FollowMe Printing bringt Ihnen Sicherheit und spart Kosten

Die Sicherheit spielt bei der elektronischen Verarbeitung Ihrer Daten eine sehr große Rolle. Daten sind aus unterschiedlichsten Gründen schützenswert. Nicht nur personenbezogene Daten erfordern durch gesetzliche Maßnahmen besonderen Schutz bei der Verarbeitung, auch Ihre geschäftsinternen Daten müssen vor fremdem Zugriff bewahrt werden. Sicherheitskonzepte in Ihrer IT sorgen im Allgemeinen dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Daten und Informationen erhalten. Wenn Dokumente jedoch gedruckt werden, verlassen diese Informationen den gesicherten Bereich der IT und sind in lesbarer Form auf Papier für jedermann verfügbar. Wenn der Drucker nicht gerade direkt neben dem Arbeitsplatz steht, sodass Ihr Mitarbeiter direkten Zugriff auf die gedruckten Dokumente hat, besteht hier eine Sicherheitslücke.

Wer kennt nicht die Stapel von nicht abgeholten Ausdrucken in den Ausgabefächern zentraler Drucker und Kopierer?

Hier setzt nun die FollowMe-Technologie an. Druckaufträge werden zentral auf dem Druckserver festgehalten, bis Ihr Mitarbeiter zu einem Drucker geht, um seine Aufträge abzuholen. Die Aufträge werden also erst gedruckt, wenn dies durch einen berechtigten Mitarbeiter direkt am Drucker initiiert wird und er den Ausdruck gleich in Empfang nehmen kann.

Mit FollowMe Druck erlangen Sie Sicherheit

FollowMe Printing Magnetkarte

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Drucker von HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark oder Samsung handelt. Als weiteres Synonym hat sich der Begriff Pull Printing etabliert. Pull, also "ziehen" verdeutlicht bildhaft das Ziehen eines Druckjobs am Drucker, im Gegensatz zum Push-Druck, also dem herkömmlichen Druck-Verfahren, bei dem der Druck auf den Drucker "geschoben" wird. Hierzu muss sich Ihr Mitarbeiter authentifizieren. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Einerseits kann sich Ihr Mitarbeiter am Drucker genauso anmelden, wie er es an seinem Computer in der Domäne tut. Er nutzt dafür seinen Anmeldenamen sowie sein Passwort. Da die meisten Drucker und Kopierer keine vollwertige, sondern im besten Fall eine virtuelle Tastatur auf dem Bedienfeld besitzen, ist die Eingabe von komplexen Passwörtern meist schwierig und mit Fehleingaben verbunden. Daher sind andere Möglichkeiten zur Authentifizierung gefragt. Hier hat sich nach dem Einsatz von Magnetkarten, welche mit einem Magnetkartenleser gelesen werden können und die Verwendung von RFID-Technologien durchgesetzt. RFID (radio-frequency identification) ist eine Technologie, welche im Gegensatz zum Einsatz von Magnetkarten eine berührungslose Identifizierung ermöglicht.

Hierfür erhält jeder Ihrer Mitarbeiter einen Transponder, mit dem er sich an einem Lesegerät, welches mit dem Drucker verbunden und am Drucker angebracht ist, identifizieren kann. Ein Transponder kann unterschiedlich aussehen. Das kann z. B. ein kleiner "Knopf" sein, der am Schlüsselbund getragen wird. Transponderkarten, welche Sie im Unternehmen vielleicht schon für die Zeiterfassung oder Zutrittskontrolle einsetzen, können hier verwendet werden, sodass Sie keine zusätzlichen Anschaffungen zu tragen haben.

Zur Erhöhung der Sicherheit kann die Identifizierung mittels Magnetkarte oder RFID-Transponder durch einen zusätzlich am Bedienfeld des Druckers einzugebenden PIN ergänzt werden, sodass der Besitz eines Transponders allein nicht ausreicht, um Zugriff auf Druckjobs zu erhalten.

FollowMe Drucken spart Kosten

Sobald Ihr Mitarbeiter sich angemeldet hat, erlangt er Zugriff auf seine Druckjobs. Je nach Gerätemodell können die Druckjobs im Display des Druckers angezeigt und eine Auswahl daraus getroffen werden, um sie auszudrucken. Hier hat man nun die Gelegenheit, Druckjobs auch zu löschen, da sie vielleicht schon nicht mehr aktuell sind oder sich nach dem Absenden des Druckjobs als fehlerhaft heraus gestellt haben. Sie müssen wissen, dass eine erhebliche Anzahl an gedruckten Seiten sofort im Papierkorb landet, was Sie mit FollowMe Print vermeiden können. Alternativ können alle FollowMe-Druckjobs nach der Anmeldung automatisch ausgedruckt werden.

