Druckkosten berechnen

Welcher Drucker hat die geringsten Druckkosten?

Ist der Drucker oft im Einsatz und muss fast pausenlos Papier bedrucken? Müssen ständig neuer Toner oder neue Druckerpatronen angeschafft werden? Wer wissen will, ob sich bei den Druckkosten etwas einsparen lässt, muss zunächst herausfinden, wie viel eine bedruckte Seite kostet. Damit lässt sich vergleichen, ob Einsparungen bei den Verbrauchsmaterialien möglich sind. Geht es um den Kauf eines neuen Druckers, können von Beginn an die Weichen für möglichst niedrige Druckkosten gestellt werden.

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Wir haben die Druckkosten für mehr als 500 Drucker verglichen:



Druckkostenrechner - Alle Fakten auf einem Blick

Druckkosten berechnen

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Mit Druckkosten wird die Wirtschaftlichkeit eines Druckers bezeichnet. Diese ergibt sich aus dem Preis für den Drucker und den Kosten für die einzelnen Verbrauchsmaterialien, zu denen Strom für den Betrieb, Tintenpatronen oder Toner und Papier gehören. Da ein Drucker schneller verschleißt, wenn er eine große Menge Papier bedrucken muss, spielt auch der Verschleißfaktor bei der Berechnung der Druckkosten eine Rolle.

Die Output-Analyse

Während sich die Druckkosten im privaten Haushalt in einem relativ überschaubaren Rahmen bewegen, sieht das in vielen Unternehmen anders aus. Mit Hilfe einer Output-Analyse wird zunächst festgestellt, wer, wann, mit welchem Drucker und wie viel druckt. Sämtliche Drucker werden auf ihre Kosten hin überprüft. Für die konkreten Druckkosten spielt die gesamte Druckumgebung eine Rolle. Dazu gehören nicht nur die Parameter jedes einzelnen Druckers, sondern auch die Organisation der Druckprozesse. Eine Output-Analyse bietet eine Übersicht über Kosten, Prozesse und Technik und bildet eine solide Basis, auf der sich Kosten senken und Prozesse optimieren lassen. Der Druckkostenrechner liefert Ihnen ein zuverlässiges Ergebnis zur optimierung Ihrer Drucker-Infrastruktur.

Druckkostenrechner: So geht's!

Berechnungsgrundlage ist zunächst der Preis für das Papier, zusammen mit dem Preis für die Druckerfarbe.

  • Papierkosten: Papier wird in Paketen gekauft. Der Preis für das Paket wird durch die Anzahl der Blätter geteilt und ergibt damit die Kosten für ein einzelnes Blatt Papier. Hat das Paket mit 500 Blatt Papier fünf Euro gekostet, schlägt ein einzelnes Blatt mit 0,01 Euro, also einem Cent, zu Buche.
  • Berechnung der Druckerfarbe: Auf der Verpackung steht, wie ergiebig die Druckerfarbe in den Patronen ist. Ist vermerkt, dass 50 Seiten mit hundertprozentiger Tintendeckung gedruckt werden können, kann die Patrone insgesamt 50 völlig schwarz bedruckte Seiten fabrizieren. Da allerdings auf einer normalen Textseite nur 5 Prozent mit Tinte bedeckt sind, reicht die Füllung etwa für 750 normale Seiten.
  • Gesmtkalkulation: Wird der Preis pro Patrone durch die Seitenzahl dividiert, ergibt sie wiederum ein Preis für jedes einzelne Blatt. Zusammen addiert ergibt sich ein Preis für ein gedrucktes Blatt Papier. Allerdings sind bei dieser Rechnung weder der Stromverbrauch noch der Anschaffungspreis für den Drucker einkalkuliert.

Wer eine Übersicht über die gesamten Druckkosten haben möchte, muss neben den direkten Verbrauchskosten (für Toner, Tinte, Papier, Energie und Verschleißteile) auch die indirekten Kosten in seine Rechnung einbeziehen. Zu den indirekten Kosten zählen beispielsweise die Schulung und Einarbeitung der User, der Aufwand für die Installation, Wartung, Instandhaltung und Reparaturen, aber auch der Aufwand für die Administration und Logistik.

