Druckerverwaltung - Druckeradministration automatisieren

Die Automatisierung von Prozessen gewinnt in Unternehmen eine zunehmende Bedeutung. Denn je höher der Automatisierungsgrad ist, umso mehr Ressourcen werden für andere Tätigkeiten frei. Dieser positive Effekt wirkt sich auf die Effizienz des Unternehmens und die Kosten aus. Dies gilt auch für das Managen einer gesamten Druckerlandschaft. Spezielle Softwarelösungen optimieren alle Prozesse, liefern aussagekräftige Informationen über den Status oder die Leistung von Druckern und reduzieren nachweislich die Kosten.

Erweiterte Definition der Druckerverwaltung

Die Druckerverwaltung setzt sich aus unterschiedlichsten Arbeitsschritten zusammen. Diese reichen von der systemseitigen Betreuung der zahlreichen Drucker und der Benutzer innerhalb eines Netzwerks bis zur Beseitigung von Störungen durch Techniker oder die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien. Die Freigabe von Benutzern, die Überwachung von Druckwarteschlangen oder die Migration von Druckservern erfolgt durch die betriebssystemeigene Management Console. Alle anderen Aktivitäten erfolgen manuell und binden dadurch wichtige Ressourcen.

Vor allem für den effizienten Betrieb von Druckern und deren durchgängige Verfügbarkeit besitzt der technische Aspekt abseits der systemrelevanten Druckerverwaltung einen hohen Stellenwert. Denn versäumte Wartungsintervalle, dadurch verursachte Störungen oder fehlende Verbrauchsmaterialien wirken sich zum Teil erheblich negativ auf die allgemeinen Kosten und den Arbeitsbetrieb aus. Dies gilt ebenfalls für den wenig effizienten Betrieb eines Druckers durch fehlende Auslastung. Innovative Softwarelösungen automatisieren diese Tätigkeiten mit allen damit verbundenen Vorteilen und beeinflussen die Druckkosten positiv.

Vorteile einer Druckerverwaltung mit Client-Software

Der Managed Print Service mittels Client Software beinhaltet zahlreiche Vorteile für das Unternehmen. Denn die Software informiert den Administrator übersichtlich dargestellt über den Druckerstatus und überwacht automatisch alle im Netzwerk angeführten Geräte. Wichtige Reportings und Statistiken ergänzen den Leistungsumfang.

Das softwaregestützte Druckermanagement liefert eine übersichtliche Darstellung aller im Netzwerk vorhandenen Drucker und alle für ein erforderliches Management des Druckers wichtigen Informationen.

Das softwaregestützte Druckermanagement liefert eine übersichtliche Darstellung aller im Netzwerk vorhandenen Drucker und alle für ein erforderliches Management des Druckers wichtigen Informationen.

1. Druckerstatus - online, offline
2. Grafische Darstellung des Druckers und des Druckerstatus
3. Detaillierte Gerätebezeichnung
4. IP Adressen und Informationen zur Firmware
5. Systemnamen
6. Zählerstände der Geräte
7. Füllstand der Verbrauchsmaterialien
8. Reichweiteninformation der Verbrauchsmaterialien
9. Information zum Managed Print Service (verfügbar, aktiv)
10. Bestellmodus von Tinte/Toner(voll- oder halbautomatisiert)
11. und verschiedene andere Informationen und Funktionen

Ebenfalls wichtige Details liefern die verfügbaren Statistiken. Sie informieren ausführlich über die Auslastung jedes einzelnen Geräts, den aktuellen Druckerstatus und den Verbrauch von Verbrauchsmaterialien, wie Tinte und Toner. Vielleicht wird der anfänglich so stark nachgefragte doppelseitige Druck kaum genutzt oder es stellt sich das Gegenteil heraus. Oder der Drucker einer bestimmten Abteilung wird kaum genutzt und fände in einer anderen passenden Einsatz. All diese Informationen leisten einen wichtigen Beitrag zur Kosten- und Nutzentransparenz. Ihr hoher Informationsgehalt bildet die Grundlage für Entscheidungen zur grundsätzlichen Anzahl der im Unternehmen verwendeten Drucker sowie der erforderlichen Funktionen.

