Output Analyse - optimieren und Kosten senken

Unter Output verstehen wir das gesamte Drucken und Verteilen von Dokumenten in Ihrem Unternehmen. In einer Output-Analyse untersuchen wir die Ist-Situation und stellen das Ergebnis hinsichtlich eingesetzter Technik, Prozesse und Kosten anschaulich dar. Auf dieser Basis folgt die Konzeption einer Soll-Situation mit klaren Zielen: Verbesserung der Effizienz Ihrer Output-Prozesse sowie – daraus folgend – nachhaltige Kostensenkung und -transparenz.


Gemeinsam prüfen und verbessern wir den Output Ihrer Geräteflotte


Das bedeutet, dass wir Ihre komplette Betriebsumgebung mit Geräteflotte und Output der Businessprozesse mit Ihnen gemeinsam auf den Prüfstand stellen und Step by Step optimieren. Dabei berücksichtigen wir natürlich auch die Fragen von Sicherheit, Gesundheitsschutz und Akzeptanz der Anwender.


Wir sprechen hier also durchaus von einem größeren und auf jeden Fall anspruchsvollen Projekt. Wenn wir unsere Arbeit beenden, haben Sie Wissen und Rüstzeug, um den Prozess fortzuführen und dauerhaft zu etablieren. Damit Sie die Ziele nachhaltig erreichen, ist es unentbehrlich, die eingetretenen Ergebnisse regelmäßig zu bewerten und weiter zu optimieren. So werden sie von dem Aufwand für die Output-Analyse dauerhaft profitieren.


Inhalte der Output-Analyse

Geräteflotte

Zur Geräteflotte zählen alle eingesetzten Output-Geräte wie Drucker, Kopierer, MFP Systeme, Scanner, Faxgeräte. In diesem Zusammenhang sind auch die Stellplätze jedes einzelnen Gerätes wichtig. Sie werden häufig in Stellplätze der Büroumgebung und Sonderstellplätze unterteilt. Sonderstellplätze betreffen Geräte mit spezifischen Anforderungen, beispielweise Posteingangsscanner, Drucker mit direktem Anschluss an Diagnosegeräte, Etikettendrucker, Kassen oder Bon-Drucker, Großformatdrucker, Fotodrucker, Großmaschinen der Hausdruckerei.


Kaufmännische Anforderungen Output Analyse



Betriebsumgebung

Die Betriebsumgebung erfasst Bereiche, die für den Betrieb der Flotte wesentlich sind:

  • die IT-Umgebung, in der die Geräte betrieben werden.
  • die Prozessumgebung für Geschäftsvorfälle des laufenden Betriebes, zum Beispiel Toner- oder Servicebestellungen, Abrechnung von Seiten, Rechnungsprüfung der Lieferantenrechnungen, Einkauf.
  • Anforderungen der Businessprozesse an die Geräteflotte, etwa bestimmte Formate, Zertifizierungen u.a.

Managementsysteme

Managementsysteme sind IT-Lösungen, die den laufenden Betrieb technologisch unterstützen, um Prozesse zu automatisieren und gleichzeitig Transparenz und Sicherheit auf höchstem Niveau zu gewährleisten. Typische Systeme sind:

  • Flottenmanagement
  • Sicherheitsmanagement
  • Vertragsmanagement

Kaufmännische Anforderungen

Hierzu zählen Abrechnungsmethoden in Verträgen, Analyse der bestehenden Verträge, Gegenüberstellung von Kauf und Leasing (Miete), Gegenüberstellung von Rechnungsstellung und Gutschriftenstellung.

Auch Anforderungen an SLA (Service Level Agreement) sollen hier beschrieben werden, insbesondere:

  • Reaktions- und Wiederherstellungszeiten.
  • Reduzierung bzw. Erhöhung der Gerätezahl in der Flotte.
  • Betriebsbereite Übergabe der Geräte.
  • Umgang mit Änderungen von Stellplätzen und Geräten.
  • Schulungsmaßnahmen für Anwender und IT-Abteilung.
  • Anforderungen an das Berichtswesen.

