Bürodrucker & Drucker für Unternehmen

Der Kauf eines neuen Druckers scheint auf den ersten Blick kein großes Problem darzustellen, denn ein Drucker für Unternehmen oder fürs Büro ist überall erhältlich und das Angebot vielfältig. Steht man nun jedoch vor der großen Auswahl, dann stellt sich die Frage: Welche Funktionen benötigt mein neuer Bürodrucker wirklich? Wer sich im Vorfeld intensiv mit dieser Frage auseinandersetzt, spart im Nachhinein viel Geld und Zeit. Wir erklären, welche Funktionen für den neuen Bürodrucker relevant sein können.

Inhaltsverzeichnis
1.Der Bürodrucker als Multifunktionsgerät
1.1 Wie findet man den richtigen Bürodrucker?
1.2 Wichtige Tipps vor dem Kauf
2. Welche Technologie: Tinte oder Laser?
2.1 Laserdrucker
2.2 Tintenstrahldrucker
3. Welcher Hersteller kann den besten Drucker liefern?
3.1 Die Top 10 Druckerhersteller (in alphabetischer Reihenfolge):
4. Drucker für Unternehmen - Wie entscheidend ist die Größe des Unternehmens?
4.1 Kleine Unternehmen
4.2 Behörden und mittlere Unternehmen
4.3 Große Unternehmen
5. Welche Kosten entstehen neben dem Druckerkauf?
6. Fazit: Drucker für Unternehmen

Bürodrucker

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1. Der Bürodrucker als Multifunktionsgerät

Wer heute von einem Bürodrucker spricht, der meint im Allgemeinen ein All-in-One Multifunktionsdrucker. Diese Geräte vereinen bis zu 4 Funktionen und sind aus dem modernen Büro nicht mehr wegzudenken. Der Bürodrucker kombiniert: das Drucken, Scannen, Kopieren und häufig auch das Faxen und vereint so 3 bis 4 Funktionen in einem Gerät.

1.1 Wie findet man den richtigen Bürodrucker?

Auch wenn die digitale Ablage von Dokumenten sehr beliebt und gefragt ist, so ist ein Drucker für Unternehmen immer noch ein wichtiger Gegenstand, der im Alltag viel genutzt wird. Da die meisten Arbeitsplätze nicht mehr nur aus einem klassischen Computer bestehen, sondern auch andere mobile Endgeräte für die Verarbeitung genutzt werden, muss der Drucker fürs Büro unbedingt in der Lage sein, auch Dokumente von diesen Geräten empfangen und drucken zu können. Weiterhin ist es notwendig zu bedenken, wie viel in den Bürodrucker investiert werden soll. Das sollten Sie auch dann abhängig von den Komponenten machen, die die Nutzungsfrequenz des Bürodruckers bestimmen. Wie viele Mitarbeiter müssen auf den Drucker zugreifen? Welche Formate müssen gedruckt werden und in welcher Geschwindigkeit? Sind Farbausdrucke unbedingt notwendig? Welche Schnittstellen müssen unbedingt vorhanden sein, dass der Drucker auch ohne Einschränkungen zum Einsatz kommen kann. Wird ein Drucker für ein Unternehmen gesucht, dann stellt dies oft ein Problem dar, denn die unterschiedlichsten Ansprüche müssen miteinander kombiniert werden.

1.2 Wichtige Tipps vor dem Kauf

Stellen Sie sich folgende Fragen:

  1. Was muss der Bürodrucker wirklich gut umsetzen können?
  2. Wie viel muss der Drucker fürs Büro täglich drucken?
  3. Muss der Bürodrucker in ein Netzwerk eingegliedert werden?
  4. Wie groß ist das Unternehmen?
  5. Wie oft muss der Drucker fürs Büro gewartet und gepflegt werden? Kann das im Unternehmen umgesetzt werden?
  6. Wie viel Material wird der Bürodrucker verbrauchen?

