Dokumente scannen - digital und sicher

Dokumente scannen ist in Unternehmen und in privaten Haushalten eine Möglichkeit, Schriftstücke zu digitalisieren. Digitalisierte Dokumente können einfach und sicher archiviert und mit einem Computer bearbeitet werden.

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1. Was bedeutet „scannen“?
2. Flachbrettscanner oder Multifunktionsdrucker
3. Dokumente scannen - Voraussetzungen und Ablauf
4. Wichtige Einstellungen für ein optimales Scan-Ergebnis
5. Der Scan-Vorgang
6. Dateiformate
7. Scannen für die Archivierung wichtiger Dokumente

1. Was bedeutet „scannen“?

Scannen ist ein Verfahren, das mithilfe von Licht, optischen Sensoren und Software gedruckte Dokumente und Bilder digitalisiert. Die Dateien werden im Computer gespeichert und können anschließend bearbeitet werden. Um Dokumente zu scannen wird ein separater Scanner, der an einen Computer angeschlossen wird, oder ein Multifunktionsdrucker, der neben der Druck- und Kopierfunktion über einen eingebauten Scanner verfügt, benötigt.

2. Flachbrettscanner oder Multifunktionsdrucker

Mit einem Multifunktionsdrucker Dokumente zu scannen hat gegenüber herkömmlichen, Flachbrettscannern einen entscheidenden Vorteil. Die mit einem Multifunktionsdrucker gescannten Dokumente können ohne, dass der Nutzer Hand anlegen muss, direkt per E-Mail oder je nach Gerät auch per Fax verschickt werden.

3. Dokumente scannen - Voraussetzungen und Ablauf

Wenn ein Multifunktionsdrucker zum ersten Mal an einen Computer angeschlossen und eingeschaltet wird, erkennt das Betriebssystem das neue Gerät und installiert die entsprechenden Treiber. Treiber sind spezielle Programme, die vom Hersteller des Scanners eigens für jedes Modell entwickelt werden. Das Betriebssystem kopiert die Treiber in seine Dateien und listet den Multifunktionsdrucker in der Systemsteuerung unter den verfügbaren Geräten. Um einen Multifunktionsdrucker optimal nutzen zu können, wird vom Hersteller meist noch ein Softwarepaket mit Anwendungen speziell für dieses Gerät mitgeliefert. Die Software ermöglicht die Steuerung von Kopierer und Scanner und die Einstellung der wichtigsten Parameter zum Beispiel für das Scannen oder den Fax- und E-Mail-Versand eines gescannten Dokumentes.

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4. Wichtige Einstellungen für ein optimales Scan-Ergebnis

Wenn die Software installiert wurde und der Scanner eingeschaltet ist, kann damit begonnen werden, Dokumente zu scannen. Dazu wird zunächst die Anwendungssoftware für das Scannen am Computer geöffnet. Der Speicherort, das Dateiformat, in dem das Dokument gespeichert werden soll und die Auflösung sowie die Farbeinstellung für das gescannte Dokument werden hier vorgenommen. Für das Scannen von reinen Textdokumenten empfiehlt sich die Speicherung mit einer Auflösung von 150 dpi oder maximal 300 dpi in Schwarz-Weiß und im GIF Format. Bei diesen Einstellungen benötigt das Dokument nur rund 80 bis 130 KB Speicherplatz auf einem Computer und ist dennoch einwandfrei lesbar.

5. Der Scan-Vorgang

Schritt- für Schrittanleitung

1. Die zu scannende Seite auf die Glasfläche ablegen oder in den Vorlageneinzug (nur bei Multifunktionsgeräten)legen (dann weiter mit 4)
2. An die DIN-Papierformat Markierung der Glasfläche ausrichten
3. Klappe schließen
4. Scanvorgang direkt am Gerät starten und auf die Taste drücken.
5. Am PC öffnet sich automatisch ein Programm zur Bearbeitung
6. bearbeiten, speichern oder erneuten Scan-Vorgang starten.

Um Dokumente zu scannen, werden diese einzeln auf die Glasplatte des Multifunktionsdruckers - mit der Seite, die gescannt werden soll nach unten aufgelegt. Markierungen am Rand der Glasplatte erleichtern dabei die korrekte Ausrichtung. Dann wird der Deckel wieder geschlossen. Wenn der Multifunktionsdrucker über einen automatischen Dokumenteinzug verfügt, können auch mehrere Dokumente hintereinander gescannt werden.

Der Scanvorgang kann entweder mit dem Anwendungsprogramm oder direkt am Multifunktionsdrucker gestartet werden. Nach dem ersten Durchgang wird von der Software meist ein Vorschaubild des gescannten Dokumentes angezeigt. Einstellungen wie Bildausschnitt, Dateiformat, Farben und Kontraste können jetzt noch geändert werden. Ist die Einstellung in Ordnung, kann der eigentlich Scanvorgang gestartet werden. Nach dem Scannen einzelner und mehrerer Dokumente nacheinander muss noch mit einem Klick auf die Schaltfläche "Fertigstellen" der Scanvorgang abgeschlossen und die Verarbeitung der digitalisierten Dokumente gestartet werden. Danach wird das Dokument im vorgegeben Format und im gewählten Ordner gespeichert.

6. Dateiformate

In welchen Dateiformaten können gescannte Dokumente gespeichert werden?

• Multifunktionsdrucker mit Scanfunktion ermöglichen das Speichern der gescannten Dokumente in unterschiedlichen Bildformaten. Üblich sind die Formate JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP und RAW. JPEG Dateien benötigen bei farbigen Bildern den wenigsten Speicherplatz. RAW Dateien können nicht alle Geräte verarbeiten und benötigen sehr viel Speicherplatz. Für den Versand per E-Mail können praktisch alle Multifunktionsdrucker die Dateien auch im plattformunabhängigen PDF Format (Portable Document Format) speichern.

7. Scannen für die Archivierung wichtiger Dokumente

Wichtige Dokumente zu scannen hat für Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Das Scannen von Dokumenten bietet eine höhere Sicherheit bezüglich des Datenschutzes. Gescannte Dokumente können mit differenzierten Zugriffsrechten auf Benutzer- oder Rollenebene gespeichert und gesichert werden. Digital archivierte Dokumente können zudem besser vor Diebstahl oder Beschädigung geschützt und jederzeit wiederhergestellt werden. Darüber hinaus reduzieren gescannte Dokumente den Lagerplatzbedarf in Büroräumen. Auf einer einzigen DVD kann der Inhalt von fast 30 Aktenschränken gespeichert werden. Auf digitalisierte Dokumente können alle Mitarbeiter schneller zugreifen, als auf analoge Dokumente. Digitale Dokumente können problemlos mit Benutzern in mehreren Büros und an verschiedenen Standorten ausgetauscht werden und bieten einen sicheren und flexiblen Zugriff. Der Arbeitsablauf wird dadurch beschleunigt.

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