Regelbasierter Druck

Durch den regelbasierten Druck lassen sich in Unternehmen - abhängig von der jeweiligen Menge der gedruckten Seiten - Druckkosten durch das Erzwingen von Druckvorschriften in nicht unerheblichem Maße sparen. Der regelbasierte Druck setzt hierbei unter anderem bei Mitarbeitergewohnheiten an und zwingt diese, gewisse kosteneffiziente Funktionalitäten der Druckinfrastruktur zu nutzen oder legt Maximalgrenzen fest. So können Regeln festgeschrieben werden, dass Emails nur in einer bestimmten Farbe gedruckt werden, eine bestimmte Art von Ausdrucken an eine tägliche Maximalanzahl gekoppelt wird oder der Duplexdruck zur Pflicht bei Ausdrucken von Informationsmateriliaien wird.

Beispielrechnungen für die Einsparungen durch den regelbasierten Druck

Im Folgenden wollen wir Ihnen nun anhand eines fiktiver Unternehmen die Sinnhaftlichkeit von regelbasierten Druckmaßnahmen aufzeigen.


Beispiel 1:

Sie besitzen ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, in welchem jeder Mitarbeiter täglich durchschnittlich drei Emails ausdruckt, um diese lediglich zu lesen und danach wieder zu entsorgen. Ein solcher Ausdruck umfasst im Schnitt zwei Seiten, sodass pro Arbeitstag von allen Mitarbeitern 600 Blatt Papier bedruckt werden. Hochgerechnet auf 220 Arbeitstage im Jahr ergibt das eine Menge an Papier von 132.000 Blättern, also 264 Ries je 500 Blatt A4.

Insbesondere bei Verträgen mit Dienstleistern, welche abhängig der Anzahl gedruckter Seiten die Kosten berechnet, können hier enorme Druckkosten eingespart werden. Nehmen wir an, eine Farbseite kostet 0,05 € und eine in s/w gedruckte Seite kostet 0,004 €. Bei 75% der täglich 600 gedruckten Seiten handelt es sich um Farbausdrucke, sodass täglich 450 Seiten in Farbe und nur 150 Seiten in Schwarz/Weiß gedruckt werden. Jährlich werden so 99.000 Seiten in Farbe gedruckt und sorgen so für Kosten in Höhe von 4.950,00€. Auf der anderen Seite werden in Schwarz/Weiß 33.000 Seiten gedruckt, welche nur mit 132,00€ zu Buche schlagen. In Summe handelt es sich bei den Ausdrucken von Emails um jährliche Kosten in Höhe von 5.082,00€ zzgl. der Kosten des Papiers.

Regelbasiertes Drucken

Sollte nun die einfache Druckregel hinterlegt werden, dass im Falle von E-Mail-Ausdrucken immer auf den Duplexdruck zurückgegriffen wird und Ausdrucke auch nur in Schwarz/Weiß erfolgen dürfen, lassen sich so jedes Jahr erhebliche Druckkosten sparen. Durch die Regel des Duplexdruckes lassen sich bereits jährlich 50% der Papierkosten sparen. Des Weiteren kommen durch die Regelung des gezwungenen Schwarz/Weiß-Druckes nur noch jährliche Kosten in Höhe von 528,00€ zusammen. Es lässt sich also ein Einsparpotential allein in Bezug auf die Anzahl der gedruckten Seiten ohne Berücksichtigung des verbrauchten Papieres von 4.554,00€ ermitteln, welches fast 90% ausmacht.

Je nach Hersteller einer solchen Lösung für das regelbasierte Drucken belaufen sich die einmaligen Kosten inkl. Installation für beliebig viele Drucker und der Softwarewartung über einen Zeitraum von 5 Jahren auf ca. 4.000,00 €.


Beispiel 2:

Einige Ihrer Mitarbeiter haben an Ihrem Arbeitsplatz kleine Arbeitsplatzdrucker stehen, welche technisch nur für ca. 1.500 - 2.000 Seiten pro Monat ausgelegt sind. Größere Drucker oder Kopierer sind im Unternehmen an zentraler Stelle platziert. Diese Mitarbeiter nutzen aus Bequemlichkeit nun in regelmäßigen Abständen ihre Arbeitsplatzdrucker auch zum Ausdruck von Dokumentationen mit 150 oder 250 Seiten.