Möchten Sie einen Bürodrucker kaufen, dann sollten Sie nicht nur die vorherigen Fragen genau beantworten, sondern auch weiterführend denken. Neben dem Gerätepreis spielen auch die Druckkosten eine entscheidende Rolle, die es bei der Investition in ein neues Gerät zu berücksichtigen gilt.

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2. Welche Technologie: Tinte oder Laser?

Meistens haben Sie die Auswahl zwischen einem Tintenstrahldrucker oder einem Laserdrucker. Früher gab es klare Unterschiede, anhand derer man die Drucker der jeweiligen Kategorie differenzieren konnte. Heute verschwimmen die Grenzen zwischen den Technologien und besonders in den höheren Preisklassen der Bürodrucker lassen sich Unterschiede kaum noch verallgemeinern. Lediglich bei den günstigen Einsteigermodellen lassen sich die klassischen Unterschiede auch heute noch feststellen. Wer jedoch nach einem Drucker für das Büro oder das Unternehmen sucht, der wird wahrscheinlich nicht zum günstigsten Einsteigermodell der jeweiligen Kategorie greifen. Wichtig ist also, dass der Drucker nicht nach der Art der Technologie, sondern nach den individuellen Bedürfnissen der Firma ausgesucht wird.

2.1 Laserdrucker

Der Laserdrucker arbeitet mit dem sogenannten Toner, dieser ist nicht flüssig wie Drucker-Tinte, sondern ein Pulver, welches durch Hitze auf das Papier aufgeschmolzen wird. Im Inneren des Druckers befindet sich eine Trommel, die elektrisch aufgeladen wird. Ein Laserstrahl wird durch Spiegel über die Trommel manövriert und entlädt all jene Teile der Trommel, die nicht bedruckt werden sollen. Das Tonerpulver bleibt nur an den geladenen Stellen der Trommel haften und so entsteht das Druckbild, welches über Walzen und unter Einwirkung von Hitze auf das Papier übertragen wird. Dieses Verfahren sorgt dafür, dass die Ausdrucke besonders resistent gegen Licht und Feuchtigkeit sind und der Druckprozess nur wenig Zeit in Anspruch nimmt. Die Einstiegsmodelle der Laserdrucker sind in der Regel etwas teurer als günstige Tintenstrahldrucker, dafür sind sie oft sparsamer in den Folgekosten.

2.2 Tintenstrahldrucker

Der Tintenstrahldrucker arbeitet mit flüssiger Tinte, die über einen Druckkopf auf das Papier aufgetragen wird. Der Tintenstrahldrucker kombiniert die Querbewegung des Druckkopfes und die Vertikalbewegung des Blattes, um das Druckbild Zeile für Zeile auf das Papier zu übertragen. Die Tinte wird dabei in feinen Tropfen auf das Papier aufgetragen. Günstige Tintenstrahldrucker sind selbst als Multifunktionsgeräte bereits für weniger als 100 € auf dem Markt erhältlich. Eine ausführliche Übersicht der aktuellen Stärken und Schwächen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: Tintenstrahldrucker vs. Laserdrucker.

Bürodrucker für Unternehmen

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3. Welcher Hersteller kann den besten Drucker liefern?

