässigt.

Transparenz:

Die Kenntnis der Kosten der einzelnen Blöcke und seiner Gliederungen ist wesentlich für den gesamten Lifecycle von Managed Print Services, von der Planung, über die Angebotsphase, bis zum laufenden Betrieb.

Der Zuschlag auf ein Angebot mit dem niedrigsten einheitlichen All-In-Klick (Preis pro A4-Seite, der sämtliche Kosten beinhaltet) für alle Drucksysteme mit einem vorgegebenen Mindestvolumen (unabhängig von der Anzahl an tatsächlich gedruckten Seiten, zahlen Sie mindestens eine vertraglich vereinbarte Anzahl Seiten) ist nicht automatisch der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot. Somit ist die Entscheidung für ein bestimmtes Abrechnungsmodell die Basis für die Entscheidung nach Wirtschaftlichkeit und legt die Grundlagen für die Möglichkeiten oder Beschränkungen einer weiteren ständigen Optimierung.

Kosteneffizienz:

Die Wahl des Abrechnungsmodells entscheidet darüber, ob es möglich ist, während der Laufzeit eines Vertrages mit geeigneten Maßnahmen eine weitere Senkung der Kosten bei gleichem Outputvolumen zu erreichen.

Bei einem seitenbasierten Verfahren auf Klickbasis sind die Kosten je Seite fixiert und können nicht geändert werden. Eine Kostensenkung bei gleichem Outputvolumen ist nicht möglich.

Bei einem verbrauchsbasierten Verfahren sind die Kosten vom Verbrauch abhängig. Der Verbrauch wiederum kann durch geeignete Maßnahmen reduziert werden, womit auch die Kosten gesenkt werden können.

printer4you rechnet auf Grund des tatsächlichen Verbrauchs sämtlicher Verbrauchsmaterialien ab und schon in der Angebots-Phase machen wir Ihnen gegenüber alle Kostenblöcke vollständig transparent. Hier können Sie die Gesamtkosten Ihrer Drucker einsehen.


Allgemein kann im Markt zwischen zwei verschiedenen Modellen der Abrechnung unterschieden werden:

  • Seitenbasiert » Klickpreis je Seite
    • All In Klick mit Mindestvolumen und Folgeseiten
    • All In Klick ohne Mindestvolumen
    • Base plus Klick mit Mindestvolumen und Folgeseiten
    • Base plus Klick ohne Mindestvolumen
  • Verbrauchsbasiert » Preis je Verbrauch
    • Feste monatliche Rate und Verrechnung der Mehr- oder Minderverbräuche nach Zeitintervall
    • Zählung der gelieferten Verbrauchsmaterialien und monatliche Abrechnung nach Stückpreisen, printer4you bietet diese faire und transparente Methode auf dem MPS-Portal

Hier können Sie Ihr eigenes MPS-Projekt starten:


Die folgende Abbildung zeigt schematisch das Abrechnungsmodell seitenbasiert - All In Klick mit Mindestvolumen:

Abrechnungsmodell All in Klick

Die roten Flächen stellen das Mindervolumen (nicht verbrauchtes Mindestvolumen) dar. Je nach Vertrag entsteht hier ein Guthaben, welches nach einem Zeitintervall verrechnet wird oder es wird Leistung bezahlt aber nicht geliefert. Die orangen Flächen stellen die Folgeseiten (Mehrverbrauch über dem Mindestvolumen) dar. Hier entstehen Mehrkosten nach der Formel: Mehrseiten * Folge Klick Preis = Mehrkosten.


Die folgende Abbildung stellt das Abrechnungsmodell seitenbasiert Base plus Klick dar:

Abrechnungsmodell Base Plus Klick

Die Linie stellt die Base dar, welche die Basisrate ist, die meist die Gebühr für den Break-Fix-Service ist und als Festbetrag berechnet wird (die orange Fläche). Die verbrauchten Klicks werden entsprechend der tatsächlichen Anzahl  berechnet (die rote Fläche).


Die folgende Abbildung zeigt das Abrechnungsmodell verbrauchsbasiert:

Abrechnungsmodell verbrauchsbasiert

Die monatlichen Verbräuche sind variabel, in der Darstellung sinken tendenziell die Verbräuche nach einem anfänglichen Anstieg. Während der Laufzeit wurden hier geeignete Maßnahmen zur Senkung der Verbräuche umgesetzt, die sich nun auswirken.


Schauen Sie sich doch gleich mal an, wie Sie mit printer4you die Druckkosten berechnen und darstellen können.