Leistungsfähige Softwarelösungen erfüllen wichtige Anforderungen

Die Mobilität der Mitarbeiter eines Unternehmens erhöht sich kontinuierlich. Eine intelligente Softwarelösung orientiert sich daran und ermöglicht den Zugriff auf die Informationen von jedem Standort und zu jeder Zeit. Denn effizientes Druckermanagement kennt weder eine zeitliche noch eine räumliche Bindung.

Zusätzlich zur schnellen und zuverlässigen Verarbeitung aller an das System übermittelten Informationen ist eine hohe Bedienerfreundlichkeit unverzichtbar. Denn der Bedienkomfort und die übersichtliche sowie eindeutige Darstellung von Meldungen tragen maßgeblich zur schnellen Entscheidung bei.

Ein weiterer Anspruch an eine leistungsfähige Softwarelösung für effizientes Druckermanagement ist die Möglichkeit, alle Geräte einzubinden. Dies gilt für Multifunktionsgeräte, wie kombinierte Drucker- und Kopiergeräte genauso, wie für reine Kopierer oder Fax-Geräte. Denn jedes Gerät erfordert für den effizienten Betrieb die kontinuierliche Überwachung. Vor allem für Unternehmen, die aus verschiedenen Gründen noch mit von PCs abgekoppelten Faxgeräten arbeiten, kann die Nichterreichbarkeit oder eine Fehlfunktion gravierende Folgen nach sich ziehen.

Analysetools ergänzen eine intelligente und leistungsfähige Client-Software für das Druckermanagement. Denn eine professionelle Druckerverwaltung optimiert nicht nur den störungsfreien Betrieb, sondern achtet zusätzlich auf die verursachten Kosten und die Effizienz der Geräte. Daher sind integrierte Analysetools über häufige Ausfälle, geringe Nutzung oder überdurchschnittlich viele Druckaufträge unverzichtbar.

Sicherheit beim Druckermanagement hat Vorrang

Nur ein umfassendes Sicherheitssystem rund um die Druckerverwaltung gewährleistet ein sicheres und optimiertes Druckermanagement. Dies beginnt mit dem Zugriffsschutz, der es nur einem bestimmten Personenkreis erlaubt, das Tool zu bedienten.

Bei Client-Software ist ein zuverlässig abgesicherter Übertragungsweg zwischen Sender und Empfänger unverzichtbar, um Angriffe und damit verbundene Störungen während der Datenübertragung zu verhindern. Im Idealfall handelt es sich um eine Simplex-Übertragung, die ausschließlich eine Datenübertragung in eine einzige Richtung erlaubt.

Aber auch die Darstellung der einzelnen Informationen sowie eine möglichst vereinfachte und selbsterklärende Bedienung sind wichtige Einflussfaktoren, die sich auf die Qualität des Druckermanagements auswirken.

So funktioniert Druckerverwaltung mit printer4you.com

Die printer4you.com Client-Software ist mit wenigen Klicks als Client im Netzwerk installiert. Als Client stellt die Software die Verbindung zwischen dem Anbieter der Druckerverwaltung, den Druckern und dem Administrator der Geräte her.

In stündlichen Intervallen führt der Client Abfragen bei allen erfassten Geräten durch. Dabei handelt es sich um Informationen zum Füllstand der Verbrauchsmaterialien, Zählerstände oder Fehlermeldungen und andere für den Betrieb relevante Informationen. Die Ergebnisse speichert der Client lokal auf dem Rechner des Administrators ab und übermittelt sie zweimal täglich verschlüsselt und über eine gesicherte Verbindung an den Anbieter der Client-Software. Dabei handelt es sich immer um eine Simplex-Übertragung vom Client zum Anbieter-Server und nie in umgekehrter Richtung. Diese Maßnahme sichert zuverlässig vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte. Alle lokal gespeicherten Daten hinterlegt die Software in einer MS-Access-kompatiblen Datenbank. Für umfangreiche Netzwerke empfiehlt sich jedoch ein Microsoft SQL Server.

