Managed Print Services (MPS) - Definition & Konzept

Die Definitionen von Managed Print Services (MPS) sind vielfältig, doch das Ergebnis ist einfach und eindeutig. Sie erlangen Transparenz und Kontrolle über Ihre Drucker, was Ihnen hilft, Geld zu sparen und die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Darüber hinaus hilft Managed Print Services Software, die Sicherheit im Umgang mit Ihren Dokumenten und Daten zu erhöhen und die Umwelt nachhaltig zu entlasten.

Das ist noch nicht alles. Wir liefern auf Wunsch automatisiert die richtigen Verbrauchsmaterialien, zum richtigen Zeitpunkt, an den richtigen Ort. Dazu fragen wir mit unserer Software mehrmals täglich Ihre Drucker, was demnächst benötigt werden wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Drucker von HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark oder Samsung haben.

Probieren Sie es gleich aus!

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Das printer4you Portal ist Ihr zentraler Anlaufpunkt für sämtliche Angelegenheiten Ihrer Drucker, so können Sie z.B. rund um die Uhr eine Störung melden, wir sorgen dafür, dass sich ein Servicetechniker schnell um Ihre Drucker kümmert, so dass Sie kurzfristig wieder drucken können.

In 3 Schritten zu Managed Print Services

  1. Bestimmen Sie die Anforderungen an Ihren neuen Drucker / Multifunktionsgerät
  2. Entscheiden Sie sich für ein Modell
  3. Registrieren Sie Ihre Drucker
Was sind MPS?

Warum auch Sie Managed Print Services brauchen

Wussten Sie, dass – vorausgesetzt, Ihr Unternehmen ist ähnlich den meisten Unternehmen – 1% bis 3% Ihrer Jahreserlöse für das Erstellen von Dokumenten aufgebracht bzw. ausgegeben werden? Wenn Ihre Druckerlandschaft nicht gemanaged ist, geben Sie womöglich noch mehr Geld aus. Die meisten Unternehmen haben keine Ahnung, wofür genau eigentlich das viele Geld ausgegeben wird.

Mit dem richtigen Managed Print Services Konzept erlangen Sie Kontrolle über Ihre Drucker und Ihre Druckkosten und genießen weitere Vorteile. Sie reduzieren mit MPS Ihren Papierverbrauch, senken den Stromverbrauch und schonen unsere Umwelt. Und wenn Sie und Ihr MPS Dienstleister nicht bei den Druckern, Kopierern und MFP-Systemen an sich aufhören, sondern die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter in den Optimierungsüberlegungen mit einbeziehen, dann erlangen Sie deutliche Produktivitätssteigerungen und ein erhöhtes Maß an Sicherheit der Informationen Ihrer Dokumente.

Verschiedene MPS-Softwarelösungen helfen dabei, die Kosten aufzuschlüsseln und zuzuordnen, die Vertraulichkeit von Dokumenten zu wahren, das Drucken jederzeit zu ermöglichen, Druckaufträge wirtschaftlich sinnvoll zu den für den Druckjob optimalen Druckern zu routen und Dokumente zu archivieren und schnell wieder zu finden oder nach vorgegebenen Abläufen weiter zu bearbeiten.

Managed Print Services senken Ihre Kosten, managen Ihre Dokumente, von der Erstellung bis zur Archivierung und sorgen für Sicherheit.

Diese Vorteile bringen Ihnen MPS

Für Ihr Controlling

  • Sie erlangen Transparenz und Kontrolle über Ihre Druckumgebung

Für Ihren Geldbeutel

  • Sie reduzieren die Kosten für Toner, Tinte und sonstigen Verbrauchsmaterialien
  • Sie reduzieren den Papier- und den Stromverbrauch
  • Sie ersparen sich ein eigenes Lager für Tinte und Toner

Für Ihre Mitarbeiter

  • Sie steigern die Produktivität Ihrer Mitarbeiter
  • Sie entlasten Ihre User-Helpdesk Mitarbeiter
  • Sie entlasten Ihre Mitarbeiter im Einkauf

Für Ihre Sicherheit

  • Sie erlangen Sicherheit für die Informationen auf Ihren Dokumenten

Für uns alle

  • Sie entlasten unsere Umwelt

Vorteile von MPS

Hier können Sie Ihr MPS-Projekt starten:

Der Prozess von Managed Print Services

Es beginnt mit einem Assessment. Anhand einer Analyse Ihrer gesamten Druckerlandschaft und allen Aspekten Ihrer Druckerumgebung lernen Sie Ihre Ist-Situation kennen. Sie erfahren, wie Ihre Drucker genutzt werden, wer bzw. was welche Kosten verursacht und wo Sicherheitslücken in Ihrem Unternehmen sind.

Entweder zur selben Zeit oder vor oder kurz nach der Analyse definieren Sie Ihre Ziele, die mit einem MPS-Projekt unterstützt werden sollen. Neben dem Reduzieren der Druckkosten werden Sie vermutlich konkrete Vorstellungen haben, was Sie ansonsten erreichen möchten. Wir können Ihnen dabei behilflich sein. Wenn Sie lernen, was Ihre Drucker mithilfe von Softwarelösungen alles können, werden Sie schnell Felder finden, die Sie in Ihrem Unternehmen verbessert haben möchten.

Wenn die Ist-Situation und die Zielsetzungen feststehen, muss das Soll-Konzept erarbeitet werden. Das übernimmt der MPS-Dienstleister, der hier viele Erfahrungen vorweisen sollte, denn MPS ist anspruchsvoll und komplex.