FollowMe Druck - auch mit dem Smartphone möglich

In letzter Zeit hat sich ebenfalls eine weitere Möglichkeit zur Identifizierung am Stellplatz des Druckers entwickelt: mittels einer Smartphone-App kann ein am Drucker angebrachter Barcode gelesen werden. Somit ist als erstes der Stellplatz des Druckers selbst bekannt. Auf dem Display des Smartphones werden dann die Druckjobs des Anwenders angezeigt und können gedruckt oder auch gelöscht werden. Durch den Einsatz dieser Technologie entfällt die Notwendigkeit, die Drucker mit RFID-Lesegeräten auszustatten, allerdings muss dafür natürlich jeder Ihrer Mitarbeiter im Besitz eines entsprechend ausgestatteten Smartphones sein.

FollowMe Print erspart Ihnen Ärger mit defekten Druckern

FollowMe Printing Smartphone

FollowMe-Druck bietet nicht nur eine höhere Sicherheit in Bezug auf die in den ausgedruckten Dokumenten enthaltenen Informationen, sondern ermöglicht ebenso eine Redundanz in der Verfügbarkeit der Geräte für die Druckausgabe. Ist ein Kopierer oder Drucker gerade in Verwendung oder gestört, kann der Druckauftrag einfach an einem anderen Drucker oder Kopierer abgeholt werden. Die Authentifizierung am Multifunktionsgerät oder Kopierer kann ebenfalls dazu genutzt werden, die Nutzung von weiteren Funktionen dieser Geräte zu steuern.

Gescannte Dokumente, welche per E-Mail versendet oder auf dem Datenserver gespeichert werden sollen, können so automatisch an die eigene E-Mail-Adresse gesendet oder auf dem Home-Laufwerk abgelegt werden. Zustellungen an falsche E-Mail-Empfänger oder in falsche Dateiverzeichnisse werden so sicher vermieden.

FollowMe-Print schafft Ihnen Transparenz im Unternehmen

Wenn die Authentifizierung sowohl für den FollowMe Druck als auch für die Nutzung der Kopierfunktion verwendet wird, können alle Druckprozesse kostenmäßig erfasst werden, das schafft Ihnen Transparenz im Unternehmen.

FollowMe-Print spart Ihre Druckkosten auch an anderer Stelle

Die Nutzung der Farbkopierfunktion kann eingeschränkt werden, sodass Sie Ihre Kosten im Griff behalten, ja sogar senken können. Des Weiteren können über die Zuweisung der gedruckten Seiten an die Kostenstellen Ihrer Mitarbeiter die entstandenen Kosten verursachergerecht zugeordnet werden.

Je nach Nutzungskonzept bieten FollowMe-Lösungen also nicht nur höhere Sicherheitsstandards in Bezug auf die Informationen, die gedruckt, kopiert oder gescannt werden, sondern auch Einsparpotential in Hinsicht auf Papier, Toner und Tinte sowie Energie. Wie schon kurz beschrieben, können Druckjobs vor der Ausgabe gelöscht werden, falls bei der Erstellung des betreffenden Dokuments noch Ergänzungen notwendig sind. Druckjobs können nach einem definierten zeitlichen Intervall von z. B. drei Tagen automatisch gelöscht werden, wenn sie bis dahin vom Mitarbeiter nicht am Drucker abgeholt worden sind.

Auch durch die Anwendung von Druckregeln, die in den FollowMe Drucksystemen eingerichtet werden können, werden Sie Kosten sparen. So kann eine Druckregel darin bestehen, dass E-Mails prinzipiell im Duplex-Druck und monochrom im Öko-Modus gedruckt werden. Größere Druckaufträge können an kostengünstige Drucker oder Kopierer umgeleitet werden, wenn versucht wird, diese Aufträge auf einem kleinen Arbeitsplatzdrucker auszugeben.

FollowMe-Lösungen werden sowohl von Druckerherstellern selbst entwickelt und angeboten, als auch von unabhängigen Software-Firmen. Die Lösungen der Druckerhersteller sind meist nur mit deren eigenen Druckern und Kopierern/MFP einsetzbar. Die Software unabhängiger Firmenunterstützt in der Regel Drucker und Kopierer / MFP verschiedener Hersteller, so z.B. HP, Canon, Epson, OKI, Kyocera, Ricoh, Brother, Xerox, Lexmark und Samsung, so dass diese Lösungen auch in gemischten Druckerlandschaften eingesetzt werden können.

Prinzipiell gibt es also für Drucker, Kopierer und MFP jedes Herstellers die Möglichkeit, in einer FollowMe-Drucklösung integriert zu werden.


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