Die Printer4you Client-Software ist für 32Bit und 64Bit windowsbasierte PCs ab Vista aufwärts kompatibel. Als Serversoftware eignet sich der Client für Windows Server ab Server 2008. Dabei stellt das Druckermanagement-System keinerlei besonderen Anforderungen an die Hardware und kann problemlos als virtuelle Umgebung installiert werden.

Druckerverwaltung - das Drucker Online Management

Herstellerunabhängig können hier alle Drucker und Multifunktionsgeräte eingebunden werden. Vorraussetzung ist, dass diese im Netzwerk integriert sind. Auf einem Blick kann sich der Administrator eine Übersicht über den Ist-Zustand der Druckerflotte verschaffen:

Geräte Status
1. Rotes Icon: Gerät ist nicht online. Es werden keine Daten an das Online Management übertragen
2. Gelbes Icon: Gerät ist online, jedoch stummgeschaltet. Diese Funktion kann im Reiter Einstellungen des Online Managements festgesetzt werden. Dies hat zur Folge, dass der Administrator keine Meldungen per E-Mail erhält, wenn der Drucker Bedarf an Supplies oder ein Alert meldet.
3. Grünes Icon: Gerät ist online.

Weitere Informationen: Zählerstand, Anzahl gedruckter Seiten in den letzten 7 Tagen, Füllstände der Verbrauchsmaterialien, Bestellmodi der Verbrauchsmaterialien. Per Klick kann für den Drucker sofort Verbrauchsmaterialien nachbestellt oder im Reparatur-Fall ein Service Ticket erstellt werden. Außerdem lässt sich sofort einsehen, ob ein Managed Print Service-Vertrag (MPS-Vertrag) für den Drucker abschließbar ist.

Druckerstatus Tinte/Toner

In dem Reiter Verbrauchsmaterial der Druckerverwaltung können Füllstände eingesehen und Supplies nachbestellt werden. Eingestellt werden kann eine voll- bzw. halbautomatische Bestellung von Tinte/Toner. Dies bedeutet, dass der Administrator dem Drucker die Rechte zuweisen kann, eigenständig Bedarfsmaterial nachzubestellen, sobald ein voreingestellter Schwellwert erreicht ist. In beiden Bestellprozessen kann jederzeit eingegriffen werden. Die Bestellinformationen erhält der Admin via E-Mail.

Schwellwert und Bestellprozess werden im Reiter Einstellungen unter "Konfiguration ändern" festgelegt.

Druckerverwaltung Statistiken

In den Bereich "Statistik" können die gesammelten Daten in einem festgelegten Zeitraum analysiert werden. Diese lassen sich auch als CSV-Datei herunterladen.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick

Betrachtet man das Druckermanagement aus verschiedenen Seiten, ergeben sich zwei unterschiedliche Tätigkeitsfelder in der Druckerverwaltung. Diese unterscheiden sich in die systemrelevante Druckerverwaltung auf der reinen Benutzer- und Administrationsebene und das Management des Druckers aus Sicht der rein technischen Verfügbarkeit. Hier bietet sich die Client-Software von printer4you.com an.

1. Übersichtlich gestaltete und einfach konfigurierbare Benutzer- und Bedienoberfläche.
2. Voll- oder halbautomatische Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien ab eingestelltem Schwellenwert.
3. Automatische Information an ausgewählte Techniker bei Störungen.
4. Analysetools zur Effizienzkontrolle einzelner Geräte.
5. Information an Administrator rund um die Uhr auf stationäre und mobile Endgeräte.

Auf diese Weise optimieren Sie den Einsatz Ihrer Druckerflotte, aller Kopierer und Multifunktions- sowie Faxgeräte im Unternehmen. Teure Ausfälle aufgrund technischer Störungen oder ein Mangel an Verbrauchsmaterialien gehören mit dem automatisierten Druckermanagement der Vergangenheit an.

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