Dokumentenmanagement - intelligente Lösungen

Dokumente und Informationen organisieren, Abläufe beschleunigen

Dokumente sind in vielfältigster Weise mit nahezu allen Geschäftsprozessen im Unternehmen verknüpft. Sie begleiten die Prozesse Schritt für Schritt, werden von einem oder auch mehreren Mitarbeitern verschiedener Abteilungen und an unterschiedlichen Standorten bearbeitet und müssen am Ende abgelegt bzw. archiviert werden. Das betrifft Schriftstücke, Zeichnungen, Tabellen, Fotos und viele andere Formate. Ob digital oder noch auf Papier – wichtig ist, dass man sie jederzeit schnell finden und eindeutig zuordnen kann.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können Sie dabei hervorragend unterstützen

Allerdings müssen dafür alle Dokumente in digitaler Form vorliegen. Das bedeutet, Sie müssen zuerst die Papierdokumente digitalisieren. Mit Scannern und Schrifterkennungssoftware wie OCR ist das heute kein Problem mehr.

Der Einsatz von modernen multifunktionalen Drucksystemen (MFP) bringt Sie schon einen großen Schritt voran in Richtung DMS. Nutzen Sie unseren Produktberater und wählen Sie unter Schritt 3, dass das MFP-System für Dokumentenmanagement optimiert sein soll.


Dokumentenmanagement für Multifunktionsgeräte

Moderne DMS-Lösungen sind längst aus den Schuhen der reinen Dokumentenverwaltung herausgewachsen. Mit dieser Software können Sie das Informationsmanagement und damit verbunden die Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen steuern. Die schnellere Bereitstellung aller erforderlichen Informationen und kürzere Durchlaufzeiten machen Ihre Abläufe effizienter.

DMS stellen im Wesentlichen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Archivierung
  • Recherche
  • Vorgangsbearbeitung (Workflow Management)
  • Rechteverwaltung und Authentifizierung
  • Versionskontrolle
  • Desktop-Publishing

Die Vorteile von Dokumentenmanagement überzeugen

  • Sie können schnell, zu jeder Zeit und von überall auf Dokumente und Informationen zugreifen.
  • Mit mehrdimensionalen Suchmöglichkeiten finden Sie Informationen auf schnellstem Weg.
  • Mit der Automatisierung und Optimierung dokumentenbasierter Prozesse steigern Sie die Effizienz und beschleunigen den Durchlauf insgesamt.
  • Sie gewinnen Mobilität, werden deutlich flexibler und können Ihre Ressourcen effizienter einsetzen.
  • Sie senken Ihre Betriebskosten spürbar um 50% bis zu 80%.
  • Eine dedizierte Rechtevergabe schützt Ihre Dokumente vor unberechtigtem Zugriff.

Workflow Management (Vorgangsbearbeitung) ist häufig ein fester Bestandteil von Dokumenten Management Lösungen. Mit Workflow-Management-Software definieren Sie zuerst den Vorgang, beispielsweise die Bearbeitung von Anträgen, und beschreiben den genauen Ablauf in von der Software vorgegebener Art. Damit können Sie selbst eine große Anzahl von Bearbeitern koordinieren, die räumlich verteilt an Teilaufgaben des Vorgangs arbeiten, und haben den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit im Blick.

Papier bremst, Digitalisieren mit Dokumenten Management ist besser

Mit DMS verwalten Sie elektronische Dokumente aller Art in einer Datenbank, archivieren sie und machen sie unternehmensweit zugänglich. Um vorhandene Papierdokumente auch mit einzubeziehen, müssen sie zuvor mit Hilfe von Scannern und optischer Zeichenerkennung (OCR) digitalisiert, katalogisiert und kategorisiert werden. So entsteht Ihr digitales Archiv, das quasi das gesamte Wissen des Unternehmens enthält.

Digitale Dokumente haben entscheidende Vorteile:

  • Sie erlauben die Nutzung, Bearbeitung und Verteilung in verschiedenen IT-Systemen.
  • Sie lassen sich maschinell und damit erheblich schneller verarbeiten.
  • Sie können (auch wortweise) durchsucht werden.
  • Ihr Bedarf an Speicherplatz ist dramatisch geringer.

Papierdokumente erhalten während der Digitalisierung eine höhere Qualität mit speziellen Funktionen:

  • Bildbearbeitung
  • Kontraste einstellen
  • Verschmutzungen auf dem Original ausfiltern (Despeckle)
  • Elektronische Lesbarkeit mit Optical Character Recognition (OCR-Software)

Aktuelle Scanner und MFP verfügen bereits teilweise über derartige Funktionen. Für größere Datenbestände empfiehlt sich der Einsatz von Software-Lösungen, die diese Funktionen nach dem Scannen übernehmen. Derartige Lösungen bieten weitere Optionen, um die Papierdokumente Belege schon während des Scannens zu klassifizieren.

Weiterentwickelte Lösungen verfügen über spezielle Module zur Formularerkennung. Sie unterstützen die Klassifizierung so, dass sich digitalisierte Dokumente automatisch unterteilen lassen, z.B. in Rechnungen, Lieferscheine, Anfragen, Bewerbungen, usw. Das reduziert die manuelle Eingabe von Daten während des Digitalisierungsprozesses erheblich.

Intelligente Formularerkennung kann die Daten nach der Erkennung sogar überprüfen. So lassen sich z. B. nach dem Erfassen einer Rechnung die Rechnungspositionen extrahieren und verifizieren. Anschließend überprüfen sie beispielsweise anhand der Bestellnummer, ob die auf der Rechnung angegebenen Positionen zu dem in Rechnung gestellten Preis bestellt wurden. Bei Abweichungen werden die Rechnungen an die Buchhaltung zur Überprüfung übermittelt. Sind alle Daten in Ordnung, erübrigt sich die Prüfung und die betreffende Rechnung wird direkt verbucht.

Workflow Management vereinfacht und beschleunigt die Abläufe

Ziele des Workflow Managements sind die Koordination aller am betreffenden Vorgang beteiligten Bearbeiter und Dokumente sowie die Kontrolle des Prozessverlaufs. Unter einem Workflow verstehen wir einen computergestützten Arbeitsablauf, einen Vorgang, der zu einem Geschäftsprozess gehört und aus einzelnen Aktivitäten besteht. Dieser Ablauf wird exakt beschrieben, sodass der Workflow einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende hat. In den Workflow gehören sowohl die zu abzuarbeitenden Aufgaben selbst als auch alle Dokumente, die dafür benötigt werden bzw. neu entstehen.

Dokumentenmanagement-Integration in Ihre Unternehmens-IT

Als Bestandteil Ihrer Unternehmens-IT ist ein Dokumenten Management System mit allen unternehmensweit genutzten Anwendungen verbunden: Microsoft-Office, E-Mail, Warenwirtschaft/ERP, Content Management, CAD usw. Professionelle Lösungen bieten dafür alle notwendigen Schnittstellen.

Gerne beraten wir Sie bei der Auswahl der passenden Dokumentenmanagement Software und unterstützen Sie bei der Implementierung und Integration in Ihre IT-Infrastruktur.

Senden Sie uns am besten gleich heute das ausgefüllte Kontaktformular. Wir melden uns bei Ihnen und vereinbaren einen Gesprächstermin.

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