Auch hier handelt es sich um eine reine Erfahrungs- und Ansichtssache. Über die Jahre haben sich etwa 10 bis 12 Unternehmen hervorgetan, deren Drucker den Markt dominieren. Sie überzeugen mit innovativer Technik, einer guten Verarbeitung und einer hohen Benutzerfreundlichkeit. Am meisten bevorzugt wird allerdings der Kundenservice. Die meisten großen Anbieter haben eine Systematik in den Bürodruckern verbaut, die erkennt, wenn eine Patrone oder ein Toner leer wird. Hierdurch ist es leicht direkt über das Programm des Druckers die richtigen Nachfüllprodukte zu bestellen. Somit kann der Arbeitsausfall verhindert werden. Ebenso von Vorteil ist der Kundensupport. Neben einer automatischen Hilfestellung, die die wichtigsten Fehler und deren Behebung über eine Anleitung erklärt, ist der persönliche Kundensupport sehr wichtig und kann bei Problemen schnell weiterhelfen. Neben den Druckerherstellern bieten auch unabhängige Dienstleister diesen Service an und haben den Vorteil, dass dieser herstellerunabhängig operiert und so auch Drucker von verschiedenen Herstellern in einem System zusammengefasst werden können. Dieses Angebot wird als Managed Print Services bezeichnet und bietet Unternehmen eine optimale Zeit- und Kostenersparnis bei der Verwaltung der Bürodrucker.

3.1 Die Top 10 Druckerhersteller (in alphabetischer Reihenfolge):

Brother
  • Brother Industries Ltd. ist ein japanisches Unternehmen, das sich auf die Herstellung von Druckern, Multifunktionsgeräten, Schreibmaschinen, Strick- und Nähsystemen sowie Beschriftungssystemen spezialisiert hat. Das Unternehmen produziert im Bereich Drucker sowohl Geräte mit Laser- als auch mit Tintenstrahltechnologie.
Canon
  • Canon ist ebenfalls ein japanisches Unternehmen, welches neben Druckern besonders für optische Präzisionstechnik bekannt ist. Dazu gehören: Digitalkameras, Videokameras und Scanner. Canon hat sich im Druckersegment auf Home- Büro- und Fotodrucker spezialisiert und bietet darüber hinaus professionelle Fotodrucker an.
Epson
  • Das japanische Unternehmen Seiko Epson K.K. ist ebenfalls im Bereich der bildverarbeitenden Technologien unterwegs und produziert neben Druckern und Multifunktionsgeräten auch Registrierkassen, Industrieroboter, Projektoren oder Nischenprodukte wie Nadeldrucker. Epson hat sich in den letzten Jahren auf die Entwicklung der Tintenstrahltechnologie fokussiert.
HP Inc.
  • Ist ein US-amerikanischer PC- und Druckerhersteller und gehört weltweit zu den Platzhirschen beim Absatz von Multifunktionsgeräten, Druckern, Scannern und Kopierern. Mit einem Marktanteil von ca. 40 % bietet HP seinen Kunden ein umfangreiches Produktportfolio.
Kyocera
  • Die Kyocera Document Solutions ist ein japanisches Unternehmen und in Europa für seine Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte bekannt. Der Fokus liegt hier im Bereich der Lasertechnologie und der Entwicklung von Druckern für Unternehmen und das Büro. Weltweit hat sich der Konzern darüber hinaus einen Namen im Bereich der Herstellung von Photovoltaik-Anlagen gemacht.
Lexmark
  • Lexmark ist ein in den USA gegründetes Unternehmen für die Segmente Drucker-Hardware und Software. Lexmark hat sich auf Laser-Multifunktionsdrucker und Matrixdrucker spezialisiert. 2016 wurde das Unternehmen von einem chinesischen Technologiekonzern übernommen.
Oki
  • Oki Electric Industry Co., Ltd. ist ein japanisches Elektronikunternehmen, das sich auf den Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie spezialisiert hat. In Deutschland vertreibt das Unternehmen Farb- und Monodrucker, Multifunktionsgeräte, Matrixdrucker, Faxgeräte und Drucklösungen. Auch Oki fokussiert den Bereich der LED- und Laserdrucker und ist dadurch besonders für den Bereich der Bürodrucker relevant.
Ricoh
  • Das japanische Unternehmen ist Hersteller hochwertiger Laserdrucker und Multifunktionsdrucker. Darüber hinaus ist das Unternehmen im Segment der Digital- und Kleinbildkameras tätig.
Samsung
  • Die Samsung Group ist ein südkoreanischer Mischkonzern, der in Deutschland besonders als Hersteller für elektronische Geräte, wie Smartphones, Fernseher und Computer, bekannt ist. Die Druckersparte von Samsung wurde im Jahr 2017 an HP abgegeben.
Xerox
  • Die Xerox Corporation ist ein US-Amerikanisches Technologie- und Dienstleistungsunternehmen, das im Bereich des Dokumenten-Managements tätig ist. Dazu gehört auch die Herstellung von Laserdruckern.
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4. Drucker für Unternehmen - Wie entscheidend ist die Größe des Unternehmens?

Nicht zwangsläufig die Größe des Unternehmens bestimmt die Art der Anschaffung eines Bürodruckers, sondern eher die Frequenz, in der ein Drucker genutzt wird. Handelt es sich nur um seltene Druckvorgänge, aber die Qualität muss dafür sehr hochwertig sein, dann hat die Größe des Unternehmens keinen Einfluss auf den Kauf. Grundsätzlich lassen sich jedoch unterschiedliche Präferenzen erkennen:

4.1 Kleine Unternehmen

Drucker, die häufig in kleinen Unternehmen genutzt werden, sollten nicht nur platzsparend, sondern auch leicht in der Bedienung sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter sehr gut damit arbeiten können. Existiert keine Instanz, die bei technischen Problemen firmenintern handeln kann, dann ist die Bestellung eines Technikers unumgänglich. In den meisten Fällen stellt dies einen Kostenfaktor dar, der die Gewinne eines Unternehmens merklich mindert. Drucker in kleinen Unternehmen sollten daher leicht zu bedienen und funktional sein. Multifunktionsgeräte, die scannen, faxen, kopieren und drucken können, bieten sich hier an. Die meisten Unternehmen profitieren von diesen Geräten, da sie auch unkompliziert mit mobilen Endgeräten verbunden werden können. Eigenschaften wie eine WLAN-Funktion und Cloud Konnektivität bieten sich daher an. Auch für das Homeoffice ist das All-in-One Gerät eine optimale Kaufempfehlung. Denn auch hier ist es oft nicht möglich unterschiedliche Geräte platzsparend unterzubringen, zumal die Anschaffungskosten den finanziellen Rahmen häufig sprengen würden.

4.2 Behörden und mittlere Unternehmen

Bei diesen Bürodruckern ist es sinnvoll, wenn in spezielle Geräte investiert wird, die auf den Einsatz in Unternehmen der jeweiligen Größenordnung ausgelegt sind. Nur so kann eine stabile Arbeitsweise und eine hohe Dokumentenqualität gewährleistet werden. Beim Kauf sollte auf eine Netzwerkfähigkeit des Druckers geachtet werden und darauf, dass mehrere Personen oder größere Arbeitsgruppen auf diesen Drucker zugreifen können. Eine hohe Druckgeschwindigkeit ist daher sehr zu empfehlen. Besonders bei Behörden muss die Qualität der gedruckten Seiten sehr beständig sein, da es sich oft um öffentliche Dokumente handelt, die dann weiter versendet oder über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Je nach Branche oder auch Abteilung müssen individuelle Ansprüche berücksichtigt werden. Die Marketingabteilung legt beispielsweise mehr Wert auf qualitative Farbdrucke für Flyer und Werbemaßnahmen, wohingegen die Buchhaltung ihr Augenmerk auf den Ausdruck von Tabellen, Grafiken und Zahlen legt. Für besondere Anwendungsgebiete, wie der Druck von Versandetiketten, kann es sinnvoll sein, über die Anschaffung eines speziellen Etikettendruckers nachzudenken. In diesem Zusammenhang macht sich meist eine Anschaffung von mehreren Geräten bezahlt, da eine hohe Nutzungsfrequenz auf unterschiedliche Bereiche aufgeteilt werden kann.

4.3 Große Unternehmen

Hierbei ist es wichtig, dass mehrere Mitarbeiter auf den Bürodrucker zugreifen können. Dabei ist es notwendig, dass nicht nur die Qualität des Druckers selbst eine Rolle spielt, sondern im Zuge der DSGVO auch die Zugriffskontrolle abgesichert ist. Jeder Mitarbeiter sollte sich beim Drucken identifizieren und authentifizieren müssen, bevor er einen Druckauftrag ausführt. Konzepte wie FollowMe Printing sorgen dafür, dass das gedruckte Dokument nicht in die falschen Hände gerät. Dabei unterscheiden sich die Ansprüche an die Geräte immer nach der Ausrichtung des Unternehmens und dem zu bewältigenden Druckvolumen, dass der Drucker fürs Büro bewältigen muss. Ebenso wichtig sind hier Wartung und Pflege. Ausreichend Papierfächer sind unbedingt notwendig, dass ein Nachfüllen nicht den Arbeitsvorgang unterbricht. Ebenso sollte die Bedienung und Wartung einfach gestaltet werden. Auch wenn große Unternehmen meist über einen Techniker verfügen, der Probleme schnell beheben kann, so ist es einfacher, wenn die Mitarbeiter selbst handeln können und dadurch keine wertvolle Zeit verloren geht.

In allen Büroformen ist es notwendig, dass die Geräte zuverlässig funktionieren. Besonders in Unternehmen, die Deadlines einhalten müssen, kann ein technischer Ausfall zu finanziellen Einbußen oder unzufriedenen Kunden führen. Je größer das Unternehmen ist, desto eher sollte über die Anschaffung mehrerer Geräte nachgedacht werden, dass bei Zwischenfällen ein anderes Gerät die Arbeit übernehmen kann.


Folgekosten Druckerkauf

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5. Welche Kosten entstehen neben dem Druckerkauf?

Alle Drucker verbrauchen Toner oder Patronen, die nur eine begrenzte Anzahl an Seiten bedrucken können. Dabei ist es wichtig, dass Sie bedenken, was ein Bürodrucker unbedingt können muss. Welchen Seitenumfang muss ein Drucker ohne den Wechsel oder eine Wartung durchstehen. Weiterhin sind diese Kosten besser zu kalkulieren, wenn bestimmte Hilfsmittel zum Einsatz kommen, die die Pflege, Wartung und eine weitere Anschaffung kontrollieren. Es gibt dazu eine kostenlose Online-Management-Software mit derer die Drucker übersichtlich und transparent überwacht werden können. Leere Druckerpatronen oder Toner können so schnell erkannt und nachbestellt werden. Im Störungsfall kann mit wenigen Klicks ein Techniker gerufen werden, der das Problem behebt. Einen sehr großen Kostenfaktor stellt der Nachkauf von Patronen und Toner dar, besonders dann, wenn die originalen Patronen gekauft werden. Der Markt bietet aber inzwischen unabhängig von den Herstellern kompatible Patronen an, die nicht für den vollen Preis der Herstellerprodukte erworben werden können. So kann bares Geld gespart werden. Beim Kauf sollte unbedingt auf eine sehr hohe Qualität aus deutscher Produktion geachtet werden. Spezielle Marken wie Printer Care bieten volle Sicherheit dank einem zuverlässigen Garantieversprechen.

6. Fazit: Drucker für Unternehmen

Vor dem Kauf eines neuen Druckers für das Unternehmen oder das Büro gilt es, einige wichtige Fragen zum regelmäßigen Anforderungsprofil zu klären. Erst nachdem definiert wurde, welche Eigenschaften der Bürodrucker benötigt, kann eine qualifizierte Kaufentscheidung getroffen werden. Lassen Sie sich nicht von den klassischen Vorurteilen zu Tintenstrahl- bzw. Laserdruckern blenden. Die Druckerhersteller haben in den letzten Jahren ordentlich nachgerüstet und die jeweiligen Technologien optimiert.



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