BYOD & Drucken für Gäste

Die Anforderungen an Unternehmensnetzwerke werden immer komplexer. Seit der Verbreitung des Bring Your Own Device Prinzips (kurz BYOD) stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen bezüglich ihrer Netzwerkstrukturen und Zugriffspunkte. Der Begriff BYOD ist die Abkürzung von Bring Your Own Device und steht für den Trend, dass Mitarbeiter immer öfter ihre eigenen mobilen Endgeräte für die Tätigkeit im Beruf nutzen. Die Bandbreite reicht dabei von klassischen Heim-PCs bis hin zu Notebooks, Smartphones und Tablet-PCs. Doch diese Entwicklung, die durchaus Vorteile bietet, birgt auch Gefahren, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen.

Inhaltsverzeichnis
1. Was genau ist BYOD?
2. Exkurs in den Alltag
2.1 Ein Dokument als Gast drucken
2.2 Das Problem
2.3 Die Lösung: Cloud Printing
2.4 Die Vorteile
3. Die Umsetzung von BYOD im Unternehmen
4. Die Vorteile von BYOD
5. Die Gesetzeslage in Sachen Haftung
6. BYOD kann ein Sicherheitsrisiko darstellen
7. MDM-Lösungen als Maßnahme gegen Datenverlust

BYOD Drucken als Gast

© Minh Hằng | unsplash.com


1. Was genau ist BYOD?

Bei BYOD handelt es sich um eine IT-Richtlinie, die den Umgang mit privaten Elektro- und Kommunikationsgeräten von Mitarbeitern im Unternehmen regelt. Dadurch haben Mitarbeiter mit ihren persönlichen Geräten einen kompletten Zugriff auf die betriebliche Infrastruktur. Während auf der einen Seite durch Studien belegt ist, dass Mitarbeiter, die nach der Devise Bring Your Own Device arbeiten, motivierter sind und damit oft mehr leisten, gibt es gerade in Sicherheitsfragen und in rechtlicher Hinsicht viele Bedenken.

Definition: BYOD
  • Bring your Own Device beschreibt die berufliche Nutzung von privaten Elektro- und Kommunikationsgeräten nach definierten Unternehmensvorgaben.

2. Exkurs in den Alltag

Oft kommt es vor, dass wir von unterwegs oder im Büro schnell etwas vom Smartphone oder Laptop ausdrucken wollen, aber vor dem Problem stehen, uns erst umständlich über das Firmennetzwerk mit dem Drucker verbinden zu müssen! Welche Möglichkeiten gibt es, in Zeiten von BYOD, auf einen lokalen Drucker als Gast zuzugreifen?

2.1 Ein Dokument als Gast drucken

Sehr einfach lässt sich dieser Sachverhalt am Beispiel des Unternehmensdruckers erläutern. Geschäftspartner, Kunden und auch die eigenen Mitarbeiter stehen immer wieder vor der Herausforderung, schnell ein Dokument über den nächstgelegenen Drucker drucken zu wollen. Die Verbindung der beiden Geräte ist häufig schwieriger als man annehmen würde.

Dokumente mobil drucken

© janjif93 | pixabay.com


2.2 Das Problem

Der Drucker muss auch von externen Geräten angesteuert werden können, ohne dass diese ein integrierter Teil des unternehmenseigenen Netzwerkes sind. Dennoch muss natürlich gewährleistet sein, dass sensible Daten geschützt bleiben und Hackern kein Eindringen ermöglicht wird. Unternehmen stehen also vor der Herausforderung, ein „offenes“ und dennoch nutzerkontrolliertes Netzwerk zu etablieren.

2.3 Die Lösung: Cloud Printing

Für diese Anwendungsfälle eignet sich das Cloud Printing ideal. Cloud-Printing-Systeme arbeiten zumeist unabhängig von den verwendeten Endgeräten und sind zudem das erste Mittel der Wahl, um Nutzern mit Macs, Tablets und Smartphones das Drucken zu ermöglichen. Mit ausgewählten Cloud Services kann das Druckmanagement in die „Wolke“ verlagert werden und externe Nutzer oder Geräte können ohne Zugriff auf die gesamte IT ganz einfach auf einen Drucker im Unternehmen zugreifen.

Cloud-Printing

© rawpixel | pixabay.com


2.4 Die Vorteile

Cloud Services sind einfach zu bedienen und erfordern keinerlei zusätzliche Hardware. Drucker lassen sich unkompliziert mit den Cloud Services verbinden und dann komfortabel managen. Das Endgerät übermittelt den Druckauftrag dabei zuerst via Internet an eine Cloud. Der Drucker ist ebenfalls mit dieser Cloud über das Internet verbunden und erhält so den Druckauftrag. Der Nutzer kann Druckaufträge jederzeit von überall auslösen und entweder gleich oder später ausgeben, wenn er am Drucker steht. So ist sichergestellt, dass Ausdrucke nicht in falsche Hände geraten. Nach erfolgreichem Drucken werden die Druckdaten sofort gelöscht. Die Druckerhersteller haben sich auf diesen Trend vorbereitet und bieten eine Vielzahl an Modellen an die über diese Technik verfügen.