Neue Services

Den Service-Begriff entnehmen wir aus dem ITSM (Information Technology Service Management) Best Practice Ansatz von ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Businessprozesse stellen Anforderungen an die Unterstützung durch IT-Services. Der MPS (Managed Print Service) ist ein solcher IT-Service. Die Unterstützung zielt dabei konkret auf neue Funktionen bzw. die Beseitigung bestehender Beschränkungen. Bezogen auf die Output-Analyse betrifft das beispielsweise:

  • Mobile Printing
  • Follow Me Printing
  • Scan-Funktionen mit Anbindung an bestehende Systeme
  • Abrechnungssystem

Typischer Ablauf einer Output-Analyse

0. Vor dem Start

Zuerst definieren wir mit Ihnen die Inhalte und Ziele der Analyse. Dabei gehen wir mit Hilfe einer Checkliste die einzelnen Bestandteile durch und arbeiten sie detailliert aus. In einem Projektzeitplan stellen wir die Schritte der Output-Analyse so dar, dass sie einfach zu kontrollieren sind. Eine Kontaktmatrix stellt sicher, dass alle Personen, die Einfluss auf das Ergebnis der Output-Analyse haben, ihre Aufgaben kennen und richtig kommunizieren.


1. Aufnahme des Ist-Zustandes

Hier werden alle relevanten Daten erhoben, um die Ist-Situation so darzustellen, wie es in den Inhalten definiert wurde. Dafür werden alle Geräte inklusive kaufmännischer Daten inventarisiert. In dieser Phase sind wir bei Ihnen vor Ort, betreten alle Räume, in denen Geräte stehen und führen Gespräche mit Mitarbeitern, Arbeitnehmervertretung, IT, Einkauf sowie Management.


2. Analyse des Ist-Zustandes

In dieser Phase prüfen wir die Daten, analysieren sie und stellen sie dar. Sie erhalten von uns erste Entwürfe dieser Darstellung zur Prüfung, Diskussion und Bestätigung.


3. Soll-Konzept

Auf der Basis der vereinbarten Inhalte entwickeln wir den ersten modular aufgebauten Entwurf des Sollkonzeptes, um das Konzept mit Ihnen zu diskutieren und zu verbessern. Im Regelfall entstehen in dieser Phase mehrere Versionen des Entwurfs, bis alle Seiten damit einverstanden sind.


4. Diskussion

Der Kommunikationsprozess beginnt bereits während der Arbeit am Soll-Konzept und wird nun bis zur Abnahme der Analyse der Ist-Situation und vor allem bis zur finalen Entscheidung über das Soll-Konzept intensiv fortgeführt.


5. Präsentation und Übergabe der Ergebnisse

Jetzt ist die Arbeit getan und wir präsentieren Ihnen, gern in größerer Runde, die Ergebnisse:


  • Kernaussagen der Output-Analyse.
  • Strategische Ausrichtung des Soll-Konzeptes.
  • Nutzen für die Businessprozesse.

Alle im Projekt erstellten Dokumente erhalten Sie elektronisch. Die wichtigsten Module liefern wir zusätzlich als veränderbare Dateien. Damit können Sie weitere Schritte dann sehr schnell und einfach durchführen, wie etwa die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für eine Ausschreibung.


Warum sind wir von der Notwendigkeit einer Output Analyse überzeugt?

Aller Digitalisierung zum Trotz bestätigen zahlreiche Studien den kontinuierlichen Anstieg der Zahl gedruckter und verteilter Dokumente in den Unternehmen. Somit wird die Output-Umgebung auch weiterhin ein entscheidender Kostenfaktor bleiben. Um sie optimieren und somit die Kosten senken zu können, brauchen Sie vor allem eines: Transparenz. Das heißt, den vollen Überblick darüber, wer wo und wie viel in Ihrem Unternehmen Tag für Tag druckt und welche Kosten dabei tatsächlich entstehen. Dafür bietet eine Output-Analyse die ideale Plattform. Sie endet nicht mit der Beschreibung des Ist-Zustands, sondern mit einem Soll-Konzept, das sowohl Ziele enthält als auch konkrete Wege, Maßnahmen und Messkriterien, mit denen Sie das Erreichen der Ziele überprüfen können.

Gemeinsam analysieren und optimieren wir Ihre Druckkosten nachhaltig



Wir sind sicher, dass wir mit einer Output-Analyse auch bei Ihnen Optimierungspotenzial entdecken und nutzbar machen können. Senden Sie uns am besten gleich heute das ausgefüllte Kontaktformular. Wir melden uns umgehend und vereinbaren einen Gesprächstermin.



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Sie haben Fragen zum Thema Output Analyse? Dann rufen Sie uns bitte an: 03304 2472-770 (Mo. - Fr. | 8:00 - 17:00 Uhr) oder senden Sie uns eine E-Mail an info@printer4you.com. Gerne können Sie für Anfrage auch unser Kontaktformular nutzen.