Die Folge für Sie sind nun deutlich höhere Kosten der Verbrauchsmaterialien, weil die Kosten bei großen Füllmengen, wie sie bei hochvolumigen Drucksystemen, wie MFP und Kopierern eingesetzt werden, im Verhältnis zur gedruckten Seite deutlich niedriger sind. Des Weiteren sind kleine Arbeitsplatzdrucker auf lange Sicht überstrapaziert, da sie nicht auf das große Druckvolumen ausgelegt sind. Sie werden also eher ausfallen oder Störungen aufweisen, als bei normaler Nutzung.

Hier kann also eine Druckregel Kosten wirksam reduzieren, die Druckjobs ab einer bestimmten Seitenanzahl auf das erheblich kostengünstigere Großgerät umleitet. Der Mitarbeiter erhält über diese Umleitung eine Information mittels eines Popups auf seinem Rechner oder eine E-Mail und kann das gedruckte Dokument dann am Kopierer abholen.

Welche Regeln lassen sich definieren

Die technischen Lösungen, mit denen sich ein regelbasierter Druck realisieren lässt, besitzen meist einen Regelassistenten, mit Hilfe dessen sich ohne Programmierkenntnisse Druckregeln z.B. anhand der folgenden Attribute definieren lassen:

Benutzertyp

  • Mitarbeiter der Geschäftsführung
  • Auszubildender
  • Gast
  • Dozent oder Student (an Lehreinrichtungen)
  • Druckkontingent des Mitarbeiters

Eigenschaften der zu druckenden Dokumente

  • Seitenzahl
  • Farbe oder s/w
  • Simplex/Duplexdruck
  • Format
  • Anwendung, aus der gedruckt wird
  • Name des Dokumentes
  • Inhalt des Dokumentes (z. B. „Streng vertraulich“)

Eigenschaften des ausgewählten Druckers

  • Farbgerät oder Monochrom-Drucker
  • Standort des Druckers
  • Treibereigenschaften
  • Druckgeschwindigkeit
  • Seitenkosten Color/Monochrom
  • Status des Drucker (Online/Offline)
Regelassistent - regelbasiertes Drucken

Beispiel für die Ansicht eines Regelassistenten (Nuance SafeCom)

Anhand dieser Parameter können Druckaufträge zugelassen oder abgelehnt, konvertiert, umgeleitet oder angehalten werden.

Für Fälle, in denen der Mitarbeiter selbst entscheiden soll, auf welchem Drucker er das Dokument ausgeben möchte, kann eine Entscheidungshilfe in Form eines Popups mit den voraussichtlichen Kosten für den Ausdruck auf dem ihm zur Verfügung stehenden Drucker dargestellt werden.

Mittels eines Berichtsmoduls lassen sich die Auswirkungen des regelbasierten Drucks auswerten. Druckkosten können so Kostenstellen oder einzelnen Mitarbeitern zugewiesen und abgerechnet werden.

Es ist also immer sinnvoll, das Druckverhalten im Unternehmen zu analysieren und entsprechende Druckrichtlinien zu erstellen, welche die Kosten für das Drucken mit einem relativ geringen technischen Aufwand reduzieren können.

Drucklösungen, welche regelbasierten Druck unterstützen

Auf dem Markt findet man viele Lösungen für den regelbasierten Druck. Hier sind einige Beispiele:

Nuance SafeCom
Nuance Equitrac
HP Access Control
Papercut
Canon UniFLOW
Gespage
PrintAudit
DOCQROUTE
YSoft SafeQ
Doxense Watchdoc
Genius Bytes GeniusMFP
Cirrato
Schomäcker QPilot
u.v.m


Haben Sie Interesse an dem regelbasierten Druck?

Ihre Kontaktinformationen

* notwendige Informationen