Beim Druckerkauf sollten Sie daher auf die Eigenschaft "cloud-fähig" achten. Nutzen Sie den Drucker-Kaufberater und finden Sie den passenden Drucker für Ihre Ansprüche:


3. Die Umsetzung von BYOD im Unternehmen

Dank Anwendungen wie dieser, ist es für Unternehmen heute also kein Problem mehr sich dem BYOD gegenüber zu öffnen und die Vorteile dieses Trends für sich zu nutzen. Bevor sich ein Unternehmen dazu entscheidet die Devise Bring Your Own Device umzusetzen, heißt es, klare Richtlinien zu entwickeln. Dazu gehört:

  • Die Klärung, was es für die Unternehmenskultur bedeutet, wenn das Privateigentum von Mitarbeitern für dienstliche Zwecke verwendet werden darf.
  • Die Etablierung einer Nutzungsrichtlinie zur Sicherung des Datenschutzes hinsichtlich betriebsinterner Abläufe.
  • Festlegung, welche Betriebssysteme und Geräte überhaupt für das BYOD zugelassen werden.
  • Klärung der Verwaltungshoheit über das betreffende Gerät

Die wichtigste dieser aufgezählten Entscheidungen ist die in Bezug auf die Richtlinie. Denn nur wenn klar festgelegt ist, wer und wann bzw. wie und warum ein privates Gerät für den Job verwenden werden darf, kann bei Zwischenfällen oder individuellen Verstößen auch die Haftungsfrage klar beantworten.

4. Die Vorteile von BYOD

Wer nach dem Konzept Bring Your Own Device arbeitet, ist produktiver und meist auch innovativer, weil die Mitarbeiter ihre privaten Endgeräte bestens kennen und mit deren Umgang erfahren sind. Dazu kommt, dass diese oft aktueller als Unternehmensgeräte sind, womit das Unternehmen von den neusten Funktionen profitieren kann. Die Mitarbeiter sind auch zufriedener, weil sie sich ihre Endgeräte selbst ausgesucht haben und müssen bei erlaubter betrieblicher Nutzung nicht mehrere Geräte mit sich herumtragen. Auch die Kostensenkung wird als Vorteil für BYOD gesehen, für das Unternehmen entfallen die Kosten für die Hardware und ihre Erneuerung. Mitarbeiter können die Geräte wiederum steuerlich geltend machen.

Drucken vom Handy

© William Iven | unsplash.com


5. Die Gesetzeslage in Sachen Haftung

Geht es um die Haftungsfrage, wer im Schadens- oder Verlustfall zahlt, gibt es dazu eine entsprechende Gesetzesregelung. Demnach regelt § 1014 ABGB den Fall, dass ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer sämtliche Schäden ersetzen muss, die im Rahmen der Erfüllung seiner dienstlichen Pflichten entstanden sind. Dazu zählt auch die Nutzung des Privathandys für dienstliche Telefonate. Die Schäden müssen vom Arbeitgeber nicht komplett gedeckt werden, wenn der Arbeitnehmer etwa fahrlässig gehandelt hat. Wer das Motto Bring Your Own Device im Unternehmen einführen möchte, kann die Ersatzpflicht des Arbeitgebers grundsätzlich vertraglich regeln, doch sollten die Betreffenden wissen, dass dies nie rechtlich ganz wasserdicht sein kann.

OGH: Zur Risikohaftung nach § 1014 ABGB

  • "[...] Der Gewaltgeber ist verbunden, dem Gewalthaber allen zur Besorgung des Geschäftes nothwendig oder nützlich gemachten Aufwand, selbst bey fehlgeschlagenem Erfolge, zu ersetzen, und ihm auf Verlangen zur Bestreitung der baren Auslagen auch einen angemessenen Vorschuß zu leisten; er muß ferner allen durch sein Verschulden entstandenen, oder mit der Erfüllung des Auftrages verbundenen Schaden vergüten. [...]"

Quelle: Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch

6. BYOD kann ein Sicherheitsrisiko darstellen

Es liegt auf der Hand, dass jedes Gerät, das individuellen Zugang auf sensible Firmendaten hat, auch ein Sicherheitsrisiko darstellt. Werden Daten gestohlen oder gehen verloren, kann ein unbefugter Zugriff auf wichtige Informationen erfolgen. Um hier Vorkehrung zu treffen, lohnt sich die Implementierung eines Mobilen Device Managements, kurz MDM genannt. Dabei handelt es sich um eine Software, mit der alle Endgeräte in einem Unternehmen zentral verwaltet werden können. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Smartphones, Tablets oder Notebooks handelt, ausschlaggebend ist die Installation der MDM-Software. Damit werden alle Geräte mit einer zentralen Administrationseinheit verbunden. Von dort können auch Updates eingespielt werden oder Nutzungseinschränkungen für Apps vergeben werden. Wird das Gerät entwendet oder geht es verloren, kann es von dort lokalisiert werden. Im Fall eines Diebstahls können sogar von extern alle Daten gelöscht werden, um den Schaden für das Unternehmen gering zu halten.

7. MDM-Lösungen als Maßnahme gegen Datenverlust

Wer in seinem Unternehmen nach dem Motto Bring Your Own Device handeln möchte, sollte auf eine gute MDM-Lösung Wert legen. Denn diese kann die Nutzer auch dazu verpflichten, immer wieder in regelmäßigen Abständen individuelle Passwörter oder PIN-Codes zu ändern. Dank dieses umfassenden Schutzes können Sicherheitsrisiken weitgehend ausgeschlossen oder vermieden werden. Dabei ist zu beachten, dass diese MDM-Lösungen den privaten Teil des Gerätes keineswegs einschränken, sondern einfach einen sicheren Bereich für die dienstliche Nutzung schaffen.


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