Das Soll-Konzept stellt die optimierte Druckerlandschaft inkl. sämtlicher Softwarelösungen für Ihr Unternehmen dar. Es kann alle oder einen Teil Ihrer bereits bestehenden Drucker, Kopierer und MFP-Systeme als Ergänzung zu neuen Druck-Systemen beinhalten oder den Austausch aller Altsysteme durch neue Drucker und multifunktionale Systeme (MFP) vorsehen.

Managed Print Services

Unter Beachtung Ihrer Arbeitsabläufe und dem Druckaufkommen wird es die wirtschaftlich sinnvollsten Drucker, mit denen Sie die höchstmögliche Produktivität für Ihre Mitarbeiter erreichen, an den richtigen Stellen in Ihrem Unternehmen platzieren.

Je nach dem wo Ihre Zielsetzungen liegen, wird Software dazu beitragen, dass Sie zukünftig die Kosten dem Verursacher genau zuordnen können, Druckjobs am geeigneten und kostengünstigsten Drucker ausgedruckt werden und die Dokumente in ihrem Unternehmen für den Absender und den oder die Adressaten garantiert vertraulich bleiben.

Wenn die Ist-Situation und die Zielsetzungen feststehen, muss das Soll-Konzept erarbeitet werden. Das übernimmt der MPS-Dienstleister, der hier viele Erfahrungen vorweisen sollte, denn MPS ist anspruchsvoll und komplex.

Das Soll-Konzept stellt die optimierte Druckerlandschaft inkl. sämtlicher Softwarelösungen für Ihr Unternehmen dar. Es kann alle oder einen Teil Ihrer bereits bestehenden Drucker, Kopierer und MFP-Systeme als Ergänzung zu neuen Druck-Systemen beinhalten oder den Austausch aller Altsysteme durch neue Drucker und multifunktionale Systeme (MFP) vorsehen.

Unter Beachtung Ihrer Arbeitsabläufe und dem Druckaufkommen wird es die wirtschaftlich sinnvollsten Drucker, mit denen Sie die höchstmögliche Produktivität für Ihre Mitarbeiter erreichen, an den richtigen Stellen in Ihrem Unternehmen platzieren.

Je nach dem wo Ihre Zielsetzungen liegen, wird Software dazu beitragen, dass Sie zukünftig die Kosten dem Verursacher genau zuordnen können, Druckjobs am geeigneten und kostengünstigsten Drucker ausgedruckt werden und die Dokumente in ihrem Unternehmen für den Absender und den oder die Adressaten garantiert vertraulich bleiben.

Der MPS Prozess

Wir empfehlen, dass Sie eine Online-Management-Software zum Einsatz bringen, die direkt mit Ihren Druckern über einen verschlüsselten, also sicheren, Weg kommuniziert und so für automatische Lieferungen von Verbrauchsmaterialien sorgt. Natürlich können Sie in einem guten MPS-Tool Berechtigungs- und Genehmigungsstufen einstellen, so dass Sie die volle Kontrolle ausüben und behalten. So schaffen Sie Freiheit für Ihre Mitarbeiter, sich um Wichtigeres – als das manuelle Bestellen von Toner oder Tinte - zu kümmern und können sicher sein, dass Supplies immer zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort eintreffen.

Das auf Ihre Bedürfnisse maßgeschneiderte Soll-Konzept sollte Sie überzeugen. Üblicherweise wird es Ihnen vom Ersteller präsentiert, so dass Sie ausreichend Gelegenheit und Zeit haben, Ihre Fragen zu stellen. Lassen Sie sich bitte nicht von Marketing-Phrasen beeindrucken und bestehen Sie darauf, tief in die Materie einzusteigen. Schließlich geht es um Ihr Geld.

Assessments und Soll-Konzepte können von Consulting-Unternehmen oder von MPS Providern (Dienstleister) durchgeführt bzw. erstellt werden. Beides hat Vor- und Nachteile. Consulting-Unternehmen sollten unabhängig sein, was für viele auch der Grund für die Zusammenarbeit mit reinen Consulting-Unternehmen ist. MPS-Dienstleister kennen die Praxis aus eigener Erfahrung und berücksichtigen diese, so dass es für Sie während oder nach der MPS-Vertragslaufzeit keine bösen Überraschungen gibt.

Nach der Verabschiedung eines Soll-Konzepts kommt die Implementierungs-Phase. Hier wird all das umgesetzt, aufgebaut und eingeführt, was im Soll-Konzept vorgegeben ist. Alt-Systeme werden abgebaut oder umgesetzt. Neue Systeme werden aufgebaut und ins Netzwerk integriert. Software wird installiert und konfiguriert. Letztendlich werden die Anwender geschult. Entsprechend der Größenordnung des Projektes kann das einen Tag, aber auch einige Monate andauern. Erstreckt sich das MPS-Projekt über verschiedene Standorte, sind sehr viele Termine abzustimmen und Vieles zu organisieren, das dauert Zeit.

Ist alles erledigt und der Live-Betrieb möglich, beginnt der reale Betrieb und somit die Laufzeit des MPS-Vertrages. Sie werden mit leistungsfähigen und in der Anwendung vielseitigen Druckern bzw. multifunktionalen Systemen arbeiten. Läuft alles richtig und gut, werden Sie nicht viel mitbekommen, außer, dass es reibungslos druckt und Sie im Gegensatz zu vorher weniger Papier und weniger Geld verbrauchen.

Hier können Sie Ihr MPS-Projekt starten: