Bürokosten

In vielen deutschen Unternehmen ist die Kosteneffizienz nicht optimal. Viele versteckte Kosten fressen das Budget jeden Monat auf, ohne dass dafür ein großes Bewusstsein existiert. Egal ob Stromverbrauch, Verbrauchsmaterialien des täglichen Bedarfs, Druckkosten oder Versicherungen. Eine Überprüfung ist in jedem Fall empfehlenswert, um versteckte Kosten aufzudecken und die Bürokosten nachhaltig zu reduzieren. Neben diesen klassischen Bürokosten können auch moderne Stolperfallen zu unerwünschten Ausgaben führen. Maßnahmen zur Verhinderung von Cyber-Angriffen verursachen in vielen Unternehmen sehr hohe Aufwendungen. Um eine wirkliche Kosteneffizienz erreichen zu können und das Einsparungspotential im Unternehmen zu erkennen, kommen verschiedene Maßnahmen infrage. Diese können unabhängig von der Ausrichtung des Unternehmens eingesetzt werden.


Inhaltsverzeichnis
1. Stromfresser im Büro eliminieren
1.1 Kosteneffizienz neuer Geräte
1.2 Bürokosten bei - Drucker, Scanner, Telefon und Fax
1.3 Energiesparmodi nutzen
1.4 Bürokosten für die Beleuchtung
2. Bauliche Maßnahmen am Gebäude
3. Druckkostenoptimierung
3.1 Analyse-Tools nutzen
3.2 Managed Print Services (MPS) abschließen
3.3 Netzwerkdrucker installieren
3.4 Duplexdruck
3.5 Recyclingpapier
3.6 Refill / Rebuilt Toner
4. Bürokosten senken und Vertragskonditionen prüfen
4.1 Telekommunikation
4.2 Versicherungen & Strom
4.3 Besonderheiten beim Mietvertrag
5. Bürokosten der Gegenwart und Zukunft
5.1 Die IT Infrastruktur optimieren
5.2 Schutz vor Cybercrime


Buerokosten senken

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1. Stromfresser im Büro eliminieren

Das moderne Büro ist mit viel Technik ausgestattet, die einen Stromanschluss benötigt. Durch die Digitalisierung und das Internet haben sich die Arbeitsmethoden im Büro grundlegend geändert. Klassische Handarbeit an der Schreibmaschine, die in Bezug auf die Energieeffizienz deutlich günstiger war, gibt es nicht mehr. Dafür stehen in jedem Büro eine Vielzahl elektronischer Geräte, die von einem oder mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Durchschnittlich entfallen ca. 41% des gesamten Strombedarfs auf die elektronischen Geräte in unserem Büro. Die verschiedenen Informationstechnologien, derer wir uns in unserem Büroalltag bedienen, benötigen viel Strom.

Diese Bürokosten bieten Einsparungspotential

  • Stromkosten reduzieren durch neue Geräte und optimierte Bürobeleuchtung
  • Bauliche Maßnahmen am Gebäude vornehmen
  • Druckkostenoptimieren
  • Vertragskonditionen prüfen und neu verhandeln
  • IT im Unternehmen optimieren und IT-Sicherheit ausbauen

1.1 Kosteneffizienz neuer Geräte

Schon beim Kauf sollten die Verbrauchswerte der neuen Geräte berücksichtigt werden. Beim Bildschirm kann eine moderne Technik zur Energieersparnis beitragen. Wird der Computer nicht benötigt, weil der Mitarbeiter Pause hat oder weil er sich im Kundengespräch befindet, kann sich der Monitor ausschalten und auch der Rechner in den Ruhemodus gehen. So ergibt sich, aufs Jahr gesehen, ein gutes Einsparpotential.


Stromverbrauch des PC-Systems (durchschnittliche Leistung, geschätzt):

  • Desktop-PC 135 Watt
  • Monitor 50 bis 100 Watt
  • Tastatur und Maus 135 mA

Pro Jahr können hier ohne weiteres pro PC 150€-200€ Stromkosten zusammenkomen.

1.2 Bürokosten bei - Drucker, Scanner, Telefon und Fax

Alle Geräte, die der Kommunikation mit dem Kunden dienen, werden ebenfalls der Informationstechnologie zugeordnet. Während der Bürozeiten ist es notwendig, dass die Geräte ununterbrochen eingeschaltet sind. Sonst wäre die so wichtige Erreichbarkeit nicht gegeben. Dennoch ist ein Einsparungspotential im Unternehmen möglich. Steckerleisten mit Netzschalter können nach dem Arbeitstag einfach vom Stromnetz genommen werden.


Energiesparmodi nutzen

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1.3 Energiesparmodi nutzen

Beim Kauf der Peripheriegeräte sollte darauf geachtet werden, dass diese bei Nichtgebrauch in den Ruhemodus gehen können. In diesem Modus verbrauchen die Geräte keine oder nur kaum Energie. Wenn der Drucker oder Scanner einen Impuls bekommt, schaltet er sich selbstständig ein und ist dann sofort betriebsbereit. Die einzelnen Geräte unterscheiden sich nicht nur in ihrer Ausstattung, sondern auch in ihrem Energieverbrauch. Wenn die im Büro genutzte Peripherie schon älter ist, kann ein Neukauf helfen, Kosten zu sparen. Die Investition macht sich bezahlt, da die Geräte in der Regel für mehrere Jahre in Betrieb sind. Bei der Nutzung moderner Geräte in Verbindung mit der Aktivierung einer möglichen Stromsparfunktion ergibt sich in jedem Büro ein sehr gutes Einsparungspotential im Unternehmen. Es sollte auch selbstverständlich sein, dass Geräte, die nicht ständig in Betrieb sind, vom Netz genommen werden.


Stromverbrauch der Peripherie (durchschnittliche Leistung, geschätzt):

  • Farblaserdrucker 300 bis 500 Watt
  • Router 20 Watt
  • Faxgerät 110 Watt

Pro Jahr können hier ohne weiteres für Peripherie-Geräte 400-500€ Stromkosten zusammenkomen.

Anhand des Stromverbrauchs dieser Geräte wird deutlich, dass hier keine großen Energiefresser dabei sind. Hier gilt jedoch, dass in vielen Büros mehrere elektronische Geräte in Betrieb sind und sich die Stromkosten dadurch summieren. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, das Einsparpotential auch bei der Peripherie zu nutzen, um eine möglichst hohe Kosteneffizienz zu erreichen.


Energiekosten Buerokosten

© Avantgarde Concept | unsplash.com


1.4 Bürokosten für die Beleuchtung

Die Bürobeleuchtung ist ein sehr wichtiger Faktor. Etwa 50 % des Energieverbrauches in Unternehmen entstehen durch die Beleuchtung der Büroräume. Dies gilt vor allem für Büros, die innerhalb eines Gebäudes liegen und nicht mit Tageslicht erleuchtet werden können. In diesen Büros muss die Beleuchtung den ganzen Tag eingeschaltet bleiben. Dies kann nicht umgangen werden, denn die Mitarbeiter benötigen ausreichend Licht, um effizient arbeiten zu können. Wenn Tageslicht im Büro genutzt werden kann, sollte davon unbedingt Gebrauch gemacht werden. Das höchste Einsparpotenzial ergibt sich, wenn die Beleuchtung ausgeschaltet ist. Die Investition in Energiesparlampen ist für jedes Büro dringend empfehlenswert. Dabei sollte in die teurere, aber sehr kosteneffiziente LED-Technik investiert werden. Im Gegensatz zu den ebenfalls energiesparenden Leuchtstoffröhren entwickeln LED-Leuchten keinerlei Wärme.

In jeder LED befinden sich Flüssigkristalle, die durch den Strom zum Leuchten gebracht werden. Diese Technik wird auch in LED-Fernsehern eingesetzt. Es konnte im Gegensatz zum Plasmafernseher eine deutliche Energieeinsparung erreicht werden. Bei den Leuchtmitteln ist es ähnlich. Da es keine Wärmeentwicklung gibt und die einzelnen LEDs nur sehr wenig Energie benötigen, um ihre Leuchtkraft zu entwickeln, ist die Kosteneffizienz der LED-Leuchten sehr hoch. Die Umstellung der Beleuchtung auf LED-Leuchten im Büro erfordert keinen Kauf von neuen Lampen. LED-Leuchten sind für alle gängigen Lampenfassungen erhältlich. Es ist nur ein Austausch erforderlich. Die Anfangsinvestition amortisiert sich nicht nur durch den geringen Energieverbrauch der LED-Leuchten, die Leuchtmittel haben auch eine sehr hohe Lebensdauer. Abhängig von dem gewählten Hersteller sind bis zu 50.000 Stunden Betriebsdauer möglich. Wenn das Büro über den ganzen Tag beleuchtet werden muss, ist es empfehlenswert, Leuchtmittel mit einer sehr hohen Betriebsdauer zu verwenden. So ergibt sich in Bezug auf die Beleuchtung ein hohes Einsparungspotential im Unternehmen.

Leuchtmittel Glühbirne

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Stromverbrauch der Leuchtmittel im Vergleich bei identischer Helligkeit:

  • klassische Glühbirne 60 Watt
  • Energiesparleuchte auf Basis der Leuchtstofflampe 11 Watt
  • LED-Leuchte 6 Watt

Im Gegensatz zu Energiesparlampen brauchen LED-Leuchten keine Anlaufzeit, um ihre volle Leuchtkraft zu entwickeln. Ein häufiges Ein- und Ausschalten ist somit möglich und verkürzt die Lebensdauer der LED-Leuchtmittel nicht. Auch wenn der Stromverbrauch sehr gering ist, sollte eine nicht benötigte Beleuchtung grundsätzlich ausgeschaltet werden. Dadurch ergibt sich, in Verbindung mit der Verwendung von LED-Leuchten, eine sehr hohe Kosteneffizienz.

2. Bauliche Maßnahmen am Gebäude

Energiesparende Maßnahmen am Gebäude betreffen die Senkung der Energiekosten und die damit verbundene Erhöhung der Energieeffizienz. Diese Maßnahmen sind dann sinnvoll, wenn es sich um ein älteres Gebäude handelt, das durch eine energieeffiziente Sanierung Einsparmöglichkeiten in Bezug auf die Heizkosten bietet. Moderne Bürogebäude, die noch nicht lange in Betrieb sind, wurden in der Regel nach den neuesten Vorgaben in Bezug auf die Energieeffizienz errichtet. Bei diesen Gebäuden wurde das maximal Energiesparpotential bereits erreicht.

Die wichtigsten Maßnahmen am Gebäude zusammengefasst:

  • Isolierung der Fenster und Türen
  • Isolierung der Außenwände
  • Überprüfung des Dachs auf den Grad der Isolierung und auf bauliche Schäden
  • Anbringen eines effektiven Sonnenschutzes
  • gegebenenfalls Erneuerung der Heizungsanlage in älteren Gebäuden

Die Heizkosten machen einen großen Anteil der Energiekosten aus. Aus diesem Grund ist in diesem Bereich ein großes Einsparungspotential im Unternehmen möglich.

3. Druckkostenoptimierung

Die Druckkosten stellen in vielen Unternehmen einen sehr hohen Posten der Bürokosten dar, in dem sehr viel Potential für eine weitreichende Optimierung steckt. Eine Analyse der Druckkosten wird in vielen Unternehmen die Erkenntnis bringen, dass es verschiedene Strategien gibt, um Geld zu sparen. Im Verlauf eines Geschäftsjahres können so hohe drei- bis vierstellige Summen zusammenkommen, die natürlich von der Quantität der Druckernutzung abhängig ist. Eine Umfrage hat ergeben, dass sich über 80 % der Unternehmen bewusst sind, dass das Drucken von Dokumenten ein wichtiger Kostenfaktor ist. Dennoch setzen nur etwa 16 % eine Software zur Analyse der Druckkosten ein.


Druckkosten sparen

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3.1 Analyse-Tools nutzen

Kostenfreie Software kann dabei helfen, die Druckerflotte zu überwachen und Einsparpotentiale zu ermitteln. Herstellerunabhängig ist diese Software in der Lage, alle Drucker übersichtlich in einem System zusammenzufassen und bietet den Nutzern so die volle Kontrolle über alle Drucker im Unternehmen.

3.2 Managed Print Services (MPS) abschließen

Für Unternehmen, die über eine Anzahl von 5 Druckern oder mehr verfügen, ist es ratsam, einen MPS Vertrag in Erwägung zu ziehen. Bürokosten können durch diesen Full-Service nachhaltig gesenkt werden. Das Paket umfasst, je nach Anbieter, die Kontrolle über Verbrauchsmaterialien inklusive einer automatisierten Nachbestellung, eine Wartung der Geräte und volle Transparenz über die regelmäßigen Druckkosten. Managed Print Services werden von den Herstellern direkt oder von unabhängigen Servicepartnern angeboten.

3.3 Netzwerkdrucker installieren

In vielen Büros werden mehrere Drucker genutzt. Jeder dieser Drucker verbraucht Strom und wird separat angesteuert. Neben den Anschaffungskosten müssen alle Drucker auch mit Tinte beziehungsweise Toner und Papier ausgestattet werden. Deutlich günstiger ist ein Netzwerkdrucker. Dieser wird zentral im Unternehmen platziert und kann so von mehreren Büros verwendet werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: es muss nur ein Drucker gekauft werden, Verbrauchsmaterialien fallen nur einmal an, Kosteneffizienz im Stromverbrauch, geringere Wartungs- und Reparaturkosten. Bei der Nutzung eines Netzwerkdruckers können die Ressourcen viel besser ausgelastet werden, als dies bei mehreren Druckern der Fall ist. Das Gerät wird von allen Computern oder mobilen Geräten, die sich im Netzwerk befinden, angesteuert. So kann sich ein gutes Einsparungspotential im Unternehmen ergeben.

3.4 Duplexdruck

Beim Kauf eines Druckers ist darauf zu achten, dass dieser den Duplexdruck beherrscht. Dahinter verbirgt sich eine Einheit, die in den Drucker integriert ist oder separat montiert wird. Diese Duplexeinheit erlaubt den Ausdruck von Dokumenten auf der Vorder- und auf der Rückseite des Papiers. Bei vielen Dokumenten ist dies möglich, vor allem dann, wenn diese nur der Archivierung zugeführt werden sollen oder der Dokumentation dienen. Bei der Nutzung des Duplexdruckes können 50 % der Papierkosten eingespart werden.

3.5 Recyclingpapier

Die Verwendung von Recyclingpapier ist eine Maßnahme, die nicht nur ein hohes Einsparungspotential im Unternehmen bietet, sondern auch für die Umwelt dienlich ist. Das Papier ist nicht weiß gebleicht, sondern es hat eine grau-braune Farbe. Dennoch eignet es sich für die meisten Ausdrucke. Das Unternehmen kann in einem Halbsatz oder in einer Fußnote darauf hinweisen, dass es zugunsten der Umwelt Recyclingpapier verwendet. Dies wird in Bezug auf die Kommunikation nicht als Nachteil gesehen, obwohl weißes Papier optisch etwas ansprechender wirkt. Recyclingpapier ist in der Anschaffung günstiger. Wird in dem Unternehmen viel gedruckt, lassen sich im Jahr durch die Verwendung von Recycling-Papier mehrere hundert Euro einsparen.


Druckkosten sparen bei Tinte & Toner

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3.6 Refill / Rebuilt Toner

Bei den Druckkosten besonders zu berücksichtigen sind die Folgekosten für den Nachkauf von Toner und Tinte. Im Büro haben sich Laserdrucker bewährt, diese arbeiten mit Toner. Die Tonerkartuschen sind beim Neukauf sehr teuer. Unternehmen können viel sparen, wenn auf Refill oder Rebuilt Toner zurückgegriffen wird. Beim Kauf ist jedoch darauf zu achten, dass die alternativen Toner in Deutschland hergestellt wurden. Auf günstige Asia-Importe sollte verzichtet werden, da hier ein Verlust der Herstellergarantie oder gar Schäden am Gerät nicht auszuschließen sind. Wer jedoch beim Kauf auf einen zertifizierten Hersteller achtet, kann durch den Einsatz von Rebuilt oder Refill Tonern viel Geld sparen, ohne dabei Einbußen bei der Druckqualität hinnehmen zu müssen. Auch die Herstellergarantie bleibt erhalten.

4. Bürokosten senken und Vertragskonditionen prüfen

Einsparungspotential ergibt sich auch im Rahmen der Verträge, die das Unternehmen mit externen Dienstleistern abgeschlossen hat. Hier können Bürokosten gesenkt werden, indem die Konditionen überprüft und eventuell eine Umstellung auf neue und moderne Verträge erfolgt. Ein wenig Verhandlungsgeschick des Unternehmers zahlt sich in jedem Fall aus, denn es können interessante Rabatte ausgehandelt werden.

Das Einsparungspotential im Unternehmen ergibt sich in folgenden Positionen:

  • Mietvertrag
  • Internet & Telefon
  • Verträge über Energielieferung
  • Versicherungen

4.1 Telekommunikation

Viele dieser Verträge laufen über mehrere Jahre und werden aus Bequemlichkeit nicht gekündigt. Die Kosten für Telekommunikationsdienstleistungen sind in den letzten Jahren sehr stark gesunken. Wenn noch alte Verträge bestehen, beträgt das Sparpotenzial oft bis zu 50 Prozent, um Bürokosten nachhaltig zu senken kann ein Wechsel des Anbieters daher sehr sinnvoll sein. Oft genügt das Aussprechen der Kündigung, um den aktuellen Anbieter dazu zu bewegen ein besseres Angebot zu unterbreiten.

4.2 Versicherungen & Strom

Auch bei Versicherungen kann sich ein Vergleich lohnen. Häufig können Kunden von Sonderkonditionen profitieren, die nur über das Internet angeboten werden. Diese sind oftmals deutlich günstiger als die Angebote des Versicherers, der in der Nähe eine Niederlassung hat. Seit dem Fall des Strommonopols sind auch die Verträge über die Lieferung von Energie günstiger geworden. Unternehmen, die mit hohen Stromkosten belastet sind, können mitunter interessante Rabatte beanspruchen, was eine hohe Kosteneffizienz mit sich bringt.

4.3 Besonderheiten beim Mietvertrag

Der Abschluss eines neuen Mietvertrages ist mit einem größeren Aufwand verbunden als der Wechsel der Verträge oder Anbieter bei den anderen genannten Positionen. Wenn der Mietvertrag für das Unternehmen nicht mehr lukrativ ist und Verhandlungen mit dem Vermieter nicht möglich sind, ist ein Umzug mitunter eine sehr gute Alternative, um das geforderte Einsparungspotential im Unternehmen zu realisieren. Wichtig ist, dass der neue Standort eine gute Lage hat und dass die Kunden rechtzeitig über den geplanten Umzug informiert werden. Keineswegs darf ein Umzug dazu führen, dass sich an der Erreichbarkeit und der Bekanntheit des Unternehmens etwas ändert. Auch wenn mit dem Umzug deutliche Einsparungen verbunden sind, ist die Kosteneffizienz nicht so hoch, wenn der Umzug Umsatzeinbußen zur Folge hat. Diese Fragestellungen sollten bei einem Umzug unbedingt berücksichtigt werden.


Cyber Security

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5. Bürokosten der Gegenwart und Zukunft

Neben den klassischen Bürokosten für Strom, Miete, Versicherungen und Co. gibt es jedoch auch noch unterschätzte Einsparpotentiale, die einem nicht sofort auf den ersten Blick einfallen. Dazu gehören vor allem Kosten, die im Zusammenhang mit der IT-Sicherheit auftreten können.

5.1 Die IT-Infrastruktur optimieren

Jedes Jahr verbrennen Unternehmen Geld, weil viele Potentiale, die die Digitalisierung ermöglicht, nicht umgesetzt werden. Eine Studie hat ergeben, dass allein im Jahr 2017 in Deutschland weit über 500 Millionen Euro wegen unzureichend automatisierter IT-Infrastrukturen verschwendet wurden. Die Automatisierung digitaler Arbeitsabläufe ist eine entscheidende Stellschraube, wenn es um verkannte Einsparpotentiale in Unternehmen geht. Als Unternehmer sollte man sich also die Frage stellen, wie man den technischen Fortschritt noch effektiver für sich nutzen kann, um auch weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben und nebenbei noch Kosten zu sparen.

5.2 Schutz vor Cybercrime

Was sich nach einem Neologismus aus dem Science Fiktion Bereich anhört, ist bereits erschreckende Realität für viele Unternehmen weltweit. Cybercrime Attacken kosten deutsche Unternehmen einen immer größer werdenden Millionenbetrag. Im Jahr 2017 waren es bereits weit über 10 Millionen Euro, Tendenz steigend! Der Investition in eine sichere IT-Infrastruktur sollte daher ein hoher Stellenwert zukommen, um kostspielige Folgekosten zu vermeiden.




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