Druckkosten wirkungsvoll senken

Damit die Druckkosten wirkungsvoll und schnell gesenkt werden können, gibt es einige hilfreiche Maßnahmen:

  • Zunächst werden sämtliche Drucker, das tatsächlich gedruckte Papier und die dabei entstehenden Druckkosten analysiert, daraus die tatsächlichen Druckkosten ermittelt und anschließend eine optimierte Drucklandschaft konzipiert.
  • Einführung von Managed Print Services (MPS): Diese steuern sämtliche Produkte und Maßnahmen, sorgen für ein tadelloses Funktionieren aller Drucker, Kopierer, Scanner und Multifunktionsgeräte, so dass diese jederzeit bereit für ihren Einsatz sind. Das kann teilweise vollautomatisch laufen.
  • Einführung eines Systems zum Management der Dokumente, sodass sich intensive Prozesse automatisieren und optimieren lassen und die Effizienz spürbar verbessert wird.
Druckkosten senken

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Mögliche Sofortmaßnahmen zur Senkung der Druckkosten:

  • Papier beidseitig bedrucken (Duplexdruck) oder sogar das Seitenformat halbieren, so dass zwei Dokumentseiten auf eine Papierseite passen.
  • Werden kompatible Kartuschen für Toner verwendet, sollten solche mit hoher Laufleistung gewählt werden.
  • Lassen sich unterschiedlich große Kartuschen einsetzen, sollte die größere gewählt werden, da diese oft minimal günstiger sind.
  • Wird nur wenig gedruckt, ist ein Tintenstrahldrucker günstiger. Dieser braucht weniger Platz, weniger Strom und verursacht weniger Müll.
  • Neue Drucker brauchen weniger Strom, drucken die Seiten günstiger und brauchen weniger Service.
  • Einführung eines Drucker Online Management Clients, für die vollständige Transparenz aller Drucksysteme.
  • Multifunktionsgeräte können einzelne Geräte ersetzen. Diese reduzieren nicht nur den Aufwand für Verwaltung und Service, sondern auch den Stromverbrauch.
  • Software nutzen, die Druckjobs automatisch verteilt und den Drucker mit dem günstigeren Seitenpreis wählt.
  • Nicht alles in Farbe drucken.

Die Vorteile von Managed Print Services

Mit Hilfe von Managed Print Services (MPS) lassen sich rund 30 Prozent der Druckkosten sparen. Der erste Schritt ist ein Audit: Sämtliche Drucker und Multifunktionsgeräte werden erfasst, dazu das entsprechende Druckvolumen pro Monat. Aus diesen Daten wird der eigentliche Bedarf ermittelt. Falls im Lauf der Jahre ein Gerätepark aus ganz unterschiedlichen Druckern in den einzelnen Abteilungen entstand, lässt sich dieser durch leistungsstarke Multifunktionsgeräte ersetzen. Diese stellt der Hersteller zur Verfügung. Basis dafür ist der ermittelte Seitenpreis. Je nach Vertrag sind Service und Wartung inklusive. Wer MPS einsetzt, weiß genau, was eine bedruckte Seite kostet.

Dokumentenmanagement: Sämtliche Dokumente digital verwalten

Vorteile von Managed Print Services

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Ein Dokumentenmanagment kann Dokumente digital verwalten, ablegen, suchen und wiederfinden. Doch das ist längst nicht alles: Mit Hilfe eines Dokumentenmanagement sind sämtliche Inhalte überall und schnell verfügbar. Sie können einfach zwischen Mitarbeitern geteilt werden, die Zusammenhänge und Inhalte sind schnell erkennbar, so dass sinnvoll mit ihnen gearbeitet werden kann. Alle wiederkehrenden Prozesse lassen sich automatisieren, so dass die elektronische Ablage effizient, schnell und einfach erledigt ist. Ein gutes Dokumentenmanagement erfordert nicht viel Aufwand für die Einführung, so dass die Mitarbeiter in kurzer Zeit produktiv damit arbeiten können. Die Installation ist ebenso einfach wie die Konfiguration, die Bedienung intuitiv. Ein Dokumentenmanagement wird in die bereits vorhandenen Prozesse integriert, so dass es diese sinnvoll ergänzen kann. Auch wenn die Investition etwas kostet, sind die damit erreichten Einsparungen in der Regel enorm und sorgen für einen schnellen Return of Investement.

Das Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass sämtliche Dokumente für alle leicht zugänglich sind. Das gilt für E-Mails, Akten, Rechnungen und Content gleichermaßen. Es muss immer weniger Papier ausgedruckt werden - allein die Einsparungen an Druckkosten bei Rechnungen kann enorm sein. Damit lassen sich nachhaltig die Druckkosten senken.


Druckkosten belasten bei einem hohem Druckvolumen massiv das Budget. Daher heißt es insbesondere: Vor dem Kauf gut informieren und unseren Druckkostenrechner nutzen! Eine Output-Analyse gibt Aufschluss über die nötigen Informationen, die eine realistische Kalkulation zulassen. Die gesammelten Fakten und Bedürfnisse sind unmittelbar entscheidend für die Wahl der Druckerhardware. Unser herstellerübergreifender Drucker-Kaufberater ermittelt anschließend das beste Preis- Leistungsverhältnis.


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